Wielu osobom stanowisko asystentki sekretarza kojarzy się z piękną, długonogą dziewczyną z wdziękiem serwującą kawę. Jest to zasadniczo błędne. Naturalnie osoba zajmująca to stanowisko powinna wyglądać reprezentacyjnie, ponieważ jest twarzą firmy. Przede wszystkim jest to pracownik zaangażowany w świadczenie efektywne działania organizacje. Dlatego zakres obowiązków w dolnym miejscu pracy jest bardzo szeroki. Spróbujmy zrozumieć to bardziej szczegółowo.

Kim jest asystent sekretarki?

W zależności od charakterystyki działalności organizacji Na tym stanowisku stawiane są różne wymagania..

Korzenie zawodu sięgają czasów Starożytny Rzym. Przetłumaczone z łaciny „sekret” oznacza „sekret”. Tak nazywano zaufanych przedstawicieli szlachty. Byli to wyłącznie mężczyźni.

Tylko na początku XIX wieku zawód ten zaczęto utożsamiać z przedstawicielkami kobiet. Od tego czasu obowiązki funkcjonalne specjalistów znacznie się rozwinęło. Pracownik musiał nie tylko posiadać maszynę do pisania i przyjmować korespondencję przychodzącą rozmowy telefoniczne, ale być głównym asystentem menedżera, organizować obieg dokumentów, rozwiązywać ogromną liczbę problemów organizacyjnych.

W rezultacie istnieje potrzeba wyodrębnienia wąskiej specjalizacji z dużego wolumenu uprawnień. Tym samym osobę odpowiedzialną za odbieranie i przekazywanie rozmów telefonicznych zaczęto nazywać recepcjonistką. Osobą, która przygotowuje dokumentację przychodzącą i wychodzącą, jest urzędnik.

Zawód asystenta sekretarza nadal łączy w sobie różnorodne funkcje- od kierownika biura do pierwszego zastępcy kierownika. Praca wymaga szczególnych cech osobistych, takich jak punktualność, odpowiedzialność, opanowanie, umiejętności organizacji i komunikacji.

Nie zakładaj, że asystent sekretarza to pozycja beznadziejna. Wiele celowych osób uważa to za początek udanej kariery. Bardzo często dobre sekretarki „wyrastają” na menedżerów najwyższego szczebla i menedżerów drugiego szczebla.

Ogólne postanowienia instrukcji

Postanowienia ogólne stanowią wstęp do stanowiska. Standardowe instrukcje zawarte w części dotyczącej przepisów ogólnych zawierają następujące główne punkty:

  • Krótka informacja o stanowisku. Na przykład, że asystent sekretarza należy do kategorii specjalistycznej;
  • listę osób, które mają prawo powołać lub odwołać tego pracownika i którym musi on podlegać;
  • których pracownicy mogą zastąpić specjalistę w czasie jego choroby, urlopu lub nieobecności w pracy z innego powodu;
  • wymagania wobec pracownika, czyli jaką wiedzę i umiejętności, kwalifikacje powinien posiadać;
  • wykaz instrukcji, regulaminów wewnętrznych i aktów prawnych, którymi musi kierować się sekretarz w trakcie wykonywania swoich czynności;
  • listę zagadnień, o których musi wiedzieć pracownik.

Każde przedsiębiorstwo opisuje tę sekcję zgodnie ze swoimi osobistymi potrzebami produkcyjnymi.

Przykład opisu stanowiska.

Obowiązki i zadania

NA nowoczesny rynek Zawód sekretarza dzieli się na wąską specjalizację w zależności od pełnionych funkcji. Stanowisko asystenta sekretarza coraz częściej zmienia się na asystenta lub zastępcę kierownika.

Od wielu lat stanowisko asystenta zajmują głównie przedstawiciele płci pięknej. Wynika to w dużej mierze ze specyfiki kobiecej psychologii: umiejętności wykrywania najmniejszych zmian nastroju, wykazywania elastyczności w sytuacjach konfliktowych, tworzenia komfortu i wyjątkowej atmosfery w biurze firmy.

Zastępcy sekretarza przypisano dużą listę zadań i obowiązków, z których najważniejsze obejmują:

W zależności od skali przedsiębiorstwa i charakterystyki jego działalności listę obowiązków można rozszerzyć lub zmniejszyć. Wiele zadań nie jest wymienionych w opisie stanowiska, ale są wyjaśniane w trakcie pracy. Zastępca sekretarza to odpowiedzialne stanowisko, które nie ogranicza się do niekończących się rozmów przez telefon i parzenia kawy.

Wymagania dla specjalisty

Od profesjonalizmu tego pracownika pod wieloma względami zależy efektywność całego przedsiębiorstwa. Dlatego dobry asystent sekretarza to profesjonalista na wagę złota.

Każde przedsiębiorstwo ma prawo do samodzielnego opracowywania opisów stanowisk pracy do dowolnego miejsca pracy. Dlatego różne organizacje będą prezentować różne wymagane kompetencje na wolne stanowisko asystenta sekretarza.

Nie ma standardowej listy umiejętności zawodowych. Zazwyczaj wobec kandydatów obowiązują następujące wymagania:

  1. Dostępność wyższego lub średniego wykształcenia specjalistycznego. Specjalizacje mogą być różne - orzecznictwo, zarządzanie biurem i tym podobne.
  2. Doświadczenie. Każda firma ustala własne wymagania na rok lub dłużej. Umiejętności można zdobyć jako asystent wykonawczy, kierownik biura lub sekretarka. Niektóre organizacje są gotowe to przyjąć młody specjalista bez praktyki, ale z obowiązkową obecnością zaświadczenia o ukończeniu kursu asystenckiego.
  3. Umiejętność obsługi urządzeń biurowych - telefonu, faksu, sprzętu kopiującego, drukarki itp.
  4. Dobra znajomość obsługi komputera, poparta wiedzą Programy Excela, Punkt mocy, Word, możliwe jest przedstawienie wymagań dotyczących umiejętności współpracy z edytorami graficznymi lub platformami do wysyłania i odbierania korespondencji elektronicznej.
  5. Obowiązkowa umiejętność zarządzania dokumentacją.
  6. Znajomość języka obcego. Warunek ten nie zawsze jest spełniony. Posiadanie takich umiejętności jest zawsze mile widziane.
  7. Kompetentna komunikacja pisemna i ustna.

Opis pracy- jest to dokument urzędowy, w którym nie można określić wymagań dot wygląd, płeć, wiek lub cechy charakteru. Jednak wiele organizacji potajemnie „przegląda” kandydatów na podstawie tych kryteriów.

Wynika to ze specyfiki zawodu. Sekretarz jest zawsze w zasięgu wzroku. Dlatego posiadanie atrakcyjnego wyglądu, przyjemnego głosu i dobrej woli to dobry bonus, aby uzyskać to stanowisko.

Ponadto kandydat musi być:

  • odporne na stres;
  • odpowiedzialny, punktualny;
  • mieć dobrą pamięć;
  • umiejętność szybkiego reagowania na zmieniającą się sytuację.

To bardzo ważne, jeśli człowiek wie, jak „wyczuć” nastrój i potrafi szybko zareagować, jeśli reżyser „poszedł na złą stronę”.

Dodatkowo stanowisko sekretarza ma ogromną liczbę specyficznych elementów, których nie da się zapisać w żadnej instrukcji.

Odpowiedzialność i prawa

Stanowiska te są wyraźnie określone w umowa o pracę oraz opis stanowiska pracownika. Oczywiste jest, że aby wymagać precyzyjnej realizacji zadań funkcjonalnych, pracownikowi należy przyznać określone uprawnienia do ich wykonywania.

W większości przypadków zastępca sekretarza ma prawo:

  1. Otrzymuj wszelkie informacje niezbędne do pracy, w tym informacje poufne.
  2. Przedstawiaj sugestie dotyczące poprawy efektywności pracy własnej i całej firmy.
  3. Uczestniczyć w rozwoju projektów związanych z działalnością bezpośrednią.
  4. W ramach powiązań komunikacyjnych pomiędzy działami i oddziałami żądaj i otrzymuj wszelkie dokumenty niezbędne do pracy. Zazwyczaj instrukcje zawierają oddzielną sekcję dotyczącą kontaktów i dostarczanych przez nie informacji.
  5. Skontaktuj się z kierownictwem z prośbą o stworzenie korzystnych warunków do wykonywania obowiązków służbowych.
  6. Samodzielnie podejmuj decyzje w zakresie objętym zakresem stanowiska.
  7. Skontaktuj się z kierownictwem i pracownikami przedsiębiorstwa, aby uzyskać pomoc w organizacji procesu pracy.
  8. Zatwierdzaj dokumenty w zakresie swoich kompetencji.
  9. Popraw i wyślij otrzymaną dokumentację do sprawdzenia.

Ta lista może zostać rozszerzony lub wręcz przeciwnie zmniejszony w zależności od zakresu obowiązków przypisanych pracownikowi. Bez zapewnienia określonych uprawnień pracownik nie może ponosić odpowiedzialności za nienależyte wykonywanie swoich obowiązków.

Zastępca sekretarza odpowiada wyłącznie w zakresie swoich obowiązków służbowych za następujące punkty:

  1. Przedłożenie do rozpatrzenia dyrektorowi dokumentów sporządzonych niezgodnie z obowiązującymi przepisami lub wewnętrznymi przepisami lokalnymi.
  2. Niedbałe podejście do ewidencji dokumentacji wewnętrznej.
  3. Ujawnianie informacji o spółce osobom trzecim, w szczególności danych poufnych.
  4. Nienależyte wykonywanie obowiązków przewidzianych w opisie stanowiska.
  5. Spowodowanie straty materialne organizacje.
  6. Niszczenie reputacji przedsiębiorstwa poprzez swoje działania.

Odpowiedzialność jest określona w ramach aktualnie obowiązującego prawa pracy, prawa administracyjnego lub karnego.

Wady i zalety zawodu

W tej chwili zawód asystenta sekretarza jest bardzo poszukiwany. Można to przypisać zaletom tego zawodu. Profesjonalna asystentka nie będzie miała problemów ze znalezieniem pracy.

Do głównych atutów stanowiska zaliczają się:

  • brak aktywności fizycznej;
  • pracę w ciepłym, przytulnym biurze;
  • różnorodne i interesująca praca. Sekretarz jest właścicielem wszystkich przepływów informacji, dlatego może uczestniczyć we wszystkich obiecujących projektach organizacji;
  • potrzeba ciągłego wzrostu i rozwoju, co w przyszłości umożliwi zmianę stanowiska asystenta na wyższe;
  • udział w spotkaniach z partnerami. Uczestnictwo w wystawach, prezentacjach i innych wydarzeniach;
  • zdobywanie dodatkowych umiejętności i powiązań w procesie działania;
  • Zawsze możesz używać sprzętu biurowego do celów osobistych.

Korzyści z pozycji wyglądają całkiem przyzwoicie. Takie perspektywy są możliwe tylko w główne miasta i renomowanych firm. Tylko w nich zastępca sekretarza może otrzymać przyzwoitą pensję.

Praca sekretarki kryje w sobie wiele niuansów i często można natrafić na „pułapki”, których na początku swojej działalności zupełnie nie zauważamy. Do głównych monet ujemnych dzieła należą:

Do asystenta sekretarza istnieje ogromna liczba wymagań nałożony jest duży zakres obowiązków. Nie należy oczekiwać, że „praca tytaniczna” zostanie odpowiednio nagrodzona. Przeciętne wynagrodzenie asystenta sekretarki mało prawdopodobne, aby przekroczyła 30 tysięcy rubli. Niemniej jednak jest to ważne i odpowiedzialne stanowisko, bez którego żadne przedsiębiorstwo nie może się obejść.

Ten film pozwoli Ci spojrzeć szerzej na zawód sekretarki-asystentki, a także zapewne pomoże Ci w podjęciu właściwy wybór praca.

Sekretarz-asystent- często jest to po prostu bardziej szanowana nazwa stanowiska sekretarza, a obowiązki sekretarza-asystenta są podobne do zwykłych obowiązków sekretarki. Zatem przykładowy opis stanowiska pracy sekretarki-asystentki nie może w żaden sposób różnić się od standardowego opisu stanowiska pracy sekretarki. Jednocześnie sekretarzowi-referentowi można przypisać poważniejszą funkcjonalność i w związku z tym można postawić wysokie wymagania kwalifikacyjne (wyższe wykształcenie, znajomość pracy biurowej, znajomość język angielski na przyzwoitym poziomie). Opis stanowiska sekretarza-asystenta powinien odzwierciedlać te cechy.

Opis stanowiska sekretarza-referenta

ZATWIERDZIŁEM
Dyrektor generalny
Nazwisko I.O. ________________
"________"_____________ ____ G.

1. Postanowienia ogólne

1.1. Sekretarz-referent należy do kategorii specjalistów.
1.2. Sekretarza referenta powołuje się na stanowisko i odwołuje z niego w drodze zarządzenia dyrektor generalny firmy.
1.3. Zastępca sekretarza podlega bezpośrednio dyrektorowi generalnemu.
1.4. W czasie nieobecności sekretarza-referenta jego prawa i obowiązki przechodzą na innego urzędnika, zgodnie z zarządzeniem organizacji.
1,5. Na stanowisko Sekretarza-Asystenta zostaje powołana osoba, która spełnia następujące wymagania: wykształcenie wyższe, co najmniej roczne doświadczenie na podobnym stanowisku, znajomość obsługi urządzeń biurowych (faks, kopiarka, skaner, drukarka), programów Microsoft Office (Word, Excel), praca biurowa, język angielski.
1.6. Sekretarz-referent kieruje się w swoich działaniach:
- akty prawne Federacji Rosyjskiej;
- Statut Spółki, Wewnętrzny Regulamin Pracy, inne przepisy prawne firmy;
- rozkazy i instrukcje kierownictwa;
- ten opis stanowiska.

2. Odpowiedzialność zawodowa sekretarz-referent

Zastępca sekretarza wykonuje następujące obowiązki:
2.1. Przygotowuje niezbędne dokumenty, zapewnia recepcję, księgowość, rejestrację, kontrolę nad wykonaniem dokumentów, obsługę informacyjną i referencyjną oraz przechowywanie informacji o dokumentach.
2.2. Kontroluje jakość przygotowania, prawidłowość sporządzenia, koordynację i zatwierdzenie dokumentów przedkładanych do podpisu kierownictwu przedsiębiorstwa.
2.3. Monitoruje wykonanie dokumentów i instrukcji kierownictwa, podejmuje działania operacyjne mające na celu ich terminowe i wysokiej jakości wykonanie.
2.4. Organizuje przygotowanie, podejmowanie decyzji i komunikowanie ich bezpośrednim wykonawcom. Analizuje certyfikaty i raporty przekazywane kierownictwu i wyciąga na ich temat kompetentne wnioski.
2.5. Przyjmuje gości.
2.6. Wykonuje prace związane z przygotowaniem spotkań i spotkań prowadzonych przez kierownika (zbieranie niezbędnych materiałów, powiadamianie uczestników o terminie i miejscu spotkania, porządku obrad, ich rejestracja), prowadzi i sporządza protokoły ze spotkań i spotkań.
2.7. Tworzy akta zgodnie z przyjętą nomenklaturą, dba o ich bezpieczeństwo i w ustalonym terminie przekazuje je do archiwum.
2.8. Wykonuje inne zadania służbowe swojego bezpośredniego przełożonego.

3. Uprawnienia zastępcy sekretarza

Sekretarz referent ma prawo:
3.1. Otrzymuj informacje, w tym informacje poufne, w zakresie niezbędnym do rozwiązania powierzonych zadań.
3.2. Przedkładaj kierownictwu propozycje usprawnienia pracy swojej i firmy.
3.3. Zapytanie od usługi funkcjonalne niezbędne materiały, a także wyjaśnienia przyczyn opóźnienia w realizacji zadań i instrukcje kierownictwa.
3.4. Wymagaj od kierownictwa utworzenia normalne warunki w celu wykonywania obowiązków służbowych i przechowywania wszelkich dokumentów powstałych w wyniku działalności firmy.
3.5. Podejmuj decyzje w ramach swoich kompetencji.

4. Odpowiedzialność zastępcy sekretarza

Zastępca sekretarza jest odpowiedzialny za:
4.1. Za niewykonanie i/lub nieterminowe, niedbałe wykonanie swoich obowiązków służbowych.
4.2. Za niezastosowanie się do aktualnych instrukcji, zarządzeń i przepisów dotyczących zachowania tajemnicy handlowej i informacji poufnych.
4.3. Za naruszenie wewnętrznych przepisów pracy, dyscyplina pracy, przepisów bezpieczeństwa i przeciwpożarowych.

OPIS STANOWISKA (w przybliżeniu)
Odniesienie 1. Postanowienia ogólne

1.1.Asystenta powołuje się na stanowisko i odwołuje ze stanowiska zarządzeniem dyrektora (kierownika) przedsiębiorstwa.
1.2.Asystent podlega bezpośrednio dyrektorowi (menedżerowi) przedsiębiorstwa.
1.3 Asystent w swojej pracy kieruje się Konstytucją Ukrainy, przepisami i instrukcją prowadzenia prac biurowych w przedsiębiorstwie oraz niniejszym opisem stanowiska.

2. Wymagania kwalifikacyjne: pracownik z wyższa edukacja bez wymagań dotyczących doświadczenia zawodowego lub z wykształceniem średnim ogólnokształcącym i szkoleniem indywidualnym trwającym co najmniej trzy miesiące.

3. Referent musi wiedzieć:
- struktura organizacyjna zarządzanie przedsiębiorstwem, odpowiedzialność zarządcza podziały strukturalne i zarządzanie przedsiębiorstwem;
- zakres wytwarzanych wyrobów, świadczonych usług i prac wykonywanych przez przedsiębiorstwo;
- wymagania standardów państwowych w zakresie prowadzenia dokumentacji;
- wykaz informacji stanowiących tajemnicę handlową przedsiębiorstwa;
- wewnętrzne administracja i przepisy prawne;
- zasady obsługi komputerów osobistych i innego sprzętu biurowego;
- zasady pisania listy biznesowe korzystanie ze standardowych formularzy;
- standardy jednolitego systemu dokumentacji organizacyjno-administracyjnej;
- regulamin pracy kierownika przedsiębiorstwa i kierowników działów strukturalnych;
- wewnętrzne przepisy pracy przedsiębiorstwa;
- normy i wymagania dotyczące ochrony pracy, bezpieczeństwa przeciwpożarowego i higieny przemysłowej.

4. Obowiązki funkcjonalne.
Referent obowiązany jest:
- pełnić funkcje techniczne w celu zapewnienia i utrzymania pracy dyrektora (menedżera) przedsiębiorstwa;
- organizować przyjęcie gości, okazując im takt i uwagę, ułatwiając szybkie rozpatrywanie próśb i sugestii pracowników;
- prowadzenie prac związanych z przygotowaniem spotkań i spotkań, spotkań biznesowych organizowanych przez dyrektora (menedżera) przedsiębiorstwa (zbieranie niezbędnych materiałów, powiadamianie uczestników o czasie, miejscu i porządku obrad, rejestracja), prowadzenie i sporządzanie minuty;
- zapewnić dyrektorowi (menedżerowi) przedsiębiorstwa oficjalne dokumenty i różne formularze techniczne niezbędne do pracy;
- konserwować sprzęt telefaksowy, odbierać i wysyłać wiadomości telefoniczne, w razie potrzeby wykonywać kserokopie dokumentów, drukować różne materiały na polecenie kierownika, przekazywać i odbierać informacje za pomocą domofonów;
- przyjmować dokumenty urzędowe i oświadczenia osobiste przesyłane przez pracowników do rozpatrzenia i podpisania dyrektorowi (menedżerowi) przedsiębiorstwa;
- zapewniać selekcję, tworzenie i przechowywanie dokumentów zgodnie z zatwierdzoną nomenklaturą akt, terminowo przekazywać je do archiwum;
- orientować pracowników przedsiębiorstwa na godziny pracy dyrektora przedsiębiorstwa (menedżera);
- organizować przyjęcie, rejestrację i niezbędną obsługę gości, gości, delegacji i osób przyjeżdżających w celach służbowych do przedsiębiorstwa, stworzyć dla nich komfortowe warunki, które przyczynią się do korzystnego rozwiązania problemów produkcyjnych;
- zachować poufność informacji o charakterze poufnym i osobistym, które ujawnią się w trakcie pracy.

5. Prawa
Referent ma prawo:
- w granicach swoich kompetencji i uprawnień rejestrować pracowników przedsiębiorstwa na spotkanie z dyrektorem (przełożonym), racjonalnie planując czas na rozważenie różnych spraw i podjęcie decyzji;
- samodzielnie rozstrzygać kwestie nie budzące wątpliwości;
- przyciągnąć menedżerów i specjalistów przedsiębiorstwa do przygotowania dokumentów technicznych wymaganych przez dyrektora (menedżera);
- zgłaszać propozycje usprawnień pracy w zakresie obowiązków przewidzianych w niniejszym opisie stanowiska.

6. Odpowiedzialność
Referent jest odpowiedzialny za:
- jakość i terminowość wykonywania obowiązków powierzonych mu niniejszym opisem stanowiska;
- utrzymanie bezpieczeństwa informacji poufnych i stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa;
- przestrzeganie wewnętrznych przepisów pracy przedsiębiorstwa;
- przestrzeganie instrukcji z zakresu ochrony pracy, bezpieczeństwa przeciwpożarowego i higieny przemysłowej.

7. Inne warunki

Niniejszy Opis Stanowiska jest przekazywany Referentowi za podpisem. Jeden egzemplarz Instrukcji przechowuje się w aktach osobowych pracownika.

Zapoznałem się z instrukcją i zobowiązuję się do jej przestrzegania ______ (podpis)
„______”______________200___ g.

OPIS STANOWISKA SEKRETARZA-ASYSTENTA

1. Postanowienia ogólne

1.1. Zastępca sekretarza jest powoływany na stanowisko i odwoływany ze stanowiska zarządzeniem Dyrektora Generalnego organizacji.

1.2. Zastępca Sekretarza podlega bezpośrednio Dyrektorowi Generalnemu.

1.2. Sekretarz-referent w swojej działalności kieruje się:

Akty legislacyjne Federacji Rosyjskiej;

1.3. Sekretarz-referent, pełniąc swoje obowiązki,

musi znać następujące pytania:

powinien być w stanie:

Komponujemy i przygotowujemy dokumenty każdego typu, redagujemy treść i wprowadzamy poprawki stylistyczne;


Ustanowić efektywną pracę z dokumentacją, udoskonalić istniejące metody i formy takich działań;

1. Rejestracja, księgowanie podstawowych dokumentów księgowych i organizacja przechowywania do czasu ich przekazania do działu księgowości.

2. Zgodność z wymogami dotyczącymi przygotowania dokumentów pierwotnych zgodnie z obowiązującymi przepisami i w określonej formie.

3. Udzielanie pełnomocnictw pracownikom firmy do odbioru zapasów od osób trzecich.

4. Terminowe przygotowanie dokumentów do przelewu podatków i innych obowiązkowych płatności, rozliczeń z kontrahentami i przekazania ich do banku do realizacji.

5. Otrzymywanie przez pełnomocnika sprawozdań z przepływów pieniężnych z banków.

6. Ołów transakcje gotówkowe w organizacji, w tym przyjmowanie, księgowanie, wydawanie i przechowywanie Pieniądze i papiery wartościowe. Sporządzanie niezbędnej dokumentacji kasowej oraz sporządzanie raportów.

7. Terminowe przekazywanie prawidłowo sporządzonych dokumentów do przetworzenia do działu księgowości.

5. Prawa sekretarza referenta

Realizując swoją działalność, Sekretarz referent ma prawo:

5.1. Kontaktuj się ze wszystkimi służbami organizacji w kwestiach związanych z jej działalnością.

5.2. Prośba do działów strukturalnych organizacji i pracowników Wymagane dokumenty i materiały do ​​przedstawienia kierownictwu, monitorują wykonanie dokumentów przez pracowników, a także żądają wyjaśnień dotyczących przyczyn opóźnienia w realizacji zadań i poleceń kierownictwa.

5.3. Przeglądaj dokumenty i przekazuj je kierownictwu w celu podjęcia decyzji oraz przedkładaj je do wykonania kierownictwu i pracownikom organizacji.

5.4. Wymagaj od wykonawców sfinalizowania dokumentów przygotowanych z naruszeniem ustalonych zasad ich przygotowania i wykonania.

5.5. Zatwierdzenie dokumentów działalności zarządczej w ramach swoich kompetencji sporządza kopie i wyciągi z dokumentów.

5.6. Przedstawiać do rozpatrzenia przez kierownictwo propozycje udoskonalenia wsparcia dokumentacyjnego działalności organizacji, udoskonalenia form i metod pracy zarządczej w organizacji.

5.7. Wymagaj od kierownictwa stworzenia warunków niezbędnych do wykonywania obowiązków służbowych i bezpieczeństwa wszystkich dokumentów generowanych w ramach działalności organizacji.

5.8. Podejmuj decyzje operacyjne w ramach swoich kompetencji.

5.9. Zgłaszaj kierownictwu wszelkie zidentyfikowane braki w zakresie swoich kompetencji.

5.10. Otrzymuj pieniądze na konto i korzystaj z nich zgodnie zamierzony cel na zakup żywności, artykułów gospodarstwa domowego i innych niezbędnych do normalnego funkcjonowania urzędu.

5.11. Uczestniczyć w opracowywaniu i wdrażaniu działań mających na celu utrzymanie dyscypliny finansowej.

6. Odpowiedzialność zastępcy sekretarza

Zastępca sekretarza jest odpowiedzialny za

6.1.Jakość, przejrzystość, kompletność i terminowość wykonywania obowiązków powierzonych mu niniejszym opisem stanowiska.

6.2. Umiejętność czytania i pisania oraz dokładność w sporządzaniu dokumentów przekazywanych kierownictwu do podpisu, organizowaniu ich księgowości i przechowywania.

6.3. Jasność i kompletność wykonywania poleceń administracyjnych kierownictwa.

6.4. Ujawnienie informacji objętych klauzulą ​​ograniczenia dostępu i zawierających informacje stanowiące tajemnicę handlową organizacji.

Przeczytałem opis stanowiska

„___” ____________ 2007 ____ ______________________

deszyfrowanie podpisu

ZATWIERDZIŁEM
Dyrektor generalny „_____________”

_________________ (OJSC „_______”)

Opis stanowiska sekretarza-referenta

1. POSTANOWIENIA OGÓLNE
1.1. Niniejszy sekretarz-referent, zwany dalej „opisem stanowiska sekretarza”, określa obowiązki funkcjonalne, prawa i obowiązki sekretarza-referenta.
1.2. Sekretarza-referenta powołuje się na stanowisko i odwołuje ze stanowiska w sposób określony obowiązującymi przepisami prawa pracy na mocy zarządzenia Szefa Spółki.
1.3. Sekretarz-asystent raportuje bezpośrednio do _________________ Spółki.
1.4. Osoba z inicjałem profesjonalna edukacja brak wymagań dotyczących doświadczenia zawodowego lub średniego (pełnego) ogólne wykształcenie oraz specjalne szkolenie według ustalonego programu bez wymagań dotyczących doświadczenia zawodowego.
1,5. Zastępca sekretarza musi wiedzieć:
- regulacje, instrukcje, inne materiały zawierające wytyczne i dokumenty regulacyjne dotyczące prowadzenia dokumentacji; struktura i zarządzanie przedsiębiorstwem oraz jego oddziałami; maszynopis; zasady ortografii i interpunkcji; kolejność ułożenia materiałów przy drukowaniu różnych dokumentów; zasady drukowania pism biznesowych przy użyciu standardowych formularzy; zasady obsługi maszyn do pisania, dyktafonów, magnetofonów; zasady korzystania z domofonów; standardy jednolitego systemu dokumentacji organizacyjno-administracyjnej; podstawy organizacji pracy; podstawy prawa pracy; wewnętrzne przepisy pracy; zasady i regulacje dotyczące ochrony pracy; opis stanowiska sekretarza.
1.6. W okresie czasowej nieobecności Sekretarza-Asystenta jej obowiązki powierzono ___________.

2. OBOWIĄZKI FUNKCJONALNE
2.1. Sekretarz referent wykonuje następujące obowiązki:
Pełni funkcje techniczne w celu wspierania i utrzymania pracy kierownika przedsiębiorstwa lub jego oddziałów.
Otrzymuje informacje niezbędne kierownikowi od działów lub wykonawców, dzwoni do pracowników na jego polecenie.
Organizuje rozmowy telefoniczne menadżer odbiera i przekazuje wiadomości telefoniczne, rejestruje otrzymane wiadomości pod jego nieobecność i przekazuje ich treść menadżerowi.
Wykonuje prace związane z przygotowaniem posiedzeń i spotkań prowadzonych przez kierownika (gromadzenie niezbędnych materiałów, powiadamianie uczestników o terminie, miejscu, porządku obrad lub spotkania, rejestrowanie ich), prowadzi i sporządza protokoły.
Zapewnia Miejsce pracy kierownik materiałów biurowych, sprzętu organizacyjnego, stwarza warunki sprzyjające wydajna praca lider.
Przesyła i odbiera informacje za pośrednictwem urządzeń odbiorczych i interkomowych (teleks, faks, telefaks itp.).
Drukuje różne materiały zgodnie z zaleceniami przełożonego.
Prowadzi pracę biurową, odbiera korespondencję kierowaną do kierownika, systematyzuje ją zgodnie z przyjętą w przedsiębiorstwie procedurą i po jej rozpatrzeniu przez kierownika przekazuje ją działom lub konkretnym wykonawcom do wykorzystania w procesie swojej pracy lub przygotowaniu odpowiedź.
Monitoruje terminy wykonania poleceń przełożonego, przyjętych pod kontrolę.
Przyjmuje dokumenty do podpisu przez przełożonego.
Organizuje przyjęcie gości, ułatwia szybkie rozpatrywanie próśb i sugestii pracowników.
Tworzy akta zgodnie z przyjętą nomenklaturą, dba o ich bezpieczeństwo i w ustalonym terminie przekazuje je do archiwum.
Przygotowuje dokumenty do powielania na sprzęcie powielającym, a także kopiuje dokumenty na kserokopiarkę osobistą.

3. PRAWA
Sekretarz referent ma prawo:
3.1. Zażądaj i otrzymuj niezbędne materiały i dokumenty związane z działalnością sekretarza-maszynistki.
3.2. Nawiązuj relacje z działami instytucji i organizacji zewnętrznych w celu rozwiązywania problemów operacyjnych działalności produkcyjnej, należące do kompetencji sekretarza-maszynisty.
3.3. Reprezentuje interesy przedsiębiorstwa w organizacjach zewnętrznych w sprawach związanych z jego działalnością zawodową.

4. ODPOWIEDZIALNOŚĆ
Zastępca sekretarza jest odpowiedzialny za:
4.1. Niedopełnienie obowiązków funkcjonalnych.
4.2. Nieprawdziwa informacja o stanie prac.
4.3. Niestosowanie się do poleceń, poleceń i poleceń Szefa Spółki.
4.4. Brak podjęcia działań mających na celu wyeliminowanie stwierdzonych naruszeń przepisów BHP, przeciwpożarowych i innych, stwarzających zagrożenie dla działalności przedsiębiorstwa i jego pracowników.
4,5. Niezachowanie przestrzegania dyscypliny pracy.

5. WARUNKI PRACY
5.1. Grafik pracy zastępcy sekretarza ustalany jest zgodnie z Wewnętrznym Regulaminem Pracy obowiązującym w Spółce.
5.2. Ze względu na potrzeby produkcyjne zastępca sekretarza zobowiązany jest do wyjazdów służbowych (także lokalnych).

Itp...

Dodatkowe obowiązki na stanowisku dostępne są w standardowym formularzu oraz przykładowym opisie stanowiska dla sekretarki-asystentki, którego wersję można pobrać z załączonego pliku.