Od dłuższego czasu korzystam ze specjalistycznych programów, które pozwalają mi prowadzić księgowość w domu. Dlaczego tego potrzebuję, pytasz? Osobiście dzięki temu mam jasność co i ile wydaję. Czyli mogę się skupić na tym, na co oczywiście wydaję dodatkowe pieniądze, gdzie da się zaoszczędzić, a gdzie po prostu trzeba to zrobić, aby uwolnić środki na naprawdę ważne rzeczy. W takich programach wprowadzasz każdą transakcję (np. zakup), gdzie wskazujesz kwotę i kategorię wydatków (np. „przekąski”). Można wtedy szybko wyświetlić raport za określony okres czasu i łatwo się po nim poruszać, gdzie naprawdę wydajesz dodatkowe pieniądze i powinieneś zachować swoje wydatki, a gdzie Twoje wydatki są rzeczywiście zgodne z planem i konieczne. To samo tyczy się Twoich dochodów. Możesz wskazać, gdzie i ile osiągasz dochód, a następnie analizować w raportach, z którego kierunku, ile pieniędzy otrzymujesz i jaki jest Twój łączny dochód za dany okres. Raport pokaże też np. czy co miesiąc wydajesz prawie cały swój dochód na jakieś bzdury?

Abyście zrozumieli istotę takich programów i ich użyteczność, podam kilka ilustrujące przykłady. Poniżej widzisz raport z programu dotyczący przychodów i wydatków za wybrany okres - miesiąc:

Od razu zaznaczam, że wszystkie te dane wpisywałam codziennie do programu dla przykładu i nie ma to nic wspólnego z moimi danymi osobowymi :)

A oto raport wydatków dla określonej kategorii „Przekąski”:

Możesz także bardzo wyraźnie zobaczyć, na co wydajesz najwięcej pieniędzy, w formie diagramu:

I na koniec miesięczny raport o dochodach przez Internet:

Jak widać wszystko jest bardzo jasne i zrozumiałe. Każdy z tych raportów za miesiąc/sześć miesięcy/rok lub dłużej może sam wyciągnąć pewne wnioski. Dzięki takim programom możesz dowiedzieć się znacznie więcej o swoich finansach.

Mój wybór domowego oprogramowania księgowego

Z darmowe programy Nie mogłem wybrać niczego na platformę iOS, do której zaliczają się iPhone'y i iPady. Kryteria wyboru były w przybliżeniu następujące: program powinien móc współpracować z kilkoma utworzonymi przeze mnie kontami, uwzględniać przychody i wydatki dla różnych rachunków, móc uwzględniać pożyczki i, co najważniejsze, wyświetlać szczegółowe raporty w różnych opcjach według według podanych przeze mnie kryteriów z możliwością elastycznej konfiguracji. Nie jest to również konieczne, ale byłoby miło, gdyby program umożliwiał prowadzenie ewidencji w różnych walutach i przeliczanie ich po aktualnych kursach na rubel. Bardzo główne kryterium(szczegółowe raporty) okazały się najtrudniejsze :) Niektóre programy nie pozwalały mi na uwzględnienie wydatków/przychodów za podany przeze mnie okres, niektóre uwzględniały jedynie wydatki bez dochodów, niektóre nie pozwalały mi wykazać raporty tylko dla wskazanych przeze mnie kategorii wydatków. Co więcej, większość programów wydawała się darmowa, ale prosiła o pieniądze za skorzystanie z niektórych ważnych funkcji lub po użyciu ich przez określoną liczbę dni. Odrzuciłem wszystkie te opcje.

A przy wyborze programu płatnego ważnym kryterium była dla mnie jednorazowa opłata za stały okres użytkowania. Oznacza to, że bez żadnych miesięcznych płatności. Większość płatnych programów nie spełniała moich kryteriów wymienionych powyżej.

Po przejrzeniu kilku opcji i przeczytaniu recenzji ostatecznie zdecydowałem się na program Personal Finance PRO. Program został zbudowany na rachunkowości 1C i od razu zdałem sobie sprawę, że jego funkcjonalność jest bardzo dobra, a koszt ciągłego użytkowania wynosi około 250-300 rubli. Wersja jest dostępna zarówno na iOS, jak i Androida, a wydanie dla systemu Windows spodziewane jest w marcu tego roku.

Dziś opowiem Wam o tym programie, a dla tych, którzy wybierają go do księgowości domowej, ten artykuł może się przydać. W zasadzie księgowość domowa to proces, który w rzeczywistości jest podobny dla wszystkich programów, więc gdy zrozumiesz, co program może zrobić i dlaczego jest potrzebny, możesz łatwo znaleźć inne podobne programy.

Jak pracować z programem Personal Finance?

Sam program kupujemy i pobieramy odpowiednio albo z Play Market, jeśli planujesz używać go na urządzeniu z Androidem, albo z App Store, jeśli planujesz używać go na urządzeniu z systemem iOS.

Obrazek poniżej przedstawia program Personal Finance w App Store, a w tym artykule wszystko opowiem i pokażę na przykładzie dla iOS:

Po zainstalowaniu i uruchomieniu programu w pierwszym oknie należy wybrać akcję początkową. Ponieważ program jest instalowany po raz pierwszy i nie pracowaliśmy z nim wcześniej, należy wybrać opcję „Przejdź do wprowadzenia sald początkowych”, co oznacza proces tworzenia portfeli na początku:

Pozostałe 2 punkty są niezbędne, jeżeli chcemy załadować dane dla programu, który był wcześniej wyeksportowany np. z innych urządzeń.

Tworzenie portfeli do celów księgowych Pieniądze

Podczas pracy z programem może on stale wyświetlać podpowiedzi podczas odwiedzania każdej sekcji. A wyglądają tak:

Aby nie widzieć tych samych podpowiedzi zbyt często, zaznacz pole wyboru „Nie pokazuj ponownie” i kliknij „Zamknij”, po czym wskazówki nie będą się już pojawiać.

Program natychmiast otworzy okno, w którym będziesz musiał wpisać nazwę pierwszego portfela i wskazać jego walutę. Portfel to miejsce, w którym przechowywane są Twoje środki. Z reguły wygodnie jest utworzyć kilka portfeli. Przykładowo w programie księgowym utworzyłem 2 portfele: „gotówka + karta bankowa” i „Pieniądz elektroniczny”. Ponieważ wygodnie jest mi prowadzić osobną ewidencję pieniędzy otrzymanych na kartę lub do ręki, a także wydatków z ręki i karty oraz osobno wpływów i wydatków pieniądza elektronicznego w Internecie. Każdy może mieć własne preferencje i wybór sposobu prowadzenia dokumentacji.

Zanim jednak określimy nazwę portfela, od razu wskażmy walutę, klikając strzałkę w polu „Waluta”:

Program wyświetli błąd, że należy najpierw określić walutę główną, na którą zostaną przelane inne, jeśli planujemy rozliczać środki w różnych walutach:

Po kliknięciu „OK” otworzy się okno z wyborem waluty głównej. Pamiętaj, że możesz prowadzić ewidencję, tworząc portfele w różnych walutach, nie tylko w rublach. Program sam przeliczy dla Ciebie całą sumę dostępnych środków w walucie głównej po kursie obowiązującym na dany dzień.

W oknie, które zostanie otwarte, musimy wybrać główną walutę. Najprawdopodobniej, podobnie jak ja, będzie to dla Ciebie „Rubel rosyjski”. Aby wybrana waluta była walutą główną, musisz wybrać termin z żądaną walutą, klikając ją i przytrzymując przez kilka sekund, a następnie kliknij przycisk „Główne” u góry:

Zostanie wskazana waluta tworzonego portfela, a teraz w wierszu „Nazwa” wpiszemy także nazwę tego portfela. Wskazanie grupy ma sens tylko wtedy, gdy zamierzasz utworzyć dużą liczbę portfeli do księgowości, co byłoby wygodne pogrupowanie według pewnych kryteriów. Po określeniu nazwy i waluty pierwszego portfela kliknij link „Zapisz i zamknij”, co oznacza zapisanie zmian w programie i zamknięcie bieżącego okna:

Co więcej, jeśli sam program otworzył jakieś nowe okno, lepiej je zamknąć (lub kilka okien), aby przejść do głównego okna programu o nazwie „Pulpit” i stamtąd kontynuować tworzenie portfeli, jeśli masz ich kilka. Aby utworzyć kolejny portfel, otwórz ikonę „Portfele” na pulpicie:

Jeśli planujesz prowadzić rejestr tylko jednego portfela, który już wcześniej utworzyłeś, natychmiast przejdź do następnego nagłówka „”.

W sekcji portfeli zobaczysz utworzony portfel, który nie ma jeszcze salda, ponieważ nie został jeszcze osiągnięty. Aby utworzyć kolejny portfel, kliknij link „Utwórz” w prawym górnym rogu:

W ten sam sposób wpisz zrozumiałą dla Ciebie nazwę portfela, wybierz walutę i kliknij „Zarejestruj i zamknij”:

A teraz zamykamy bieżące okno z portfelami i przystępujemy do wprowadzania sald gotówkowych.

Wprowadzanie początkowych sald gotówkowych do portfeli

Mamy więc teraz portfele, dla których program będzie śledził przepływ środków pieniężnych. Kolejną czynnością jest wprowadzenie sald początkowych do utworzonych portfeli. Te. Są to środki, które już masz na niektórych kontach i pod ręką.

Na pulpicie programu otwórz ikonę „Pierwsze kroki”, która jest wpisem reszty:

W oknie wprowadzania sald kliknij „Utwórz”:

W kolejnym oknie wybierz „Wprowadź salda gotówkowe”:

Wybierz jeden ze stworzonych przez nas portfeli:

Teraz otworzy się bezpośrednio okno do wprowadzenia salda początkowego. Kwotę można określić za pomocą przycisków w programie lub za pomocą klawiatury urządzenia, która pojawi się po wybraniu górnego pola „Kwota”. Wprowadź saldo początkowe do wybranego portfela, a następnie kliknij „OK” poniżej:

Program powróci do poprzedniego okna, gdzie zobaczysz portfel, w którym dodałeś początkowe saldo i kwotę. Jeśli wcześniej utworzyłeś więcej niż jeden portfel, to odpowiednio musisz dodać do nich także salda początkowe, ponownie klikając przycisk „Dodaj”:

Jeśli jest tylko jeden portfel, możesz zamknąć okno i od razu iść.

Po rozpoczęciu dodawania nowego salda, tak jak poprzednio, wybierz portfel (np. drugi to „pieniądz elektroniczny”) i wskaż początkową kwotę dla tego portfela. Ostatecznie w oknie zobaczysz 2 wprowadzone salda:

Aby zaakceptować zmiany, kliknij znany już link „Opublikuj i zamknij” znajdujący się w prawym górnym rogu.

Wracając do głównego okna sekcji wprowadzania salda, kliknij „Zamknij”:

Teraz, aby mieć pewność, że nasze portfele są dokładnie „zapełnione” początkową kwotą, przejdź z pulpitu programu do sekcji „Portfele” i sprawdź, czy zasiliły je określone kwoty:

W moim przykładzie jak widać wszystko jest w porządku i możemy teraz przejść do tworzenia kategorii wydatków.

Kategorie wydatków (zwane w programie pozycjami wydatków) to miejsca, w których regularnie wydajesz pieniądze. Możesz na przykład utworzyć kategorię „Podróże” i za każdym razem, gdy wydajesz pieniądze na karty podróżne, wprowadź wymaganą kwotę wydatku w tej kategorii. Lub na przykład kategoria „benzyna”. Tankując samochód, wprowadź transakcję wydatkową z wymaganą kwotą do kategorii „Benzyna” w programie. Dla wygody zarządzania wydatkami i dalszej analizy raportów możesz utworzyć dowolną liczbę kategorii.

Aby utworzyć pozycje wydatków z pulpitu, otwórz zakładkę „Art. konsumpcja":

Stwórzmy własną grupę, w której będziemy umieszczać wszystkie pozycje wydatków. Aby utworzyć grupę, kliknij ikonę folderu ze znakiem „+”:

Wskazujemy nazwę grupy, np. „Moje wydatki”, która zjednoczy wszystkie nasze kategorie wydatków i klikamy na link „Zarejestruj i zamknij”:

Najwygodniej jest wprowadzić do utworzonej grupy wszystkie kategorie wydatków utworzone dalej i tak właśnie zrobimy. W oknie pozycji wydatków zaznacz nowo utworzoną grupę, aby program do niej przeszedł, a następnie kliknij „Utwórz”:

W nowym oknie wymyśl i wpisz nazwę pierwszej kategorii wydatków w polu „Nazwa”. Przykładowo: „Przekąski”, „Transport”, „Benzyna”, „Restauracje”, „Kino”:

Kliknij „Zarejestruj i zamknij”, aby zapisać wprowadzoną pozycję wydatku.

Wracając do poprzedniego okna, zobaczysz pierwszą nowo utworzoną pozycję wydatków w swojej grupie:

Oczywiście każdy z nas może mieć tyle kategorii (pozycji) wydatków, ile chce, oczywiście więcej niż jedną :) Zatem teraz dokładnie w ten sam sposób trzeba dodać wszystkie pozostałe kategorie swoich wydatków, jakie tylko się da natychmiast zapamiętaj. Te. kliknij ponownie link „Utwórz” i wejdź Nowa kategoria, Zapisz to:

I tak odpowiednio, dopóki nie wejdziesz we wszystkie kategorie, które aktualnie mieszczą się w Twojej głowie :)

Po utworzeniu potrzebnych pozycji wydatków zamknij okna tworzenia pozycji wydatków i przejdź do podobnego procesu - tworzenia kategorii dochodów.

Do jakich kategorii dochodowych (pozycji) służy program? Pewnie już sam się domyśliłeś. Każdy z nas ma źródła dochodu, niektórzy jedno, niektórzy kilka. Przykładowo - dochód z przedsiębiorstwa, w którym pracujesz, dochód z drobnej pracy (na przykład rozdawanie ulotek), dochód z jakiegoś projektu w Internecie i cokolwiek innego. A pozycje dochodów to odpowiednio Twoje źródła dochodów, które podzielisz na kategorie, na przykład: „Wynagrodzenie w firmie”, „Dochody z Internetu” lub dla wygody utworzysz inne kategorie. Za każdym razem, gdy otrzymasz środki, musisz odnotować to w programie, tworząc transakcję dochodową w określonej kategorii z wymaganą kwotą.

A teraz zacznijmy tworzyć te same kategorie dochodów. Na pulpicie programu otwórz zakładkę „Art. dochód":

Podobnie jak w przypadku wydatków, w oknie, które się otworzy, utworzy się już jedna grupa systemowa, której nie będziemy dotykać. Stwórzmy własną grupę, w której będziemy dodawać wszystkie pozycje (źródła) dochodów. Kliknij mały przycisk z obrazem folderu i ikoną „+” po lewej stronie:

Grupę można nazwać np. „Moje dochody”. Podaj nazwę w polu „Nazwa” i kliknij „Zapisz i zamknij”:

Po utworzeniu grupy otwórz ją i kliknij „Utwórz”, aby wprowadzić pierwszą pozycję dochodu:

Wymyślamy i wpisujemy pierwszą kategorię dochodu w polu „Nazwa”, a także zapisujemy ją za pomocą „Zarejestruj i zamknij”:

W ten sam sposób wpisujemy inne źródła dochodu jeśli je posiadasz. Te. Kliknij „Utwórz”, wskaż nowe źródło dochodu i zapisz:

Teraz, po wprowadzeniu do programu niezbędnych pozycji wydatków i dochodów, przyjrzyjmy się, jak śledzić przepływ naszych środków.

Wprowadzanie wydatków i dochodów do programu

Dlaczego jest to konieczne, myślę, że to jasne. Kiedy otrzymasz pieniądze na swoje konto lub do rąk, należy je wpisać do programu jako transakcję dochodową. A jeśli wydałeś na coś pieniądze, to wpisujemy to do programu jako transakcję wydatkową określoną kategorię. Dzięki temu regularne prowadzenie tego rodzaju księgowości pozwoli Ci w przyszłości generować w dowolnym momencie dowolne raporty, które szczegółowo pokażą, jakie i z jakich źródeł osiągasz dochody, na co wydajesz pieniądze i w jakiej wysokości.

Zanim będziemy mogli regularnie wprowadzać do programu przychody i wydatki, musimy określić w ustawieniach domyślny portfel spośród utworzonych wcześniej, z którego będą wykonywane wszystkie operacje. Aby to zrobić, przejdź z pulpitu do sekcji „Ustawienia”:

W oknie ustawień kliknij strzałkę w polu „Portfel (domyślny)”:

Wybierz jeden z utworzonych przez siebie portfeli, przez który będzie odbywał się główny przepływ Twoich środków:

Po wprowadzeniu do programu transakcji wydatkowo-przychodowej, w razie potrzeby możesz jeszcze zmienić portfel z/na który została wykonana ta operacja.

Teraz, gdy portfel jest już wybrany, w głównym oknie ustawień kliknij „Zapisz i zamknij”:

Cóż, teraz nauczmy się najważniejszej rzeczy dla każdego takiego programu - wprowadzania przychodów i wydatków.

Wprowadzanie wydatków do programu

Aby wykonać operację wydatkową w programie, należy otworzyć sekcję „Utwórz wydatek” na pulpicie.

W kolejnym oknie program poprosi o wskazanie pozycji (czyli kategorii) wydatków, w której zostanie wpisana ta operacja. Te. jeśli wydałeś pieniądze na film, wybierz odpowiednią kategorię utworzoną wcześniej. Myślę, że tutaj wszystko jest jasne.

Po wybraniu pozycji wydatków wskaż kwotę wydaną na tę kategorię. Teraz, jeśli nie chcemy zmieniać domyślnego portfela, z którego wykonujemy tę operację, to po prostu zapisujemy zmiany przyciskiem „Wyślij i zamknij”. Jeśli do wykonania operacji chcesz określić inny portfel, a nie ten, który został określony w ustawieniach domyślnych, kliknij „OK” u dołu okna:

W pierwszym przypadku operacja zostanie zakończona natychmiastowo, a program od razu uwzględni pobranie środków z portfela, które zostało wcześniej ustawione domyślnie w ustawieniach programu.

W drugim przypadku otworzy się kolejne okno, w którym za pomocą strzałki w polu „Portfel” będziesz mógł wybrać portfel, w którym chcesz wpłacać środki, a następnie zatwierdzić operację przyciskiem „Wyślij i zamknij”:

To cały proces tworzenia wydatku. W rzeczywistości odbywa się to w ciągu kilku sekund. W ten sam sposób możesz teraz regularnie i szybko wprowadzać wydatki do programu i je śledzić.

Wszystkie swoje wcześniej poniesione wydatki możesz zobaczyć w sekcji „Lista wydatków”:

Wpisywanie dochodu do programu

Każdy uzyskany dochód możesz wpisać do programu dokładnie w taki sam sposób, jak w przypadku zapisywania wydatku.

Aby wnieść dochód, przejdź do sekcji „Utwórz dochód”:

W nowym oknie wybierz jedną z utworzonych wcześniej kategorii dochodów, tj. źródło dochodu, z którego aktualnie otrzymujesz środki:

Całą listę dochodów możesz zobaczyć w sekcji „Lista dochodów”:

W oknie zostaną wyświetlone wszystkie dochody, które wprowadziłeś według daty i do określonych portfeli:

Przyjrzyjmy się teraz ostatniej bardzo ważnej funkcji programu - generowaniu szczegółowych raportów za określone okresy czasu.

Tworzenie szczegółowych raportów o przychodach i wydatkach

Program umożliwia tworzenie wielu różnych raportów dotyczących dochodów i wydatków za określone okresy czasu.

Możesz przystąpić do generowania raportów z pulpitu poprzez odpowiednią ikonę „Raporty”:

Pokaże się następne okno pełna lista możliwe raporty, które możesz szybko wygenerować w programie:

Przykładowo wybierając pozycję „Rachunek dochodów i wydatków” od razu zobaczysz szczegółowy raport o swoich dochodach i wydatkach za cały okres:

W każdym z wygenerowanych raportów możesz ustawić bardziej elastyczne ustawienia dostawy. Aby przejść do ustawień wystawienia raportu bieżącego należy kliknąć przycisk z wizerunkiem koła zębatego znajdujący się w górnej części okna. Następnie pojawi się kilka opcji konfiguracji raportu:

Możesz na przykład określić żądany okres, za który chcesz zobaczyć raport, a także określić konkretna grupa wydatki/dochody, filtrując w ten sposób informacje o Twoich transakcjach, które w danym momencie nie są dla Ciebie istotne.

Dzięki temu każdy z raportów, które program może wygenerować, można dostosować do własnych potrzeb. Niektóre przykładowe raporty pokazałem na samym początku artykułu – tutaj. Właśnie utworzyłem je za pomocą tego programu.

Teraz pokażę Ci jeszcze kilka opcji w ustawieniach programu, takich jak usuwanie starych operacji i ładowanie/rozładowywanie danych programu.

Ustawienia programu

W ustawieniach programu, oprócz wyboru domyślnego portfela, dostępnych jest kilka przydatnych opcji.

Jedną z nich jest możliwość usunięcia niektórych wcześniej utworzonych operacji, które Twoim zdaniem są niepotrzebne lub które dodałeś przez pomyłkę. Odbywa się to w następujący sposób:


Drugą przydatną funkcją w ustawieniach jest możliwość eksportu wszystkich operacji wraz z ustawieniami do osobnego pliku na urządzeniu lub na dysku internetowym Dropbox. O tym, jakie są dyski online, możesz przeczytać w artykule:

Przesyłanie (eksportowanie) danych programu jest rodzajem tworzenia kopii zapasowej na wypadek, gdybyś przypadkowo zrobił coś w programie i nie mógł tego naprawić. Możesz też całkowicie odinstalować program i chcieć dalej z niego korzystać. Lub eksportując dane, możesz przenieść je na inne urządzenie i załadować do tego samego programu.

Kliknięcie karty Plik pokaże Ci, do jakiego folderu i pliku możesz wyeksportować dane. To samo dotyczy importu. Możesz także samodzielnie określić nazwę pliku. A poniżej mała instrukcja dotycząca przesyłania danych w pliku pomiędzy urządzeniami Apple.

Eksportowanie i importowanie danych do/z pliku odbywa się poprzez proste kliknięcie odpowiedniego przycisku.

Tworzenie kopii zapasowej w Dropbox jest najwygodniejsze i najbezpieczniejsze, ponieważ plik danych nie będzie przechowywany na Twoim urządzeniu, dzięki czemu go nie stracisz, a jeśli coś się stanie, nie będziesz musiał ręcznie kopiować pliku z urządzenia na urządzenie, ponieważ wystarczy, że zalogujesz się do Dropbox na innym urządzeniu i załadujesz wcześniej zapisane dane.

Aby dokonać rezerwacji w Dropbox potrzebne jest odpowiednio konto w tym serwisie, które możesz założyć korzystając z linku:

Następnie, gdy pojawi się komunikat o pomyślnej operacji (napis „Sukces!”), zamknij to okno i wróć do okna głównego zakładki Dropbox:

Tutaj widzimy teraz 2 przyciski na dole - do pobierania i przesyłania danych i możemy szybko wykonać niezbędną akcję za pośrednictwem konta w Dropbox:

Cóż, to wszystkie najważniejsze funkcje programu. Są oczywiście i inne przydatne, ale mówienie o nich wszystkich to jak pisanie książki - instrukcji obsługi tego programu :) Wśród innych przydatnych funkcji zwrócę uwagę na możliwość utrzymywania kredytów i oszczędności, które ktoś może znaleźć przydatne. Mam nadzieję, że informacje zawarte w tym artykule przede wszystkim pomogą czytelnikom zrozumieć, dlaczego księgowość domowa może być w ogóle przydatna, a ktoś będzie mógł lepiej zrozumieć ten konkretny program.

To wszystko na teraz... Powodzenia! Do widzenia.


Działalność związana ze sprzedażą produktów spożywczych jest na jednym z pierwszych poziomów m.in działalności komercyjne. Jest tylko jedno wyjaśnienie tego wzoru. Kupujący zawsze mogą ograniczyć się w odzieży, sprzęt AGD, kulturalne zajęcia rekreacyjne, ale nigdy nie pozostaną bez jedzenia. Aby jednak biznes mógł prosperować w tym obszarze, niezbędny jest nie tylko szeroki asortyment na półkach sklepowych, ale także posiadanie jasno skonfigurowanego mechanizmu kontroli zakupów i sprzedaży.

Jak tylko wszystko wydarzenia organizacyjne przez projekt działalność przedsiębiorcza, wynajem lokalu, umowy z dostawcami, ustalenia z systemem płatności podatku) zostały rozwiązane, konieczne jest utworzenie rozliczenia towaru. Celem takiej kontroli jest stały dostęp do wiarygodnych informacji o przepływach finansowych.

Pierwszą rzeczą do zrobienia jest kapitalizacja wszystkich towarów otrzymanych od dostawców. Oznacza to, że stale zapisuj, co przybywa i ile to kosztuje. Trzeba od razu pamiętać, że każda czynność z produktem w księgowości i systemie płatności podatkowych jest potwierdzona szeregiem dokumentów. Obejmuje to paragony i faktury wydatkowe oraz wystawione rachunki sprzedaży kasy fiskalne lub wypisane ręcznie na specjalnych formularzach.

Jakie są sposoby kontroli towaru w sklepie?

Odpowiadając na pytanie, jak prowadzić ewidencję w sklepie spożywczym, trzeba pamiętać, że w praktyce istnieją dwie metody – kontrola całkowita i analityczna.

Pierwsza przeprowadzana jest na podstawie liczby obecnych dokumentów. Jest to bardzo proste i nie wymaga sprzętu komputerowego. Aby go wdrożyć, wystarczy mieć pod ręką notatnik i kalkulator. Najpierw umieszczają otrzymany towar w dniu przyjazdu i ustalają jego cenę. Ten krok należy ocenić jako plus. Następnie po otrzymaniu pieniędzy ze sprzedaży umieszczany jest minus. Rezultatem jest schemat księgowy: paragon – = saldo. Główną wadą tej techniki jest nieznajomość towaru stojącego za liczbami do liczenia. Nie pozwala to na przeprowadzenie dokładnej analizy dla każdego rodzaju produktu z osobna. Nie ma też możliwości obliczenia produktów zastępowanych przez sprzedawców.

Kontrola analityczna całkowicie eliminuje wszystkie te niedociągnięcia. Aby z niego skorzystać, będziesz potrzebować technologia komputerowa. Na komputerze musi być zainstalowany edytor tekstu Word lub Excel. W tym programie trzeba codziennie tworzyć nową stronę, na której w pierwszej kolumnie powinien znajdować się cały asortyment. Następnie należy podać wagę, nazwę producenta i ilość otrzymaną w bieżącym miesiącu. Z każdym przybyciem liczba się zmienia. Kolejna kolumna (wypełniana codziennie) rejestruje sprzedaż. Ostatnia kolumna powinna być zarezerwowana dla reszty. Taki mechanizm pozwoli w łatwy sposób przeprowadzić audyt na koniec miesiąca i dokonać analizy tego, na co jest większy popyt, a na co mniej interesuje kupujących.

W praktyce organizacje księgowe stosują specjalny algorytm składający się z określonych działań. Oni są:

Technologia rozważanego algorytmu jest dość prosta. Nie wymaga specjalnego przeszkolenia ani wiedzy. Najważniejsze w tym jest uważność i skrupulatność. Tylko w ten sposób mechanizm rozliczania produktów w sklepie spożywczym działa idealnie.

Jak prawidłowo zorganizować audyt na platformie handlu żywnością?

Okres wynosi 30 dni. Oznacza to, że powinno to nastąpić na koniec każdego miesiąca. Aby sprzedawcy mogli poznać procedurę, muszą wyznaczyć konkretny dzień audytu. Na przykład wtorek ostatniego tygodnia miesiąca.

Audyt przeprowadzany jest w kilku etapach:

  • Przygotowanie specjalnego formularza (można go wypisać odręcznie) i ustalenie salda w celu ustalenia niedoboru lub nadwyżki.
  • Etap sprawdzenia ilości towaru. Trzeba liczyć dwiema rękami. Aby to zrobić, musisz zaprosić osobę z zewnątrz. Ewidencja prowadzona jest równolegle według schematu „sprzedawca z właścicielem” i „sprzedawca z osobą niezależną” na odrębnych arkuszach. W ten sposób możesz tego uniknąć możliwe błędy. Konieczne jest obliczenie według rodzaju produktu. Na przykład zaczynają liczyć olej słonecznikowy, potem słodycze i tak dalej. Towary przeterminowane i zepsute rejestrowane są oddzielnie.
  • Definicja reszty. Oblicz: „paragon za miesiąc” + „saldo obliczone z ostatniego audytu” - „sprzedaż za miesiąc”. Wynikiem jest całkowite saldo za ostatni miesiąc.

Procent odpisu musi zostać uwzględniony w procesie audytu. Konieczne jest wykluczenie lodu, sadzonek, wody i innych czynników.

Niewątpliwie łatwiej jest powierzyć księgowość sklepowi, jednak na początkowym etapie rozwoju działalności handlowej będzie to kosztowna przyjemność. Dlatego lepiej zacząć wszystko samodzielnie.

Kiedy masz już za sobą wszystkie troski związane z otwarciem własnego sklepu - indywidualny przedsiębiorca zostaje zarejestrowany, wybrany jest system podatkowy, wyjaśnione zostały problemy z najmem, zidentyfikowani zostali dostawcy i pierwsze partie towaru już niedługo dotrą do magazynu - początkujący przedsiębiorca staje przed być może najważniejszym dla swojej firmy pytaniem: jak prowadzić księgowość towarów w sklepie? Aby pomóc szefowi małego przedsiębiorstwa handlu detalicznego, który jest na samym początku swojej drogi przedsiębiorczej, napisano ten, miejmy nadzieję, przydatny materiał.

Bum czy nie bum – oto jest pytanie! lub Czy należy oczekiwać od księgowego prowadzenia ewidencji towarów?

Najprościej, jeśli masz w kadrze księgowego, to zostawić mu wszystko, co dotyczy księgowości i z optymizmem czekać na pierwsze zyski, będąc w błogiej nieświadomości prawdziwego stanu rzeczy. Ale w większości nasi krajowi przedsiębiorcy tacy nie są, doskonale rozumieją, że sytuacja rynkowa wymaga elastycznych rozwiązań, a osławiona czynnik ludzki nikt jeszcze nie odwołał. Dla udany początek i dalszy rozwój wymaga stałego monitorowania, które opiera się na szybkiej i rzetelnej informacji o wszystkich procesach biznesowych zachodzących w firmie, a przede wszystkim o przepływach towarowych i przepływach pieniężnych.

Czy zapewni to księgowy prowadzący księgi i sprawozdania dla fiskusa, zwłaszcza, że ​​oszczędzanie na stałym księgowym na początkowym etapie nie jest wcale nie na miejscu i zamiast wprowadzać etat, czy raczej warto pozyskać przyjechać do specjalisty lub nawet zlecić to zagadnienie na zewnątrz? Opierając się na zdrowym rozsądku, wniosek jest taki, że prowadzenie ewidencji operacyjnej towarów w handel detaliczny Generalnie nie jest to związane ani z rachunkowością, ani z rachunkowością podatkową, samo się nasuwa.

A tu o głównej roli w spektaklu sprzedaż detaliczna Zostaje mianowany Notatnik Jej Królewskiej Mości lub Jego Ekscelencji Excel. Ale w sumie nie jest to nic trudnego...

Piszemy w myślach jeden, dwa, czyli Metody prowadzenia ewidencji towarów w handlu detalicznym

Każdy przychodzący towar należy wprowadzić do magazynu, czyli spisać co, w jakiej ilości i po jakiej cenie mamy. Co więcej, każda transakcja z tym produktem musi być również odzwierciedlona w księgowości, to znaczy zarejestrowana w miejscu wiarygodnym, ale łatwo dostępnym dla osób zaangażowanych w proces. Wyjaśnijmy od razu, że dla księgowości i rachunkowość podatkowa Każda transakcja towarem dokumentowana jest odpowiednimi dokumentami – fakturami i fakturami, paragonami lub paragonami fiskalnymi itp. Są to podstawowe dokumenty, które później posłużą księgowemu do obliczeń podatkowych i raportowania, zgodnie z wybranym systemem podatkowym i ustawodawstwem Federacji Rosyjskiej. Ale, jak już zrozumieliśmy, to zupełnie inna historia.

Zatem w samym ogólna perspektywa Rozliczanie towarów w handlu detalicznym wygląda następująco:

Saldo początkowe (jeśli występuje) plus dochód minus wydatki, otrzymujemy saldo końcowe.

Towarem jest jednak ilość, mówiąc w przenośni, syntetyczna, to znaczy wyrażona w dwóch wielkościach - ilości i ilości, co znajduje odzwierciedlenie w dokumentach pierwotnych. W związku z tym pożądane byłoby prowadzenie ewidencji towarów w obu tych formach.

Saldo początkowe (ilość + kwota) plus Przyjęcie (przybycie towaru, powrót kupującego, wysłanie do magazynu), minus Wydatki (sprzedaż towaru, zwrot do dostawcy, odpisanie), w efekcie otrzymujemy Saldo Końcowe w terminy ilościowe i całkowite.

Implementacja tej formuły w praktyce nie jest tak łatwa, jak mogłoby się wydawać na pierwszy rzut oka, biorąc pod uwagę dużą liczbę pozycji produktowych, różnice w cenach partii tego samego produktu, rabaty, przeceny i inne czynniki, które trudno opisać papierem i długopisem lub w tabelach Excela i proste zapamiętywanie.

Jeśli wybierzesz się na krótką wycieczkę w przeszłość, kiedy liczydło nadal skutecznie konkurowało z kalkulatorem, przepływ towarów został rozliczony w sposób kumulatywny - towar został odebrany przez sprzedawcę po cenie detalicznej i na koniec dnia pozostało tylko obliczyć i zapisać wpływy w kasie fiskalnej. Na koniec pewnego okresu, podczas procesu inwentaryzacji (audytu), uzyskany przychód został odjęty od początkowej ilości otrzymanego towaru i wraz z całkowitą wartością sald powinien był dać zero lub ujawnić nadwyżki lub niedobory.

Przy tej metodzie księgowania towarów nie oczekiwano żadnych analiz - za kwotami nie było widać żadnego ruchu konkretny produkt, można było jedynie oszacować średni zysk, a samo obliczenie dużego asortymentu w odpowiednich cenach nie było łatwym zadaniem. Niestety Excel, który dla większości początkujących użytkowników nie jest odległy od kalkulatora, nadal wiernie służy małym firmom naszych czasów, niepotrzebnie komplikując im życie wielostronicowymi tabelami z ogromną liczbą pozycji i różnymi, często słabo ustrukturyzowanymi informacjami, podczas gdy na wynik oferuje tę samą, nieco zmodyfikowaną księgowość całkowitą.

Zły żołnierz to ten, który nie marzy o zostaniu generałem ani o rozliczaniu przyszłości

Uprawiając małe drzewko w domu, najpierw ukorzenimy sadzonkę w małej doniczce, wiedząc na pewno, że potem pewien okres trzeba będzie przesadzić do nowego, większego. Z biznesem wszystko jest dokładnie tak samo – otwierając mały sklep, gdzieś w głębi duszy każdy przedsiębiorca skrywa sekretne marzenie, aby w końcu przekształcić go w duży, a nawet rozwinąć całą sieć.

Zadając pytanie, jak śledzić towar w nowym biznesie, musisz pamiętać, że dzisiejsze sto, dwa artykuły jutro zamienią się w tysiąc, a poza magazynem i sprzedażą detaliczną, dosłownie już w pierwszych miesiącach trzeba będzie gdzieś rejestrować dostawców, pracę zarówno kupców, jak i personelu, a wskazane byłoby przeanalizowanie przepływu towarów i środków w różnych sekcjach, niezwłocznie, w bieżącym momencie...

Ale także kłopotliwe, z rozbudowaną funkcjonalnością, złożone programy komputerowe, takie jak 1C, zaprojektowane w najlepszym przypadku średni biznes stanie pewnie na nogach nie jest wyjściem z sytuacji. Aby przetrwać, małe, niedawno otwarte przedsiębiorstwo handlowe potrzebuje prostego i dostępnego systemu do prowadzenia ewidencji towarów, który można otworzyć z dowolnego komputera podłączonego do Internetu, umożliwiającego wykonywanie wszelkich operacji handlowych, tworzenie, przechowywanie i drukowanie dokumentów oraz co najważniejsze - dostarczaj menadżerowi wszystkie niezbędne raporty, jak to się mówi, o każdej porze dnia i nocy.

Obecnie rynek usług internetowych oferuje dość dużą liczbę różnych programów księgowych stworzonych specjalnie na potrzeby małych firm, do których dostęp zapewnia strona internetowa za łatwą opłatą abonamentową. Jest to na przykład internetowy system księgowy „Big Bird”.

Posiadając znajomy, intuicyjny interfejs dla użytkowników programów desktopowych, pozwala na to szczególny wysiłek prowadzić ewidencję towarów detalicznych, tworzyć niezbędną dokumentację, drukować metki i etykiety, korzystać ze skanera kodów kreskowych. Dodatkowo program obsługuje tryb wielu użytkowników z podziałem ról i jest wyposażony w specjalny interfejs sprzedawcy, który pozwala optymalizować proces sprzedaży i kontrolować pracę personelu. System umożliwia elastyczne ustalanie cen, tworzenie i aktualizację cenników, a co najważniejsze liczne i różnorodne raporty analityczne, szybkie i wizualne, pozwalające menadżerowi nie tylko monitorować bieżący stan rzeczy, ale także przewidywać dalszy rozwój.

Twórcy „Big Bird” początkowo zbudowali system w oparciu o potrzeby małych przedsiębiorstw. Specjalnie dla tych, którzy są na początku swojej drogi przedsiębiorczej, w systemie dostępna jest bezpłatna taryfa „Koliber”, która pozwala na rozwój mały biznes w ramach jednego magazynu i tysięcy pozycji towarowych, aby kiedyś w dającej się przewidzieć przyszłości przejść na nowy poziom w ramach taryfy „Albatros” - utrzymywać nieograniczoną liczbę magazynów, partnerów, pozycji towarowych, a może nawet kilka firm lub nawet całość sieć handlowa! Dzięki „Big Bird” nie będziesz już mieć pytania: „Jak śledzić towar w handlu detalicznym?” — zastanowisz się, jak najefektywniej rozwijać swój biznes!

Margarita Pavlyuchenko jest redaktorem treści projektu „Big Bird” - internetowego systemu księgowego dla biznesu, ekspertem w Centrum Rozwoju Produktu Oprogramowania firmy Etheron LLC.

Facebook Twitter Google+ LinkedIn

otwierasz własny sklep, rozwiązałeś wszystkie problemy, uzgodniłeś z dostawcami, oczekujesz dostawy towaru i wtedy pojawia się pytanie - jak prowadzić ewidencję towarów w małym sklepie. W końcu wskazane jest kompetentne zorganizowanie systemu księgowego już na samym początku działalności handlowej i kontrolowanie procesów biznesowych sklepu.

Najczęstsze sposoby organizacji rozliczania produktów w sklepie

Ważne jest, aby wiedzieć, jaka ilość towaru i w jakiej cenie znajduje się w naszym magazynie. Rejestracja wszelkich transakcji towarowych następuje z wykorzystaniem dokumentów pierwotnych, takich jak faktury i faktury, odbiór gotówki. Najpopularniejsze metody organizacji rozliczania produktów w sklepie to metody sumaryczne i analityczne (per produkt).

Sumvoy wydaje się prostszy i nie wymaga automatyzacji sklepu: produkt został zakupiony, cena została ustalona, ​​paragon naliczany jest po cenie, po której miała miejsce sprzedaż i odnotowywany jako plus. Przychody sklepu zapisujemy jako minus. Oznacza to, że formuła wygląda następująco: „Przychód – Przychód = Saldo rozliczenia”. Następnie przeprowadzamy inwentaryzację: „Saldo obliczone – Saldo rzeczywiste = Niedobór”. Prosta arytmetyka, ale za kwotami nie widać asortymentu, dokładny zysk jest niejasny, nie da się prześledzić ceny, nie da się ocenić podróbki (nie chcę myśleć o złych rzeczach, ale mimo wszystko: ).

Analityczna metoda rachunkowości jest również dość łatwa. Dane dotyczące zakupów, sprzedaży i sald prowadzone są dla całego asortymentu, dla każdego miesiąca, według wagi, objętości, producenta, opakowania. Przy przyjęciu towaru ilość musi być zgodna z ilością wskazaną na fakturze dostawcy. Zalecana jest inwentaryzacja miesięczna. Koniecznie uwzględnij daty ważności – zazwyczaj dostawca wymienia niesprzedany towar, którego data ważności upływa, na świeży. W przypadku sklepu automatycznego skaner + kody kreskowe - a system księgowy samodzielnie zlicza sprzedane towary i salda zapasów.

Najczęstsze pytania dotyczące sposobu prowadzenia ewidencji w sklepie spożywczym

Nasi sprzedawcy pracują na zmiany, jak nad nimi zapanować i prowadzić ewidencję?

Odpowiadamy: Po zakończeniu zmiany następuje powtórzenie, które jest rejestrowane. I oczywiście pożądane jest, aby sprzedawcy byli osobami odpowiedzialnymi finansowo zgodnie z umową.

Czy potrzebujemy systemu księgowego i ogólnie automatyzacji, jeśli mamy mały sklep i wielkość sprzedaży jest niewielka?

Odpowiadamy: Branżowy system księgowy w każdym przypadku ułatwi i usprawni księgowość w Twojej firmie sklep detaliczny. Nawet przy zastosowaniu w jednym sklepie, przy niewielkich wolumenach, system jest skuteczny i się zwraca.

Otwarcie nawet najmniejszego sklepu wymaga rozwiązania wielu dużych problemów. Wybór i wynajem lokalu, oficjalna rejestracja, dobór personelu, umowy z dostawcami - wszystko to wymaga dużo wysiłku, czasu i pieniędzy.

A teraz, gdy wydawałoby się, że wszystkie kwestie zostały już rozstrzygnięte, pozostaje rozwiązać jeden, ale najważniejszy problem - problem prowadzenia ewidencji towarów. Najprostszym rozwiązaniem w tej sytuacji byłoby zatrudnienie księgowej na pełen etat. Ale jeśli mówimy o w sprawie nowej instytucji niezbędny będzie stały monitoring, który lepiej powierzyć godnej zaufania osobie – sobie.

Bez podstawowej wiedzy księgowej trudno będzie zrozumieć wszystkie zawiłości rachunkowości, ale najważniejsze punkty można zrozumieć czytając teorię. W tym artykule znajdziesz wszystkie niezbędne informacje dotyczące prawidłowego rozliczania towarów.

Standardowe metody rozliczania towarów

Każdy typowy księgowy podczas rozliczania transakcji towarami używa faktur i faktur, a także czeków i paragonów. Ale ostatnio najpopularniejsze stały się następujące rodzaje rachunkowości:

  1. Suma - utrzymywana według ilości dokumentów. Przychód odejmowany jest od przyjęcia towaru, po czym obliczone saldo szacunkowe porównuje się z saldem rzeczywistym i sumuje się niedobór.
  2. Analityczne – przeprowadzane w ujęciu miesięcznym i uwzględnia nazwę i ilość produktu oraz jego cenę.

W pierwszym przypadku możesz prowadzić dokumentację nawet bez komputera, wystarczy zaopatrzyć się w notatnik i długopis. Metoda ta ma jednak wiele wad i jest strasznie niewygodna w przypadku dużego asortymentu produktów. Przy dużej ilości produktów monitorowanie cen towarów jest po prostu niemożliwe, a to jest niedopuszczalne.

Druga metoda jest bardziej niezawodna, ponieważ jest bardziej wizualna. Aby z niego skorzystać, konieczna jest znajomość dwóch popularnych programów komputerowych - Word i Excel. Ponadto istnieje obecnie wiele specjalnych programów komputerowych przeznaczonych do księgowości.

Innowacyjne metody rozliczania towarów

Jednak korzystanie ze specjalnie zaprojektowanych programów księgowych zapewni Ci większą ochronę. Przynajmniej będziesz chroniony przed rzeczywistymi błędami obliczeniowymi, ponieważ wszystkie kwoty w takich programach są obliczane automatycznie. Łatwiej jest także prowadzić rejestry w takich programach, ponieważ w razie potrzeby starsze informacje można dwukrotnie sprawdzić w porównaniu z nowymi informacjami itp.

Na jakie programy zwrócić szczególną uwagę?

  1. Mój sklep
  2. Mój magazyn

Programy te są bardzo proste w obsłudze i nie wymagają specjalnej wiedzy komputerowej.

Z tego filmu dowiesz się, jak prowadzić ewidencję towarów w małym punkcie sprzedaży detalicznej: