Jaki znaczek wybrać i czym różnią się od siebie znaczki? Prawo pomoże Ci w tej kwestii. Procedura posługiwania się pieczęciami i pieczątkami została ustalona 40 lat temu i nadal pozostaje niezmieniona. Istnieją jednak niuanse, o których należy pamiętać podczas pracy z pieczęciami i pieczęciami.

Jak używać pieczątek w organizacji

Przepisy dotyczące trybu używania pieczęci, zapisane w Jednolitym Państwowym Systemie Zarządzania Dokumentacją (USSD), zostały zatwierdzone Uchwałą Państwowego Komitetu Nauki Rady Ministrów ZSRR z dnia 09.04.1973 nr 435 i zalecane do stosowania przez wszystkie ministerstwa, departamenty i podległe im instytucje, organizacje i przedsiębiorstwa przy doskonaleniu zarządzania dokumentacją. Przepisy dotyczące prasy zapisane w Jednolitej Bazie Państwowej obowiązują do dziś.

Pieczęć umieszczana jest na autentycznych dokumentach potwierdzających uprawnienia urzędników, faktach wydatkowania środków finansowych i majątku materialnego, na dokumentach rozliczeniowych i płatniczych, zaświadczeniach, pełnomocnictwach, na dokumentach organizacyjnych (na przykład: regulaminach, statutach, dokumentach założycielskich, tabelach personelu itp.). Odcisk pieczęci jest również umieszczany we wszystkich przypadkach, gdy konieczne jest poświadczenie praw urzędników organizacji, potwierdzenie wydatkowania środków i aktywów materialnych itp.

Ważne jest, aby wiedzieć:

  1. Na dokumentach umieszcza się odcisk pieczęci, który potwierdza ich autentyczność i moc prawną.
  2. Pieczęcie produkowane są w ściśle limitowanych ilościach i wyłącznie do celów urzędowych.

Główne rodzaje uszczelek

Ze względu na cel pieczęcie dzielą się na główne (pieczęcie i pieczęcie osób prawnych) i pomocnicze (proste).

Znaczki w organizacjach rządowych

Artykuł 4 federalnej ustawy konstytucyjnej z dnia 25 grudnia 2000 r. nr 2-FKZ „O godle państwowym Federacji Rosyjskiej” określa prawo do reprodukowania godła państwowego Federacji Rosyjskiej na pieczęciach organów rządu federalnego, innych organów rządowych , organizacje i instytucje, na pieczęciach organów, organizacji i instytucji, bez względu na formę własności, którym przysługują określone uprawnienia państwowe, a także organów dokonujących państwowej rejestracji aktów stanu cywilnego.

Co to jest stempel? Pieczęć urzędowa ma okrągły kształt. W centrum monety wizerunek godła państwowego Federacji Rosyjskiej, a wokół okręgu nazwa organizacji. Herb miasta i regionu Federacji Rosyjskiej umieszcza się na pieczęciach władz przedstawicielskich i wykonawczych miasta i regionu zgodnie z regulacyjnymi aktami prawnymi tego miasta lub regionu.

Znaczki w organizacjach komercyjnych

Organizacje pozarządowe posługują się pieczęcią firmową, która jest odpowiednikiem pieczątki. W centrum takiej pieczęci umieszcza się godło lub skrót organizacji wskazujący jej nazwę, wzdłuż okręgu - pełną nazwę organizacji ze wskazaniem jej formy organizacyjno-prawnej oraz jej państwowy numer rejestracyjny (w rejestrze rejestracyjnym).

Klauzula 7 art. 2 ustawy federalnej z dnia 26 grudnia 1995 r. nr 208-FZ „O spółkach akcyjnych” określa skład informacji na pieczęci spółki: „Firma musi mieć okrągłą pieczęć zawierającą pełną nazwę firmy w języku rosyjskim oraz wskazanie jego lokalizacji. Pieczęć może także zawierać nazwę spółki w dowolnym języku obcym lub języku narodów Federacji Rosyjskiej.”

Organizacje mogą mieć proste (pomocnicze) pieczęcie. Powtarzają nazwę organizacji, jej podział strukturalny i rodzaj pieczęci. W takim przypadku pieczęć musi zawierać dodatkowy napis: „Sekretariat”, „W przypadku rachunków”, „W przypadku referencji”, „W przypadku przesyłek”, „W przypadku kopii” itp.

Uszczelki proste (pomocnicze) mogą być kwadratowe, okrągłe, prostokątne, trójkątne, owalne.

Osoby uprawnione do opieczętowania dokumentów powinny mieć świadomość, że odcisk pieczęci poświadczający autentyczność podpisu urzędnika umieszcza się w miejscu wolnym od tekstu, bez utrwalenia własnoręcznego podpisu urzędnika.

Dokumenty o charakterze finansowym stempluje się bez wpisywania stanowiska i podpisu, w specjalnie do tego wyznaczonym miejscu. Co do zasady miejsce nałożenia pieczęci oznaczone jest symbolem „M.P.”

Jakie dokumenty należy poświadczyć pieczęcią główną i pomocniczą

W praktyce biurowej zwyczajowo sporządza się indywidualną listę dokumentów dla każdej organizacji, która jest ostemplowana. Wprowadza się go w życie na polecenie kierownika lub stanowi dodatek do instrukcji pracy z dokumentami. Organizacja wydaje również zarządzenie (instrukcję) zawierające wykaz urzędników (menedżerów), którzy mają prawo podpisywać dokumenty.

  • akty prawne (odbiór ukończonych obiektów budowlanych, sprzętu, wykonanych prac; odpisy; badania itp.);
  • odniesienia archiwalne;
  • kopie archiwalne;
  • pełnomocnictwa (do przyjmowania inwentarza, prowadzenia spraw w postępowaniu arbitrażowym itp.);
  • umowy (o odpowiedzialności finansowej, dostawach, kontraktach, współpracy naukowo-technicznej, najmie pomieszczeń, o wykonaniu dzieła itp.);
  • zadania (w zakresie projektowania obiektów, konstrukcji technicznych, budowy kapitału; techniczne itp.);
  • wnioski i recenzje;
  • wnioski (o akredytywę, odmowę przyjęcia itp.);
  • tytuły egzekucyjne;
  • certyfikaty podróży;
  • wskaźniki zużycia;
  • próbki odcisków pieczęci i podpisów pracowników uprawnionych do przeprowadzania transakcji finansowych i biznesowych;
  • listy gwarancyjne (na pracę, usługi itp.);
  • zlecenia (budżetowe, bankowe, emerytalne, płatnicze (skonsolidowane, do banku, na przyjęcie i przekazanie waluty, na import itp.);
  • przepisy dotyczące organizacji;
  • zgłoszenia i wnioski (o nadanie odznaczeń i medali, nagród itp.);
  • rejestry (czeki, polecenia budżetowe składane do banku);
  • kosztorysy (na utrzymanie aparatury zarządzającej, na kalkulację zamówienia itp.);
  • umowy;
  • zaświadczenia (limit; na wypłatę kwot ubezpieczenia; wykorzystanie środków budżetowych na wynagrodzenia; na naliczone i należne wynagrodzenia itp.);
  • specyfikacje (produkty, produkty itp.);
  • listy tytułów;
  • certyfikaty;
  • statuty organizacji;
  • harmonogramy kadrowe.

Odciski pieczęci pomocniczej są umieszczane:

  • do certyfikacji certyfikatów;
  • na kopiach dokumentów;
  • dla wyciągów z dokumentów;
  • dokumenty księgowe itp.

Jak używać pieczątek w organizacji

Oprócz pieczęci głównych i pomocniczych, w pracy biurowej organizacji wykorzystywane są pieczątki. Znaczek jest rodzajem pieczęci prostokątnej. Znaczki formalnie zastępują zapisy odręczne w powtarzających się sytuacjach tego samego rodzaju w dokumentach. W tym przypadku pieczątki to detale, które mają wpływ na nadanie dokumentowi mocy prawnej i przyspieszenie obiegu dokumentów.

Istnieje kilka rodzajów pieczątek:

  • róg (adres);
  • rejestracja;
  • ograniczenia praw dostępu;
  • ze szczegółami organizacji;
  • cechowanie.

Pieczęć narożna (adresowa). stosowane, jeśli organizacja nie posiada drukowanych lub „elektronicznych” formularzy. Znaczek narożny może służyć do korespondencji, wydawania aktualnych zaświadczeń itp. W tym przypadku stempel narożny wykonany zgodnie z niezbędnymi wymogami nadaje dokumentowi charakter urzędowy. W znaczkach narożnych dane organizacji ułożone są w takiej samej kolejności jak na formularzu. Dane wskazane w narożnych pieczęciach i pieczęciach muszą się zgadzać. Rozmiar stempla narożnego z reguły odpowiada wymiarom formy narożnej (70x100 mm).

Pieczęć rejestracyjna zawiera nazwę organizacji, pola do wskazania daty wpływu oraz numer (indeks) dokumentu przychodzącego. Taka pieczęć ustala odpowiedzialność organizacji za dokument i początek okresu realizacji. Stempel rejestracyjny nie jest umieszczany na załącznikach do dokumentu, a jedynie na samym dokumencie.

Pieczęć ograniczenia dostępu umieszcza się w prawym górnym rogu każdej karty dokumentu, na dziennikach rejestracji dokumentów o ograniczonym dostępie oraz na opakowaniach z dokumentami o ograniczonym dostępie. Stempel ten może zostać uzupełniony danymi przewidzianymi przepisami prawa o informacjach objętych tajemnicą państwową i informacjami poufnymi.

Pieczęć z danymi firmy, zwykle małych rozmiarów z ramą. Zawiera krótką nazwę organizacji, miejsce rejestracji, NIP.

Znakowanie znaczków wykorzystywane są na potrzeby wewnętrzne przedsiębiorstwa (etykietowanie produktów, pojemników itp.) przy użyciu specjalnego tuszu do pieczątek. Ich wielkość, kształt i zawartość nie są regulowane.

Jak przechowywać pieczęcie i znaczki

Podstawowa uszczelka okrągła Organizację musi przechowywać kierownik wydziału wyznaczony na polecenie kierownika organizacji i przechowywać w jego sejfie. Może być wystawiona za podpisem innym pracownikom w przypadku dłuższej nieobecności tego kierownika lub konieczności używania pieczęci w weekendy i święta lub używania jej poza organizacją.

Pieczęcie i stemple proste (pomocnicze). przechowywane są przez pracowników organizacji odpowiedzialnych za ich użytkowanie i bezpieczeństwo.

Znaczki pomocnicze przechowywane są w zamykanych tablicach. Pieczęcie podstawowe i proste (pomocnicze), pieczątka narożna (adresowa) przechowywane są w szczelnych sejfach (metalowych szafach ognioodpornych), do których dostęp ma pracownik, który otrzymał pieczątki i pieczątki i odpowiada za ich bezpieczeństwo.

Jak prowadzić ewidencję pieczęci i znaczków

Do ewidencji pieczęci i pieczęci konieczne jest prowadzenie dziennika, który prowadzi pracownik odpowiedzialny za bezpieczeństwo pieczęci i pieczątek. Dziennik należy prowadzić zgodnie z zasadami zachowania ścisłej dokumentacji sprawozdawczej. Każda kartka magazynu jest numerowana, magazyn jest sznurowany, opieczętowany (pieczątką) i podpisany przez kierownika organizacji. Magazynek przechowywany jest w szafce ognioodpornej (sejfie).

Otrzymane pieczęcie i znaczki należy natychmiast zarejestrować (patrz).

W celu przeprowadzenia kontroli stanu księgowości i przechowywania pieczęci i znaczków w organizacji mogą zostać utworzone specjalne komisje. Na podstawie wyników kontroli sporządzane jest zaświadczenie (akt) i przekazywane kierownikowi w celu podjęcia działań w celu zapewnienia właściwych warunków księgowania i przechowywania pieczęci i znaczków. Przenosząc lub zwalniając pracownika odpowiedzialnego za ewidencję i przechowywanie pieczęci i pieczątek, kierownik powołuje komisję w celu sprawdzenia faktycznej dostępności pieczęci i pieczątek.

Wyniki kontroli znajdują odzwierciedlenie w akcie przyjęcia i przekazania pieczęci i pieczątek innemu pracownikowi wyznaczonemu na zlecenie kierownika do odpowiedzialnego za ich księgowanie i przechowywanie. Akt musi zawierać załącznik z pieczęciami i stemplami.

Wymiana i nabywanie pieczątek i pieczątek

Wymiana i nabycie pieczęci (pieczęci) odbywa się na podstawie zamówienia (instrukcji) kierownika na podstawie rekomendacji kierowników działów strukturalnych organizacji. Aby wyprodukować pieczęcie i znaczki, należy złożyć zamówienie w organizacji (firmie), która produkuje pieczęcie i znaczki. Pieczęcie i znaczki są rejestrowane u osoby, która je otrzymała, do czasu ich przekazania (wydania) lub wymiany (zniszczenia). Pieczęcie (pieczątki) przeznaczone do wymiany ulegają zniszczeniu.

Niszczenie pieczęci i znaczków przeprowadzane przez komisję utworzoną na polecenie kierownika organizacji.

Sposób zniszczenia ustala komisja. Zniszczenie pieczęci i znaczków wiąże się z całkowitym zniszczeniem ich powierzchni drukarskiej i formy, co nie pozwala na możliwość odtworzenia i dalszego wykorzystania. Wyroby z gumy, gumy i polimerów tnie się na małe kawałki lub spala, a te wykonane z metalu odcina się dwoma krzyżującymi się liniami. Ustawę o zniszczeniu pieczęci i znaczków sporządza i zatwierdza kierownik. W dzienniku dokonuje się adnotacji o zniszczeniu pieczęci (pieczęci), podając numer i datę aktu.

Akt musi wskazywać:

  • czas i miejsce zniszczenia;
  • skład komisji;
  • podstawa do zniszczenia pieczęci i znaczków;
  • imię i nazwisko oraz odciski zniszczonych pieczęci i znaczków;
  • metoda zniszczenia;
  • zawarcie komisji w sprawie doprowadzenia pieczęci (pieczęci) do stanu wykluczającego możliwość jej przywrócenia i dalszego używania;
  • podpisy członków komisji.

Akty przechowywane są wraz z dziennikiem pieczęci i znaczków.

Kto jest odpowiedzialny za pieczęcie i znaczki

Produkcję, księgowanie, wymianę, przechowywanie, przekazywanie i niszczenie pieczęci i znaczków zapewnia osoba wyznaczona na polecenie kierownika organizacji. W przypadku jego zwolnienia zarządzenie wydawane jest ponownie i wyznaczana jest inna odpowiedzialna osoba.

Odpowiedzialność za używanie i przechowywanie pieczęci i pieczęci po ich wydaniu jednostkom strukturalnym, na mocy zarządzenia kierownika, przysługuje pracownikom, którzy otrzymali te pieczęcie i pieczątki. Kwestia tego, kto w organizacjach powinien być odpowiedzialny za rozliczanie pieczęci i znaczków, nie jest uregulowana żadnymi regulacyjnymi aktami prawnymi. W każdej organizacji problem ten rozwiązuje się w zależności od cech i zrozumienia znaczenia tej pracy.

Pieczęcie i pieczątki wydawane są za pokwitowaniem w dzienniku pracownikom osobiście odpowiedzialnym za ich użycie.

TELEWIZJA. Wojcechowicz

konsultant ds

Praca w biurze

Ustawodawstwo nie zawiera ogólnej zasady, zgodnie z którą wszystkie dokumenty muszą być opieczętowane. Pieczęć jako wymagany element personel dokument jest absolutnie niezbędny tylko w specjalnie ustalonych przypadkach, na przykład w zeszycie ćwiczeń.

Ponadto bezpośredni wymóg prawny dotyczący posiadania pieczęci nie ma zastosowania do wszystkich organizacji. Na przykład o pieczęciach nie wspomina się w odniesieniu do spółek i spółek osobowych z dodatkową odpowiedzialnością.

Zauważmy, że ustawa federalna z dnia 8 sierpnia 2001 r. Nr 129-FZ „O państwowej rejestracji osób prawnych i przedsiębiorców indywidualnych” również nie zobowiązuje organizacji ani indywidualnych przedsiębiorców do posiadania pieczęci. Przy rejestracji osób prawnych, zgodnie ze wspomnianą ustawą, nie jest wymagane przedkładanie organom rejestracyjnym ani szkicu pieczęci organizacji, ani innych informacji na jej temat.

Jednocześnie przepisy federalne dotyczące innych form osób prawnych wymagają pieczęci. Wymóg ten określony jest w:

    ust. 5 art. 2 ustawy federalnej z dnia 8 lutego 1998 r. nr 14-FZ „O spółkach z ograniczoną odpowiedzialnością”;

    paragraf 7 art. 2 ustawy federalnej z dnia 26 grudnia 1995 r. nr 208-FZ „O spółkach akcyjnych”;

    ust. 3 art. 2 ustawy federalnej z dnia 14 listopada 2002 r. nr 161-FZ „O państwowych i komunalnych przedsiębiorstwach unitarnych”;

Przepisy te stanowią, że pieczęć osoby prawnej musi być okrągła, zawierać pełną nazwę firmy i wskazanie lokalizacji firmy.

Zatem potrzeba posiadania pieczęci jest bezpośrednio ustalona tylko w przypadku niektórych form organizacyjnych i prawnych osób prawnych. Jednakże wymóg stosowania pieczęci można uzasadnić nie tylko bezpośrednim wskazaniem odpowiedniego aktu prawnego, ale także pośrednio znaczeniem przepisów. Taką właśnie interpretację przedstawił Sąd Najwyższy Federacji Rosyjskiej, rozstrzygając jedną konkretną sprawę: „... w praktyce gospodarczej obecność pieczęci dla każdej osoby prawnej i prywatnego przedsiębiorcy uznawana jest za obowiązkową i oczywistą. Bez takiej pieczątki nie można otworzyć rachunku bieżącego w banku lub innej instytucji kredytowej, nie można właściwie poświadczyć transakcji i innych dokumentów. W takich warunkach, zgodnie z art. 6 Kodeksu cywilnego Federacji Rosyjskiej, dopuszczalne jest stosowanie ustawodawstwa cywilnego przez analogię.”

Zatem osoby prawne i indywidualni przedsiębiorcy muszą posiadać pieczęć, w przeciwnym razie nie będą w stanie prawidłowo sporządzić niektórych obowiązkowych dokumentów, w tym dokumentów personalnych.

Szczegóły drukowania

Jak już wspomniano, niektóre przepisy określają jako obowiązkowe następujące dane: okrągły znaczek : pełna nazwa firmy i lokalizacja. Pieczęć może zawierać również nazwę firmy w dowolnym języku narodów Federacji Rosyjskiej i (lub) języku obcym. Czasami na pieczęci (najczęściej pośrodku) umieszczany jest znak towarowy lub inny sposób indywidualizacji. Jeżeli ich nie ma, pośrodku umieszczana jest skrócona nazwa osoby prawnej.

Wcześniej produkcja fok była ściśle kontrolowana przez agencje rządowe. Zostało to ustalone w obowiązującym wcześniej zarządzeniu Ministerstwa Spraw Wewnętrznych ZSRR z dnia 13 lutego 1978 r. Nr 34 „W sprawie zatwierdzenia instrukcji dotyczących procedury otwierania przedsiębiorstw (warsztatów) grawerskich, produkcji pieczęci i matryc”. Zatem pieczęć organizacji można było zamówić w warsztacie tłoczenia i grawerowania jedynie za specjalnym zezwoleniem wydanym przez organy spraw wewnętrznych. Aby uzyskać takie zezwolenie, konieczne było złożenie wniosku wraz z wyciągiem z statutu i szkicem samej pieczęci. Instrukcja przewidywała, że ​​na pieczęci powinna znajdować się nazwa organizacji (nie skrócona). Oddzielne wymagania zostały nałożone na pieczęcie gałęzi. A nawet produkcja tzw „proste” uszczelki (pieczęcie wydziału ogólnego lub wydziału personalnego, pieczęcie trójkątne, pieczątki narożne, pieczęcie do zaświadczeń) nie było możliwe bez zezwolenia organów spraw wewnętrznych.

Instrukcja ta straciła moc na terytorium Federacji Rosyjskiej w związku z opublikowaniem zarządzenia nr 48 Ministerstwa Spraw Wewnętrznych Federacji Rosyjskiej z dnia 14 lutego 1994 r. Jednakże ustawodawstwo regionalne jeszcze przez dłuższy czas zachowało uprawnienia licencyjne procedura produkcji uszczelek. Na przykład w Moskwie, aby uzyskać pozwolenie na wykonanie pieczęci, zwrócili się do rejonowego lub miejskiego wydziału spraw wewnętrznych (klauzula 4.14 Regulaminu dotyczącego procedury rejestracji przedsiębiorstw w Moskwie, zatwierdzonego dekretem rządu moskiewskiego z 17 września , 1991 nr 97). Zakon ten istniał w Moskwie do 1997 r.

Kiedyś ustawodawstwo moskiewskie ustanowiło dodatkowe wymagania dotyczące obowiązkowych szczegółów pieczęci. Wymagania te zostały określone w Tymczasowych przepisach dotyczących produkcji i podstaw niszczenia pieczęci i znaczków na terytorium Moskwy (zatwierdzonych zarządzeniem burmistrza nr 843-RM z dnia 25 sierpnia 1998 r.), które stały się nieważne 8 lutego, 2005.

W szczególności przewidziano obowiązkowe wskazanie następujących danych:

    pełna nazwa organizacji w języku rosyjskim ze wskazaniem formy organizacyjno-prawnej;

    Lokalizacja;

    główny państwowy numer rejestracyjny;

    numer miasta Księga pieczęci.

W przypadku pieczęci „prostych” oprócz wymienionych szczegółów przewidziano dodatkowy napis, na przykład „sekretariat”, „biuro”, „administracja spraw”, „dział personalny”, „dla rachunków”, „dla zaświadczeń” , „dla certyfikatów” itp. .d.

Według uznania organizacji możliwe było podanie numeru identyfikacji podatkowej (NIP) i kodu zgodnie z Ogólnorosyjskim Klasyfikatorem Przedsiębiorstw i Organizacji (OKPO).

Aby uzyskać pozwolenie na wykonanie pieczęci lub stempla, konieczne było uzyskanie pozwolenia Moskiewskiej Izby Rejestracyjnej. W tym celu organizacja musiała przedłożyć szkic pieczęci (pieczęci) i inne niezbędne dokumenty.

Obecnie za rejestrację osób prawnych i przedsiębiorców indywidualnych odpowiada rząd federalny, który nie ustanawia żadnych dodatkowych wymagań dotyczących szczegółów pieczęci i ich produkcji, z wyjątkiem wskazania pełnej nazwy i lokalizacji. Jednakże osoby prawne postępują zgodnie ze zwyczajami biznesowymi, które rozwinęły się w praktyce i nie ograniczają swoich pieczęci jedynie do obowiązkowych szczegółów. Wręcz przeciwnie, zwyczajowo podaje się jak najwięcej szczegółów.

Jeśli organizacja zdecyduje się na utworzenie „prostej” pieczęci, na przykład dla działu personalnego, pieczęć ta musi zawierać wszystkie szczegóły znajdujące się na „głównej” pieczęci organizacji. Natomiast pośrodku zamiast logo umieszczono napis „DLA DZIAŁU HR”. Jeśli organizacja nie ma działu personalnego (na przykład jest tylko inspektor personelu lub kierownik personelu), wówczas zamówienie pieczęci dla działu personalnego jest całkowicie niepraktyczne. Następnie dodatkowe szczegóły na środku wydruku wyglądają następująco: „DLA DOKUMENTÓW HR”. Jednak Regulamin i instrukcje wskazują konkretnie pieczęć działu HR (to znaczy pieczęć odpowiedniej jednostki strukturalnej), a nie kolejną „prostą” pieczęć (jednak inspektorzy bardzo rzadko zwracają na to uwagę).

Jeśli w organizacji dział HR nazywa się „Działem HR”, a jego funkcje obejmują pracę z zeszytami ćwiczeń, wówczas w centrum pieczęci wskazane jest umieszczenie dokładnie tego dodatkowego szczegółu: „DZIAŁ HR”. Procedurę używania tej pieczęci należy ustalić w przepisach dotyczących tej jednostki strukturalnej lub w innym lokalnym akcie prawnym organizacji.

Pieczątka na umowie o pracę

Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej (art. 67) obowiązkowy wymaga istnienia umowy o pracę w formie pisemnej w dwóch egzemplarzach (jeden dla pracownika, drugi dla pracodawcy). Wymagania dotyczące treści umowy o pracę określa art. 57 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej (zwanego dalej Kodeksem pracy Federacji Rosyjskiej), jednak ustawodawca nie przewiduje obowiązkowej obecności pieczęci na nim osoby prawnej lub indywidualnego przedsiębiorcy. Jednocześnie niestemplowany podpis przedstawiciela pracodawcy może budzić wątpliwości co do jego legalności, zwłaszcza jeśli przedstawicielem pracodawcy podpisującym umowę o pracę nie jest kierownik osoby prawnej (dyrektor, dyrektor generalny, prezes), ale inna upoważniona osoba ( na przykład zastępca dyrektora, dyrektor personelu itp.). Całkiem możliwe, że w czasie „wojen korporacyjnych” menedżer pozbawiony uprawnień przez założycieli nie chce opuścić stanowiska i nadal „zarządza” organizacją, w tym zatrudnia pracowników i podpisuje z nimi umowy o pracę. Taki „lider” nie ma już dostępu do pieczęci organizacji, więc jego podpis pozostaje niecertyfikowany. Oznacza to, że brak pieczęci osoby prawnej (przedsiębiorcy indywidualnego) na umowie o pracę powinien zaalarmować pracownika. Zwykle audytorzy czynią uwagę również w przypadku, gdy umowa o pracę nie jest podpieczętowana przez pracodawcę. W rzeczywistości mówimy o zwyczaju prawnym, który rozwinął się w dziedzinie prawa pracy i nakazuje zapieczętowanie umów (praca, pełna odpowiedzialność finansowa) oraz dodatkowe umowy (załączniki) do nich.

Błędem jest także poświadczanie podpisu pracodawcy (jego przedstawiciela) nie pieczęcią organizacji, ale jakąkolwiek tak zwaną „prostą” pieczęcią (na przykład pieczęcią „dla działu personalnego”).

Druk na zamówienie

Zamówienia nie są stemplowane. Wynika to z faktu, że zamówienie jest wewnętrznym dokumentem administracyjnym, który włącza nowo zatrudnionego pracownika w powiązania organizacyjne przedsiębiorstwa. Tak więc pracownicy personelu zaczynają prowadzić kartę czasu pracy dla tego pracownika, dokonywać wpisu o spotkaniu w zeszycie pracy itp. na podstawie kolejności przyjęcia. Ujednolicony formularz zamówienia na zatrudnienie pracownika nie przewiduje tej szczegółu (brak skrótu „M.P.”). Zasadniczo dopuszczalne jest zachowywanie poleceń personelu w dowolnej formie, ale nawet w tym przypadku pieczęć nie jest potrzebna.

Nie powinniśmy jednak zapominać, że pracownik ma prawo zażądać kopii zlecenia o pracę (część 2 art. 68 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej). Kopie zleceń o pracę, a także inne kopie dokumentów kadrowych pochodzące z organizacji wymagają odpowiedniego poświadczenia, co nie jest możliwe bez opatrzenia pieczęcią.

Jak poświadczyć kopie dokumentów kadrowych

Artykuł 62 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej nakłada na pracodawcę obowiązek dostarczenia pracownikowi kopii dokumentów związanych z pracą, które muszą być „odpowiednio” poświadczone. Przyjrzyjmy się dokładnie, w jaki sposób należy poświadczyć kopie i jakich przepisów należy przestrzegać.

Zgodnie z Dekretem Prezydium Sił Zbrojnych ZSRR z dnia 4 sierpnia 1983 r. nr 9779-X, który obowiązuje do dziś: „W sprawie trybu wydawania i poświadczania przez przedsiębiorstwa, instytucje i organizacje kopii dokumentów dotyczących praw obywateli” (zwany dalej „rozporządzeniem”), dokładność kopii dokumentu musi być poświadczona podpisem kierownika lub upoważnionego urzędnika oraz pieczęcią (z wyjątkiem przypadków, gdy dany dokument wymaga poświadczenia notarialnego).

GOST R 6.30-2003 dokładnie określa, jak powinien wyglądać napis certyfikujący (patrz przykład 1):

    poniżej atrybutu „podpis” umieszczony jest napis „True”;

    złożono jego osobisty podpis;

    podpis jest odszyfrowany (inicjały, nazwisko);

    wskazana jest data certyfikacji;

    pieczęć jest przyklejona.

Również w praktyce można spotkać się z następującym certyfikatem (patrz przykład 2). Ta metoda zapewnienia jest całkowicie akceptowalna.

Najczęściej pracownicy ubiegają się o odpis książeczki pracy (np. w celu uzyskania paszportu zagranicznego itp.). Czasami proszą o kopię postanowienia o zatrudnieniu na pół etatu, aby „główny” pracodawca mógł dokonać odpowiedniego wpisu w książeczce pracy.

Ponieważ mówimy o dokumentach personalnych przechowywanych w dziale personalnym, ich kopie są poświadczone przez inspektora działu personalnego. Pożądane jest, aby lokalny akt prawny organizacji (na przykład w Regulaminie obsługi personelu przedsiębiorstwa lub w instrukcjach dotyczących zarządzania dokumentacją personalną) określał procedurę takiej certyfikacji, a także określał, które kopie mogą być poświadczone pieczęcią działu personalnego. Jest to w pełni zgodne z zaleceniami GOST R 6.30-2003, który pozwala na poświadczenie kopii pieczęcią ustaloną według uznania organizacji (pkt 3.26).

Oczywiście GOST R 6.30-2003 nie jest ogólnie wiążący, w rzeczywistości zawiera zalecenia. Dekret nie kładzie jednak nacisku na rodzaj pieczęci, określając jedynie, że „o prawidłowości odpisu dokumentu świadczy… pieczęć” (nie precyzując „pieczęci organizacji”). Innymi słowy, regulacyjny akt prawny jest obojętny na rodzaj pieczęci umieszczonej podczas certyfikacji. Dlatego zalecenia Państwowego Standardu Federacji Rosyjskiej nie są sprzeczne z przepisami prawa w tej części.

Dekret wymaga także, aby na odpisie umieścić datę jego wystawienia oraz zaznaczyć, że oryginał dokumentu znajduje się w danym przedsiębiorstwie, instytucji lub organizacji. W praktyce wymóg ten jest prawie nie przestrzegany, co ma wiele wyjaśnień. Na przykład dział HR wydaje kopię zeszytu ćwiczeń. Oczywiste jest, że jego oryginał, w pełnej zgodności z Zasadami prowadzenia i przechowywania zeszytu ćwiczeń, zatwierdzony dekretem rządowym nr 225, jest przechowywany w sejfie działu personalnego. Jednak ten oryginał nie będzie tam przechowywany na zawsze, prędzej czy później zeszyt ćwiczeń zostanie przekazany pracownikowi po zwolnieniu (w przeciwieństwie do na przykład zlecenia zatrudnienia, które jest przechowywane przez co najmniej 75 lat). Wskazanie daty wystawienia nie ma również znaczenia prawnego dla poświadczenia autentyczności kopii dokumentu. Chodzi raczej o wewnętrzne stosunki pomiędzy pracownikiem a pracodawcą, gdyż pracodawca ma obowiązek, nie później niż w terminie trzech dni roboczych od dnia złożenia wniosku przez pracownika, przekazać mu kopie dokumentów związanych z pracą (art. 62 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej). Ponadto absolutnie nie jest konieczne umieszczanie takiego znaku na samym dokumencie, jeśli przedsiębiorstwo prowadzi dziennik wydawania zaświadczeń i kopii dokumentów.

Pieczątka w zeszycie ćwiczeń

W odniesieniu do zeszytów pracy wymóg ten jest zapisany w Zasadach prowadzenia i przechowywania zeszytów pracy, tworzenia formularzy zeszytów pracy i udostępniania ich pracodawcom, zatwierdzonych dekretem Rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 16 kwietnia 2003 r. nr 225 (zwanym dalej zwane Regulaminem) oraz Instrukcją wypełniania zeszytów ćwiczeń, zatwierdzoną uchwałą Ministerstwa Pracy Federacji Rosyjskiej z dnia 10 października 2003 r. Nr 69 (zwaną dalej Instrukcją).

Tym samym na stronie tytułowej wymagana jest pieczątka, którą umieszcza się przy rejestracji zeszytu ćwiczeń (pkt 2.2 Instrukcji). Służy do tego odpowiednie pole w prawym dolnym rogu, oznaczone skrótem „MP”. W tym wypadku można posłużyć się zarówno pieczęcią organizacji, jak i pieczęcią działu HR.

Plombę nakleja się także na wewnętrzną stronę okładki w przypadku dokonania zmian w informacjach zawartych na stronie tytułowej (pkt 2.3 Instrukcji).

Przykładowo najczęstszym przypadkiem jest sytuacja, gdy pracownica wyszła za mąż i zmieniła nazwisko panieńskie na nazwisko męża. Oficer personalny staje przed zadaniem odzwierciedlenia tych zmian w książce pracy pracownika. W tym celu skreśla poprzednie nazwisko jedną cienką kreską, umożliwiając odczytanie tego, co zostało przekreślone, a nad nim ostrożnie wpisuje nowe nazwisko. Instrukcja wymaga dokonania takich zmian wyłącznie na podstawie odpowiednich dokumentów (w tym przypadku aktu małżeństwa) i odniesienia się do nich na wewnętrznej stronie okładki zeszytu ćwiczeń. Odniesienie takie musi być poświadczone podpisem pracodawcy lub osoby przez niego specjalnie upoważnionej oraz pieczęcią organizacji (lub pieczęcią służby personalnej).

Szczególną uwagę należy zwrócić na poświadczenie dokumentacji w przypadku zwolnienia pracownika (klauzula 35 Regulaminu). Zatem po zwolnieniu pracownika wszystkie wpisy dokonane w jego książce pracy podczas jego pracy w tej organizacji są poświadczone podpisem pracodawcy lub osoby odpowiedzialnej za prowadzenie ksiąg pracy, pieczęcią organizacji (obsługa personalna) i podpisem samego pracownika.

Należy zauważyć, że podobne wymagania zostały zawarte w Instrukcji dotyczącej procedury prowadzenia ksiąg pracy w przedsiębiorstwach, instytucjach i organizacjach (zatwierdzonej uchwałą Państwowego Komitetu Pracy ZSRR z dnia 20 czerwca 1974 r. Nr 162).

Podczas poświadczania dokumentów po zwolnieniu najczęstszym błędem jest to, że funkcjonariusz personalny omyłkowo umieszcza pieczęć innej organizacji. Zwykle ma to miejsce w strukturach typu holdingowego. Wtedy dochodzi do sytuacji, gdy certyfikacja została przeprowadzona przez organizację niepowiązaną z organizacją, która otworzyła ten blok swoją nazwą (pełną i skróconą).

Jak naprawić ten błąd? Niestety, ani Regulamin, ani Instrukcja nie dają na to odpowiedzi. Wielu ekspertów sugeruje, aby po błędnie zamkniętym bloku ewidencji otworzyć nowy blok tej samej organizacji w postaci pełnej i skróconej nazwy, dokonać wpisu korygującego stwierdzającego nieważność protokołu zwolnienia, poświadczyć go podpisami i opatrzyć odpowiednią pieczęcią. Decyzja taka nie jest pozbawiona wad, gdyż brak jest podstaw do uznania protokołu zwolnień za nieważny. W tym protokole wszystkie szczegóły (numer seryjny protokołu, data, treść, szczegóły zamówienia) odpowiadają rzeczywistości. Ponadto zapis certyfikacyjny ma charakter całkowicie niezależny i dotyczy nie tylko protokołu zwolnień, ale całego bloku akt (patrz paragraf 35 Regulaminu: „w przypadku zwolnienia pracownika... Wszystkie wpisy …posiadają certyfikaty…”). Całkowicie bezsensowne wydaje się uznawanie wszelkich zapisów u danego pracodawcy za nieważne.

W tym przypadku zapis certyfikacyjny jest błędny ze względu na nieprawidłowy szczegół „pieczęci”. Dlatego właśnie to należy poprawić. Wiele osób radzi sobie, umieszczając obok niego odpowiednią pieczęć. Jednak obecność dwóch pieczęci jako szczegółów w dokumencie wygląda nieprawidłowo. Wyobraźmy sobie umowę o pracę, opieczętowaną przez pracodawcę dwiema pieczęciami, z których jedna nie jest powiązana z osobą prawną występującą w roli pracodawcy. Oczywiście jest to niedopuszczalne.

Niektórzy funkcjonariusze personalni sugerują dokonanie wpisu korygującego o następującej treści pod następującym numerem seryjnym:

Proponują umieszczenie obok tego wpisu właściwej pieczątki. Blok ewidencji został jednak już zamknięty protokołem zwolnień i poświadczony (nawet jeśli poświadczony nie do końca poprawnie). W związku z tym były pracodawca nie ma powodu do dokonywania późniejszych wpisów. A otwieranie bloku rekordów w celu dokonania tylko jednego wpisu certyfikacyjnego nie ma sensu, ponieważ taki zapis nie może istnieć w oderwaniu od rekordów, które podlegają certyfikacji.

Nie ma więc idealnego wyjścia z tej sytuacji, każda korekta nieprawidłowo umieszczonej pieczęci będzie w taki czy inny sposób sprzeczna z Instrukcją i Regulaminem. Wydaje się, że można wybrać dowolną z tych metod, jednak pracownik powinien otrzymać zaświadczenie potwierdzające staż pracy u tego pracodawcy i zalecić zachowanie tego zaświadczenia do przedstawienia innym pracodawcom i organom emerytalnym (w razie potrzeby).

Podobnie należy wyjaśnić, czy pieczęć na wewnętrznej okładce zeszytu ćwiczeń została omyłkowo umieszczona („pieczęć takiej a takiej organizacji została umieszczona nieprawidłowo”). Przykładowo, dokonując wpisu o zmianie nazwiska, funkcjonariusz przy poświadczaniu użył niewłaściwej pieczątki. Jedynie zamiast zaświadczenia uzupełniającego w tym przypadku właściwe jest wystawienie uwierzytelnionej kopii postanowienia, na podstawie którego nazwisko pracownika zostało zmienione w dokumentach organizacji.

Jeżeli pod wpisem o dodaniu informacji o wykształceniu i/lub zawodzie zostanie umieszczona błędna pieczątka, wówczas w tym przypadku można wystawić zaświadczenie sporządzone w dowolnej formie, które będzie poświadczać, że odpowiedni wpis na okładce został dokonany przez tego konkretnego pracodawcy.

Czasem zdarza się, że naklejony znaczek częściowo nie odpowiada nazwie organizacji zawartej w tytule. Może to być błąd funkcjonariusza personalnego, który nieuważnie otworzył blok akt. Błędna nazwa organizacji jest również prawie niemożliwa do poprawienia, ponieważ nie jest numerowana. W tym przypadku rozwiązaniem byłoby również wystawienie zaświadczenia potwierdzającego odpowiedni okres stażu pracy.

Podobny błąd występuje również w przypadku pominięcia zapisu o zmianie nazwy organizacji. Na przykład nazwa Romashka LLC została przemianowana na Romashka Audit Firm LLC, co znajduje odzwierciedlenie w jej dokumentach założycielskich. W związku z tym zwalniając pracownika, pracodawca umieszcza pieczęć należącą do Romashka Auditing Firm LLC. Ponieważ jednak po prostu zapomnieli sporządzić protokół zmiany nazwy, nazwa bloku rekordów nie odpowiada szczegółom druku. Oznacza to, że formalnie uznaje się, że wpisy te zostały dokonane przez dwie różne organizacje.

Dopóki blok wpisów nie zostanie zamknięty, dość łatwo jest dokonać brakującego wpisu (pkt. 3.2 Instrukcji). Jeśli jednak wpisy są już zamknięte, nie ma już powodu, aby wprowadzać brakujący wpis. Można oczywiście otworzyć nowy blok rekordów i dokonać brakującego wpisu, jednak do czasu wykrycia takiego błędu pracownik może już pracować w nowym miejscu. W takim przypadku ponownie wydawany jest certyfikat, który odzwierciedla informacje o stażu pracy pracownika oraz o zmianie nazwy organizacji, która nastąpiła w okresie jego pracy. Pracownik ma prawo przedstawić takie zaświadczenie w nowym miejscu pracy, a pracodawca ma obowiązek dokonać odpowiedniego wpisu na podstawie tego zaświadczenia (par. 27 Regulaminu). Pracownik powinien zachować takie zaświadczenie jako dokument potwierdzający.

Dość często istnieją księgi pracy, w których blok akt organizacji jest zamknięty zawiadomieniem o zwolnieniu, podpisem urzędnika ds. Personalnych i podpisem pracownika, ale pieczęć organizacji (pieczęć działu personalnego) brakuje. Wadę tę można wyeliminować w prosty sposób - pracownik wystarczy udać się do poprzedniego miejsca pracy i poprosić o pieczątkę. Najważniejsze, żeby tego nie opóźniać, ponieważ organizacja może zmienić nazwę, zamówić nowe pieczęcie i zniszczyć stare. Wtedy certyfikacja pieczęcią może nastręczać trudności. Ale nawet w tym przypadku pomocne będzie wydanie certyfikatu potwierdzającego.

Problemy mogą pojawić się także w przypadku próby uzupełnienia braku pieczęci, gdy poprzednia organizacja została już zlikwidowana lub zreorganizowana. W takich przypadkach w celu uzyskania certyfikatów potwierdzających należy skontaktować się z następcami prawnymi organizacji lub archiwami, w których złożono dokumenty personalne. Jednak bezpieczeństwo dokumentów personelu nie zawsze jest odpowiednio zapewnione, dlatego istnieje ryzyko, że nie otrzymasz zaświadczenia archiwalnego. A wtedy odpowiedni blok zapisów na zawsze pozostanie bez pieczęci i zostanie uznany za niewłaściwie poświadczony. Co do zasady kolejny pracodawca może po takim bloku rekordów otworzyć własny blok. Problematyczne będzie jednak ustalenie stażu pracy na podstawie niewłaściwie poświadczonych wcześniejszych zapisów.

Jeszcze bardziej skomplikowana sytuacja powstaje, gdy w zeszycie pracy brakuje nie tylko pieczęci poświadczającej, ale nawet aktu zwolnienia. Wówczas pracodawca zatrudniający pracownika nie będzie mógł takiej księgi prowadzić, gdyż formalnie uważa się, że pracownik pracuje w innej organizacji, choć w rzeczywistości organizacja ta może być już zlikwidowana. Jeżeli jednak pracownik przedstawi zaświadczenie archiwalne, z którego będzie wynikało, że zwolnienie nastąpiło, „nowy” pracodawca ma prawo założyć własny blok ewidencyjny i w swoim składzie uwzględnić informację o zwolnieniu pracownika pracownik z poprzedniego miejsca pracy.

Umiejscowienie pieczęci na dokumencie

Niemałe znaczenie ma także umieszczenie pieczęci na dokumencie personalnym. Najczęstszy błąd: pieczęć całkowicie zakrywa osobisty podpis urzędnika, uniemożliwiając w ten sposób porównanie go z podpisami na innych dokumentach lub wzorami podpisów (czyli identyfikację jako autentyczną). Czasem takie stemple są celowe, bo za urzędnika podpisała się osoba nieuprawniona. Taki dokument nosi wszelkie znamiona fałszywego dokumentu i wskazuje na nieuczciwość takiej organizacji.
Powszechnie przyjmuje się, że pieczęć zakrywa część tytułu stanowiska, pozostawiając osobisty podpis urzędnika i jego rozszyfrowanie otwarte do odczytania. Podobne zasady zawsze istniały w ZSRR, a obecnie takie wymagania są zapisane w aktach departamentalnych, które określają odpowiednią procedurę pracy biurowej odpowiednim organom rządowym.

Inną wadą często spotykaną na dokumentach jest odcisk pieczęci na dokumencie, który jest zbyt gruby lub zbyt blady, a także wydruk z częściowo brakującym obrazem (zwykle przy niewielkim nacisku). Zalecamy, aby wydruk był wyraźny i czytelny.

* * *

Zatem pieczęć organizacji na dokumentach personalnych jest konieczna w przypadkach, gdy dokument formalizuje wszelkie wzajemne prawa i obowiązki pracodawcy i pracownika, a także w przypadkach, gdy dokument lub jego kopia poświadcza wszelkie fakty lub prawa pracownika (w tym były pracownik). Dokumenty wewnętrzne pracodawcy nie podlegają opieczętowaniu. A ponieważ pieczęć wskazuje na wagę dokumentu, nie należy popełniać błędów przy jej umieszczaniu. W przeciwnym razie mogą powstać negatywne sytuacje zarówno dla pracownika, który zostaje pozbawiony możliwości udowodnienia swoich praw poprzez przedstawienie dokumentu, jak i dla pracodawcy, któremu grozi pociągnięcie do odpowiedzialności administracyjnej za naruszenie procedury prowadzenia dokumentacji kadrowej.

2 W niektórych przypadkach prawo nie wymienia wskazania lokalizacji jako obowiązkowego szczegółu pieczęci (klauzula 4 art. 3 ustawy federalnej z dnia 12 stycznia 1996 r. nr 7-FZ „O organizacjach non-profit”).

3 Zarządzenie Moskiewskiej Izby Rejestracyjnej z dnia 20 stycznia 1999 r. nr 17 „W sprawie procedury zatwierdzania szkiców pieczęci i znaczków” (w rzeczywistości dokument stracił moc). Zobacz także moskiewską ustawę nr 44 z 30 czerwca 2004 r. „O rachunkowości pieczęci” (utraconą w związku z przyjęciem moskiewskiej ustawy nr 28 z 22 czerwca 2005 r.).

4 Należy zauważyć, że w zeszycie ćwiczeń próby z 1974 r. w polu „nazwisko” przewidziano aż trzy kolumny na takie zmiany. Dlatego w takich księgach nowe nazwisko wpisuje się nie na górze, ale na dole, w wolnej kolumnie.

5 Podpisu pracownika może brakować, jeżeli był nieobecny w pracy przy sporządzaniu książeczki pracy w dniu zwolnienia (na przykład z powodu choroby itp.) lub jeśli on sam odmawia podpisania (zwykle w przypadku „konfliktu” zwolnienie, „na podstawie art.”).

6 Patrz: „Państwowy system wspomagania dokumentacji zarządzania. Podstawowe postanowienia. Ogólne wymagania dotyczące dokumentów i obsługi dokumentacji” (zatwierdzone decyzją Zarządu Archiwum Głównego ZSRR z dnia 27 kwietnia 1988 r., zarządzeniem Archiwum Głównego ZSRR z dnia 23 maja 1988 r. nr 33).

7 Patrz: Standardowe instrukcje pracy biurowej i archiwalnej w organach celnych (regionalne wydziały celne, izby celne, urzędy celne), zatwierdzone. zarządzeniem Federalnej Służby Celnej Rosji z dnia 18 października 2004 r. nr 160; Zatwierdzono Instrukcję pracy biurowej w organach i instytucjach prokuratury Federacji Rosyjskiej. postanowieniem Prokuratora Generalnego Federacji Rosyjskiej z dnia 28 grudnia 1998 r. nr 93.


Oprócz przepisów dotyczących spółek LLC i JSC wprowadzono także zmiany w szeregu przepisów, które wcześniej przewidywały obowiązkową poświadczanie dokumentów pieczęcią organizacji. Teraz pieczęć jest umieszczana tylko wtedy, gdy jest dostępna (to znaczy, jeśli obecność pieczęci jest wskazana w statucie organizacji) w następujących dokumentach:

  • ustawa o wypadku przemysłowym (art. 230 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej);
  • pełnomocnictwo wydane przez organizację przedstawicielowi (część 5 art. 61 Kodeksu postępowania arbitrażowego Federacji Rosyjskiej, część 3 art. 53 Kodeksu postępowania cywilnego Federacji Rosyjskiej, część 2 art. 54 Federalnego Ustawa z dnia 2 października 2007 r. nr 229-FZ „O postępowaniu egzekucyjnym”);
  • dziennik audytu (część 10, art. 16 ustawy federalnej z dnia 26 grudnia 2008 r. nr 294-FZ „W sprawie ochrony praw osób prawnych i przedsiębiorców indywidualnych podczas sprawowania kontroli (nadzoru) i kontroli gminnej”;
  • podwójny certyfikat składowy (paragraf 9 ust. 1 art. 913 Kodeksu cywilnego Federacji Rosyjskiej);
  • kopie dokumentów założycielskich przekazane organowi rejestracyjnemu (klauzula 4 art. 16 ustawy federalnej z dnia 21 lipca 1997 r. nr 122-FZ „W sprawie państwowej rejestracji praw do nieruchomości i transakcji z nią”;
  • kopia zawiadomienia o zaliczce na podatek akcyzowy od sprzedaży alkoholu etylowego (klauzula 5 ust. 1, art. 10.2 ustawy federalnej z dnia 22 listopada 1995 r. nr 171-FZ „W sprawie państwowych regulacji produkcji i obrotu alkohol etylowy, alkohol i wyroby zawierające alkohol oraz ograniczenia w spożywaniu (piciu) napojów alkoholowych”);
  • wyciągi z rachunku papierów wartościowych i weksle hipoteczne dotyczące wykonania zobowiązania zabezpieczonego hipoteką (paragraf 5, ustęp 3, artykuł 16, ustęp 5, ustęp 1, artykuł 17, ustęp 2, artykuł 25 ustawy federalnej z dnia 16 lipca 1998 r. Nr 102-FZ „O hipotece (hipotece na nieruchomości)”);
  • decyzje w sprawie emisji papierów wartościowych, certyfikatów emisyjnych papierów wartościowych; decyzje w sprawie rosyjskich kwitów depozytowych (klauzula 1 artykułu 17, ustęp 11 części 4 artykułu 18, klauzula 10 artykułu 27.5-3 ustawy federalnej z dnia 22 kwietnia 1996 r. nr 39-FZ „Na rynku papierów wartościowych ”);
  • dokumenty zawierające informację o udziale Federacji Rosyjskiej, podmiotu Federacji Rosyjskiej lub podmiotu miejskiego w kapitale zakładowym osoby prawnej, a także dokumenty składane przez osoby ubiegające się o nabycie nieruchomości (pkt 4 ust. 1 ust. 1 ust. 2, art. 16 ustawy federalnej z dnia 21 grudnia 2001 r. nr 178-FZ „W sprawie prywatyzacji majątku państwowego i komunalnego”);
  • pełnomocnictwo w imieniu organizacji (w przypadku odwołania się od działań organu celnego), kopia protokołu kontroli wiarygodności sprawozdań finansowych dołączana do wniosku o wpis do rejestru uprawnionych przedsiębiorców; raportowanie o przechowywanych, transportowanych, sprzedawanych, przetwarzanych i (lub) używanych towarach oraz o przeprowadzonych operacjach celnych; wyciągi z systemu rejestracji towarów przedstawianych funkcjonariuszom celnym (część 6, art. 39, ust. 6, część 3, art. 90, ust. 2, część 5, art. 177, ust. 1, art. 184 ustawy federalnej z dnia 27 listopada 2010 r. nr 311-FZ „O przepisach celnych w Federacji Rosyjskiej”) (zmiany obowiązują od 18 maja 2015 r.);
  • pełnomocnictwo dołączane do wniosków o udział w konkursie otwartym, aukcji zamkniętej; pełnomocnictwo wydawane w celu uzyskania akredytacji uczestników aukcji elektronicznej; wniosek o udział w aukcji zamkniętej (art. 51, 61, 88 ustawy federalnej z dnia 5 kwietnia 2013 r. nr 44-FZ „W sprawie systemu kontraktów w zakresie zamówień towarów, robót budowlanych, usług na potrzeby państwa i gmin ”).

Jeśli organizacja zdecyduje się odmówić używania pieczęci, wskazane jest wyłączenie informacji na jej temat ze statutu, chociaż prawo nie przewiduje takiego obowiązku. Wydaje się, że jeśli statut organizacji wspomina o pieczęci, ale w wymienionych dokumentach nie ma jej odcisku, może to stać się przedmiotem sporów i roszczeń różnych organów regulacyjnych.

Przypominamy: tak jak poprzednio, na formularzach podstawowej dokumentacji księgowej przygotowanej przez organizację, które nie zawierają znaku „M.P.”, nie jest konieczne umieszczanie pieczęci (odcisk pieczęci nie jest obowiązkowym wymogiem podstawowego dokumentu księgowego ( Artykuł 9 ustawy federalnej z dnia 6 grudnia 2011 r. Nr 402 - Ustawa federalna „O rachunkowości”, klauzula 13 Regulaminu rachunkowości, zatwierdzona zarządzeniem Ministerstwa Finansów Federacji Rosyjskiej z dnia 29 lipca 1998 r. nr 34 -n) To samo dotyczy zawartych umów. Nie jest zabronione opatrywanie ich pieczęcią, ale nie jest to konieczne (patrz uchwała FAS Okręg Moskiewski z dnia 22 marca 2012 r. nr A40-62363/11-71-291 , uchwała FAS Okręgu Moskiewskiego z dnia 23 grudnia 2010 r. nr KG-A40/13774-10, uchwała FAS Okręgu Wołga-Wiatka z dnia 21 stycznia 2013 r. nr A28-3218/2012 ).

Z reguły księgowy woli stemplować wszystkie dokumenty. W razie czego. Chociaż nie wszystkie dokumenty muszą mieć nadruk. Podczas seminarium Alexander Pogrebs szczegółowo wyjaśnił, kiedy prawo wymaga umieszczenia pieczęci, a kiedy nie. Podsumowanie przygotowali nasi koledzy z magazynu „Seminarium dla księgowego” .

Umowy z kontrahentami

Generalnie umowy z kontrahentami nie wymagają stemplowania. Chyba, że ​​sam tekst umowy zobowiązuje strony do jej zawarcia. Lub nie jest to bezpośrednio wymagane przez prawo. Wniosek ten wynika z art. 160 ust. 1 Kodeksu cywilnego Federacji Rosyjskiej.

Otóż, jeśli w prawie lub w treści samej umowy nie ma szczególnych wymagań co do umowy, nie ma potrzeby umieszczania pieczęci. Sędziowie również zgadzają się z tą argumentacją. Przykładami tego są decyzje Okręgu Północno-Zachodniego FAS z dnia 24 marca 2009 r. w sprawie nr A52-3612/2008, Okręgu FAS Kaukaz Północny z dnia 5 grudnia 2012 r. nr A32-37081/2011 oraz Okręgu FAS Wołga. z dnia 10 sierpnia 2012 r. nr A12-16523/2011. Sędziowie stwierdzili w nich: w ogólnym przypadku pieczęć firmy jest jedynie dodatkowym, a nie obowiązkowym wymogiem umowy. Oznacza to, że nawet bez stempla umowę uważa się za zawartą. A takiej umowy nie można uznać za nieważną.

Jeśli więc Twój kontrahent dał Ci umowę bez pieczątki, nie spiesz się z jej zwrotem. Najpierw dokładnie przestudiuj tekst umowy. Jeśli nie ma ani słowa o pieczęci, umowa będzie ważna bez niej. Najważniejsze, że na dokumencie znajdują się podpisy stron transakcji.

Otóż, jeśli nadal chcesz, aby umowy z kontrahentami miały pieczęcie obu stron, wystarczy wpisać w nich na przykład następujące sformułowanie: „Niniejsza umowa oraz jej zmiany są ważne tylko wtedy, gdy zostały sporządzone w formie pisemnej, podpisane przez upoważnionych przedstawicieli i opieczętowane przez strony.” W takim razie na pewno nie obejdzie się bez drukowania.

Kiedy jeszcze potrzebna jest pieczątka firmowa na dokumentach?
Dokument Czy wymagana jest pieczęć? Baza
BSO Ogólnie rzecz biorąc, wymagane jest drukowanie. Wyjątkiem są formularze bez wymaganej „pieczęci”, zatwierdzone przez federalne władze wykonawcze Zatwierdzone klauzule i regulaminy
Listy przewozowe Wymagane drukowanie Zarządzenie Ministerstwa Transportu Rosji z dnia 18 września 2008 r. nr 152, Instrukcje zatwierdzone
List przewozowy Nie potrzeba pieczątki Regulamin zatwierdzony
Pełnomocnictwo Z reguły drukowanie nie jest potrzebne. Wyjątek stanowią pełnomocnictwa do udziału w postępowaniach cywilnych, arbitrażowych i egzekucyjnych Artykuł 185 ust. 1 Kodeksu cywilnego Federacji Rosyjskiej, art. 53 Kodeksu postępowania cywilnego Federacji Rosyjskiej, art. 61 Kodeksu postępowania arbitrażowego Federacji Rosyjskiej, art. 54 ustawy federalnej z dnia 2 października 2007 r. nr 229- F Z
Polecenia płatnicze i wnioski o wydatki gotówkowe Potrzebna jest pieczątka. Wyjątkiem są wnioski o wydatki gotówkowe przetwarzane przez agencje rządowe , Zamówienie zatwierdzone

Dokumenty źródłowe

Wśród obowiązkowych danych spółki podstawowej, wymienionych w art. 9 ustawy federalnej z dnia 6 grudnia 2011 r. nr 402-FZ, nie ma pieczęci firmy. Ale to nie znaczy, że można obejść się bez nadruku na wszystkich dokumentach podstawowych. Przyjrzyjmy się bliżej.

Zatem od 1 stycznia 2013 r. spółki mogą zasadniczo stosować własne podstawowe formularze księgowe, po określeniu tego w swoich zasadach rachunkowości. Najważniejsze jest to, że zawierają wszystkie obowiązkowe dane z art. 9 ustawy federalnej z dnia 6 grudnia 2011 r. nr 402-FZ.

Dlatego też, jeśli opracowane lub udoskonalone przez Twoją firmę formularze dokumentów, z których obecnie korzystasz, nie posiadają pola na stempel, jego nadruk na dokumencie nie jest konieczny. Możesz pracować bez tego.

Ale jeśli użyjesz standardowych formularzy podstawowych, które są oznaczone „M.P.”, będziesz musiał umieścić pieczątkę. W przeciwnym razie dokument zostanie wykonany z naruszeniem. Oznacza to, że za jego pomocą nie będzie możliwe np. potwierdzenie wydatków na podatek dochodowy.

PYTANIE UCZESTNIKA - Otrzymaliśmy list przewozowy od kontrahenta bez stempla. Czy powinienem zwrócić dokument, aby został ostemplowany?

- Wszystko zależy od kształtu tej faktury. Jeśli Twój dostawca korzysta ze standardowego formularza nr TORG-12, zatwierdzonego dekretem Państwowego Komitetu Statystycznego Rosji z dnia 25 grudnia 1998 r. nr 132, wymagana jest pieczęć. Przecież sam formularz zawiera specjalnie wyznaczone miejsce na nadruk. Ponadto dokument musi być opatrzony dwiema pieczęciami – sprzedającego i kupującego.

A jeśli Ty i dostawca zgodzicie się na użycie samodzielnie opracowanej faktury, w której nie ma pola „M.P.”, wówczas pieczęć nie jest potrzebna.

Wiele firm korzysta obecnie z UPD w swojej pracy. To wygodne – jednym dokumentem możesz potwierdzić zarówno odliczenie podatku VAT, jak i uzasadnić wydatki. Przypomnę: zalecany formularz UPD znajduje się w piśmie Federalnej Służby Podatkowej Rosji z dnia 21 października 2013 r. Nr ММВ-20-3/96@. Zatem w samej formie znalazło się miejsce na nadruk (pole „M.P.”).

Jednak w zaleceniach dotyczących wypełnienia poszczególnych danych dokumentu uniwersalnego urzędnicy skarbowi wskazali, że drukowanie na formularzu jest opcjonalne. Zatem UPD bez pieczątki nadal może zostać przyjęty do rozliczeń podatkowych. Najważniejsze jest to, że wszystkie wymagane podstawowe dane są poprawnie wypełnione w dokumencie. Otóż ​​dane VAT jeśli firma korzysta z UTD ze statusem 1 (zarówno jako dokument podstawowy jak i faktura).

Ale jeśli masz możliwość umieszczenia pieczęci z pełną nazwą firmy na UPD, wygodniej jest to zrobić. Wtedy nie będziesz musiał ręcznie wypełniać linii 14 lub 19.

PYTANIE UCZESTNIKA - A co ze znaczkiem na paragonie? Nasz pracownik przyniósł czek, na którym nie było pieczątki sprzedawcy. Czy taki dokument będzie w stanie potwierdzić wydatki?

- Jeśli w samym formularzu dokumentu nie ma pola „MP”, nie będziesz mieć żadnych problemów. Przecież każdy sprzedawca samodzielnie opracowuje formularz dowodu sprzedaży. Nie ma oficjalnego formularza. Podkreślili to przedstawiciele Ministerstwa Finansów Rosji w piśmie z dnia 11 lutego 2009 r. nr 03-11-06/3/28. Jeśli więc na paragonie sprzedaży nie ma miejsca na nadruk, to stempel na dokumencie nie jest potrzebny.

I jedna chwila. Oprócz podstawowego formularza, który firma może opracować samodzielnie, istnieją obowiązkowe formularze, których organizacja nie może odmówić użycia. Na przykład dokumenty gotówkowe.

Należy więc pamiętać, że na potwierdzeniu zamówienia odbioru gotówkowego (formularz KO-1) można ominąć specjalną pieczątkę z dopiskiem „Zapłacone”. Jego odcisk będzie potwierdzeniem, że transakcja gotówkowa została zrealizowana. Jest to określone w paragrafie 3.2 Regulaminu Banku Rosji z dnia 12 października 2011 r. Nr 373-P. Prawo nie wymaga umieszczania na odbiorcy pieczęci głównej firmy. Często się o tym zapomina.

Firma musi mieć okrągłą pieczęć zawierającą pełną nazwę firmy w języku rosyjskim i wskazanie lokalizacji firmy. Jakiego rodzaju pieczęć należy zastosować do dokumentów, przeczytaj artykuł.

Pytanie: Proszę o pomoc w następującej kwestii. W naszej organizacji istnieją dwa rodzaje pieczęci - jeden główny, którego odcisk znajduje odzwierciedlenie na firmowej karcie bankowej, oraz drugi, który stwierdza „do dokumentów”, ale zawiera wszystkie szczegóły organizacji, które pozwalają nam zidentyfikować my, kontrahent. Czy możemy używać tej pieczęci na umowach z kontrahentami, raportach uzgodnień i fakturach?

Odpowiedź: Wszystkie pieczęcie organizacji są podzielone na główne („pieczęć” - tj. zawierające wszystkie niezbędne szczegóły i służące do poświadczania dokumentów w imieniu osoby prawnej oraz dodatkowe pieczęcie działów i usług, zawierające dodatkowe szczegóły (jeśli istnieją podstawowe) i służące do poświadczania dokumentów tych działów

Spółki z oo i spółki JSC mają prawo niezależnie decydować, czy organizacja będzie posiadać pieczęć, czy nie. Tabela pokazuje wszystkie sytuacje, w których drukowanie jest potrzebne lub nie.

Ponadto, jeżeli ustawodawstwo i ustalone formularze przewidują poświadczanie podpisów w dokumentach pierwotnych pieczęcią organizacji, wówczas nie można go poświadczyć pieczęcią departamentów i służb, w tym pieczęcią „do dokumentów” (Pismo Ministerstwa Spraw Wewnętrznych) Finanse Rosji z dnia 18 listopada 2011 r. Nr 03-02-07 /1-397), mimo że taka pieczęć może zawierać podstawowe dane organizacji. W przeciwnym razie, biorąc pod uwagę to stanowisko Ministerstwa Finansów Federacji Rosyjskiej, może to spowodować roszczenia ze strony organów kontrolnych.

Umowy z kontrahentami może w ogóle obejść się bez pieczęci (jeżeli sam tekst umowy nie zobowiązuje stron do jej opieczętowania lub nie jest to bezpośrednio wymagane przez prawo (art. 160 ust. 1 kodeksu cywilnego Federacji Rosyjskiej). Dlatego też jeżeli prawo lub treść samej umowy nie wymagają szczególnych wymagań dla umowy, wówczas można albo nie przybijać pieczęci, albo przybijać pieczątkę „do dokumentów” (ponieważ pieczęć firmy jest tylko dodatkiem i nie jest to obowiązkowy warunek umowy, zatem bez pieczęci i specjalnej pieczęci, a nie urzędowej, umowę nadal uważa się za zawartą).

Jeżeli jednak w umowie strony uzgodniły kwestię nałożenia pieczęci, musi to być pieczęć stemplowa.

Akt pojednania z kontrahentem jest sporządzony w dowolnej formie, w związku z tym można albo w ogóle obejść się bez pieczęci, albo umieścić nie pieczęć, ale pieczęć „na dokumenty”.

Należy zaznaczyć, że od 7 kwietnia 2015 r. organizacje komercyjne mogą zrezygnować z okrągłych pieczęci. Nabyli to zaraz po wejściu w życie. Jeżeli jednak organizacja nie zrezygnowała z pieczęci, TORG-12 musi mieć okrągłą pieczęć „pieczętkową”, pieczęć na dokumenty w tym przypadku jest niedopuszczalna.

Racjonalne uzasadnienie

Z ust. 5 art. 2 ustawy z dnia 02.08.1998 nr 14-FZ „O spółkach z ograniczoną odpowiedzialnością”

„Firma musi posiadać okrągłą pieczęć zawierającą pełną nazwę firmy w języku rosyjskim oraz wskazanie lokalizacji firmy*. Pieczęć spółki może zawierać także nazwę spółki w dowolnym języku narodów Federacji Rosyjskiej i (lub) języku obcym.

Spółka ma prawo posiadać pieczątki i formularze z nazwą firmy, własnym godłem, a także zarejestrowanym w określony sposób znakiem towarowym oraz innymi sposobami indywidualizacji.”

Z informacji ogólnych: Lista dokumentów, na których wymagana jest pieczęć organizacji (opcjonalnie)

Dokumentacja Czy wymagana jest pieczęć? Baza
<…>
Dokumenty istotne według rodzaju transakcji
Zaświadczenie o przyjęciu i przekazaniu w dowolnej formie Opcjonalny: nie jest to wymagane przez wykaz obowiązkowych danych dokumentów podstawowych. Jednocześnie dla sprzedawcy bezpieczniej jest, jeśli kupujący wystawi własną pieczątkę. Będzie to dodatkowy argument w sytuacji, gdy kupujący odmówi zapłaty, powołując się na fakt, że dokument zawiera podpis osoby nieuprawnionej. Klauzula 2 art. 9 ustawy z dnia 21 listopada 1996 r. nr 129-FZ, Instrukcje dotyczące jednolitego planu kont nr 157n
Dokumenty do rozliczania transakcji handlowych Obowiązkowy: tylko w liście przewozowym (formularz TORG-12) i dzienniku towarów pracownika drobnego handlu detalicznego (formularz TORG-23) - w formularzach dokumentów przewidziano miejsce na druk. Jednak instrukcje dotyczące wypełniania tych dokumentów nie mówią nic o drukowaniu. Wskazówki zatwierdzone *
Opcjonalny: we wszystkich pozostałych przypadkach. Na przykład w akcie przyjęcia towaru (formularz TORG-1), fakturze za ruch wewnętrzny, przeniesieniu towaru, kontenerach (formularz TORG-13), akcie odpisu towaru (formularz TORG-16), raporcie towarowym (formularz TORG-29) itp.

Od 7 kwietnia 2015 r. Organizacje komercyjne mogą odmówić przyjęcia plomb okrągłych. Prawo to nabyli po wejściu w życie ustawy federalnej nr 82-FZ z dnia 6 kwietnia 2015 r. Redaktorzy Systemu Glavbukh już dostają pytania, jak teraz pracować bez pieczątek. Przeczytaj odpowiedzi w tej specjalnej recenzji.*

Czy należy odmówić drukowania?

Wcale nie konieczne. Kierownictwo organizacji według własnego uznania decyduje, czy w przyszłości skorzystać z druku, czy też się bez niego obejść. Prawo przewiduje jedynie możliwość rezygnacji z okrągłej pieczęci na rzecz nowoczesnych metod identyfikacji. Organizacje nadal mają jednak prawo produkować dowolną liczbę pieczęci i znaczków o dowolnym kształcie, kolorze i stopniu ochrony.*

Co może zastąpić druk?

Pieczęć możesz zastąpić np. podpisem elektronicznym, specjalnym papierem firmowym lub pieczęcią holograficzną.*

Jak odmówić drukowania?

Wprowadź zmiany w statucie swojej organizacji. W tym dokumencie musi znajdować się informacja o obecności pieczęci.*

Jeśli odmówimy pieczęci, czy konieczne jest umieszczenie jej w standardowych dokumentach, w których takie dane są podane, np. w książeczce kasowej?

Nie ma jeszcze oficjalnych wyjaśnień w tej sprawie. Jednak Federalna Służba Podatkowa Rosji, Fundusz Emerytalny Rosji i Federalna Służba Podatkowa Rosji wyjaśniają, że natychmiast po wejściu w życie ustawy firma ma prawo przekazać im wszelkie dokumenty bez pieczęci. Moim jedynym życzeniem jest, aby w przypadku decyzji o odmowie przyjęcia pieczęci powiadomić o tym inspektorów listownie. Gdy tylko pojawią się oficjalne wyjaśnienia, System Glavbukh ostrzeże Cię o tym. Śledź wiadomości.

Czy konieczne jest stemplowanie produktu pierwotnego, którego formy firma sama wypracowała?

Nie, nie ma potrzeby. Pieczęć nie jest wymieniona wśród obowiązkowych danych dokumentów podstawowych wymienionych w Części 2

Czy konieczne jest stosowanie pieczęci w umowach np. w umowie kupna-sprzedaży?

Nie, niekoniecznie. Konieczne jest umieszczenie pieczęci w umowie z kontrahentami tylko wtedy, gdy jest to wyraźnie przewidziane w umowie (art. 160 ust. 1 kodeksu cywilnego Federacji Rosyjskiej). Dlatego jeśli jedna ze stron odmówi przyjęcia pieczęci okrągłej, wystarczy zadbać o to, aby z umowy został usunięty wymóg jej umieszczania.*

Czy banki będą wymagały stempli na dokumentach?

Nie, nie zrobią tego. Przedstawiciele banków informują, że w przypadku odmowy złożenia pieczęci wystarczy im podpis dyrektora generalnego na wszelkich dokumentach.

Czy można już nie wstawiać pieczątek do zeszytów ćwiczeń?

Na razie jest to ryzykowne. Przecież zasady wypełniania zeszytów ćwiczeń nadal stanowią, że wpis na stronie tytułowej i akta zwolnień muszą być poświadczone pieczęcią (klauzula 2.2 Instrukcji zatwierdzonej uchwałą Ministerstwa Pracy Rosji z dnia 10 października 2003 r. nr 69).

Z sytuacji Siergieja Razgulina, czynnego doradcy państwowego Federacji Rosyjskiej III klasy

Czy konieczne jest stemplowanie dokumentów pierwotnych?

Pieczęć nie jest wymieniona wśród obowiązkowych szczegółów dokumentów pierwotnych wymienionych w części 2 art. 9 ustawy z dnia 6 grudnia 2011 r. nr 402-FZ.

Dlatego umieść pieczęć na dokumencie:

  • jeżeli organizacja według własnego wyboru korzysta z niezależnie opracowanego formularza zatwierdzonego przez kierownika, który zawiera pieczęć;
  • jeżeli organizacja według własnego wyboru stosuje ujednolicony formularz zawarty w albumie ujednoliconych formularzy, który zawiera pieczęć. Jednocześnie kierownik zatwierdził, aby formularz był używany bez zmian (lub zmiany nie mają wpływu na pieczęć);
  • przy stosowaniu standardowych obowiązkowych formularzy ustanowionych przez upoważnione organy (rząd Federacji Rosyjskiej, Bank Rosji itp.) na podstawie przepisów federalnych, jeżeli standardowe formularze wymagają pieczęci.

Wykaz dokumentów, na których wymagana jest pieczęć organizacji (opcjonalnie) znajduje się w tabeli.

W umowach, które zwykle zawiera organizacja (zakup i sprzedaż, świadczenie usług itp.), Nie ma również konieczności umieszczania pieczęci. Pieczęć należy umieścić tylko wtedy, gdy jest to wyraźnie przewidziane w umowie (klauzula 1, art. 160 kodeksu cywilnego Federacji Rosyjskiej).

Jeszcze jedna rzecz. Od 7 kwietnia 2015 r. Spółki z oo i spółki akcyjne mogą w ogóle nie posiadać pieczęci. Jest to przewidziane w artykułach ustawy z dnia 6 kwietnia 2015 r. nr 82-FZ.*

Wymagania dotyczące druku na fakturze

Jaka uszczelka powinna być nałożona list przewozowy nr TORG-12 ? Wielu dostawców umieszcza pieczątkę „Do dokumentów”. Czy to prawda?

Okrągła pieczęć organizacji musi zawierać pełną nazwę firmy w języku rosyjskim oraz wskazanie jej lokalizacji. Prasa może również podać nazwę spółki w dowolnym języku obcym lub języku narodów Federacji Rosyjskiej („O spółkach akcyjnych”, ustawa federalna z dnia 8 lutego 1998 r. nr 14-FZ „O spółkach z ograniczoną odpowiedzialnością ”).

Zatem obowiązujące przepisy nie zawierają żadnych zakazów możliwości dodania dodatkowych szczegółów do pieczęci.

Na jakich dokumentach potrzebujesz pieczątki firmowej, a kiedy możesz się bez niej obejść?

Umowy z kontrahentami

Generalnie umowy z kontrahentami nie wymagają stemplowania. Chyba, że ​​sam tekst umowy zobowiązuje strony do jej zawarcia. Lub nie jest to bezpośrednio wymagane przez prawo. Wniosek ten wynika z art. 160 ust. 1 Kodeksu cywilnego Federacji Rosyjskiej.

Przykładowo pieczątki należy umieścić na podwójnym paragonie magazynowym i umowie zastawu, jeśli zastawiony przedmiot pozostaje u zastawcy. Jest to określone w artykułach i Kodeksie cywilnym Federacji Rosyjskiej.

Otóż, jeśli w prawie lub w treści samej umowy nie ma szczególnych wymagań co do umowy, nie ma potrzeby umieszczania pieczęci. Sędziowie również zgadzają się z tą argumentacją. Przykładami tego są decyzje Okręgu Północno-Zachodniego FAS z dnia 24 marca 2009 r. w sprawie nr A52-3612/2008, Okręgu FAS Kaukaz Północny z dnia 5 grudnia 2012 r. nr A32-37081/2011 oraz Okręgu FAS Wołga. z dnia 10 sierpnia 2012 r. nr A12-16523/2011. Sędziowie stwierdzili w nich: w ogólnym przypadku pieczęć firmy jest jedynie dodatkowym, a nie obowiązkowym wymogiem umowy. Oznacza to, że nawet bez stempla umowę uważa się za zawartą. A takiej umowy nie można uznać za nieważną.

Jeśli więc Twój kontrahent dał Ci umowę bez pieczątki, nie spiesz się z jej zwrotem. Najpierw dokładnie przestudiuj tekst umowy. Jeśli nie ma ani słowa o pieczęci, umowa będzie ważna bez niej. Najważniejsze, że na dokumencie znajdują się podpisy stron transakcji.

Otóż, jeśli nadal chcesz, aby umowy z kontrahentami miały pieczęcie obu stron, wystarczy wpisać w nich na przykład następujące sformułowanie: „Niniejsza umowa oraz jej zmiany są ważne tylko wtedy, gdy zostały sporządzone w formie pisemnej, podpisane przez upoważnionych przedstawicieli i opieczętowane przez strony.” W takim razie na pewno nie obejdzie się bez drukowania.

Dokumenty źródłowe

Wśród obowiązkowych danych spółki podstawowej, wymienionych w art. 9 ustawy federalnej z dnia 6 grudnia 2011 r. nr 402-FZ, nie ma pieczęci firmy. Ale to nie znaczy, że można obejść się bez nadruku na wszystkich dokumentach podstawowych. Przyjrzyjmy się bliżej.

Zatem od 1 stycznia 2013 r. spółki mogą zasadniczo stosować własne podstawowe formularze księgowe, po określeniu tego w swoich zasadach rachunkowości. Najważniejsze jest to, że zawierają wszystkie obowiązkowe dane z art. 9 ustawy federalnej z dnia 6 grudnia 2011 r. nr 402-FZ.

Dlatego też, jeśli opracowane lub udoskonalone przez Twoją firmę formularze dokumentów, z których obecnie korzystasz, nie posiadają pola na stempel, jego nadruk na dokumencie nie jest konieczny. Możesz pracować bez tego.

Ale jeśli użyjesz standardowych formularzy podstawowych, które są oznaczone „M.P.”, będziesz musiał umieścić pieczątkę. W przeciwnym razie dokument zostanie wykonany z naruszeniem. Oznacza to, że za jego pomocą nie będzie możliwe np. potwierdzenie wydatków na podatek dochodowy.

PYTANIE UCZESTNIKA

- Otrzymaliśmy list przewozowy od kontrahenta bez pieczątki. Czy powinienem zwrócić dokument, aby został ostemplowany?
- Wszystko zależy od kształtu tej faktury. Jeśli Twój dostawca korzysta ze standardowego formularza nr TORG-12, zatwierdzonego dekretem Państwowego Komitetu Statystycznego Rosji z dnia 25 grudnia 1998 r. nr 132, wymagana jest pieczęć. Przecież sam formularz zawiera specjalnie wyznaczone miejsce na nadruk. Ponadto dokument musi być opatrzony dwiema pieczęciami – sprzedającego i kupującego.
A jeśli Ty i dostawca zgodzicie się na użycie samodzielnie opracowanej faktury, w której nie ma pola „M.P.”, wówczas pieczęć nie jest potrzebna.

Wiele firm korzysta obecnie z UPD w swojej pracy. To wygodne – jednym dokumentem możesz potwierdzić zarówno odliczenie podatku VAT, jak i uzasadnić wydatki. Przypomnę: zalecany formularz UPD znajduje się w piśmie Federalnej Służby Podatkowej Rosji z dnia 21 października 2013 r. Nr ММВ-20-3/96@. Zatem w samej formie znalazło się miejsce na nadruk (pole „M.P.”).

Jednak w zaleceniach dotyczących wypełnienia poszczególnych danych dokumentu uniwersalnego urzędnicy skarbowi wskazali, że drukowanie na formularzu jest opcjonalne. Zatem UPD bez pieczątki nadal może zostać przyjęty do rozliczeń podatkowych. Najważniejsze jest to, że wszystkie wymagane podstawowe dane są poprawnie wypełnione w dokumencie. Otóż ​​dane VAT jeśli firma korzysta z UTD ze statusem 1 (zarówno jako dokument podstawowy jak i faktura).

Ale jeśli masz możliwość umieszczenia pieczęci z pełną nazwą firmy na UPD, wygodniej jest to zrobić. Wtedy nie będziesz musiał ręcznie wypełniać linii lub .

Zwrot podatku

Urzędnicy w swoich wyjaśnieniach wielokrotnie podkreślali, że nie przyjmą zeznania podatkowego w formie papierowej bez pieczęci firmy. Przedstawiciele Ministerstwa Finansów Rosji po raz kolejny potwierdzili to w piśmie z dnia 1 lutego 2013 r. nr 03-02-07/1/2031.

Faktem jest, że na stronach tytułowych wszystkich formularzy podatkowych znajduje się miejsce na druk. W związku z tym konieczne będzie stemplowanie deklaracji papierowych. W przeciwnym razie inspektorzy nie zaakceptują raportu. Jest to określone w paragrafie 28 Regulaminu administracyjnego Federalnej Służby Podatkowej Rosji, zatwierdzonego rozporządzeniem Ministerstwa Finansów Rosji z dnia 2 lipca 2012 r. Nr 99n.

Cóż, bez pieczątki na formularzu papierowym inspektorzy uznają, że firma nie złożyła oświadczenia. I zostanie ukarana grzywną zgodnie z art. 119 ust. 1 kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej.

Jeśli więc przygotowujesz się do składania raportów w wersji papierowej, pamiętaj o wcześniejszym poświadczeniu ich główną pieczęcią firmy. Wystarczy umieścić wydruk w ściśle wyznaczonym miejscu oznaczonym „M.P.” Nie ma konieczności stemplowania wszystkich stron raportu.