При перевозке грузов с помощью железной дороги должен быть оформлен необходимый пакет документов, который сопровождает груз с момента отправления до получения его адресатом.

Для чего используется транспортная железнодорожная накладная

Транспортная железнодорожная накладная является документом, который идентифицирует груз и содержит следующие сведения:

• Данные фирмы-отправителя;Данные о грузе;
• Нюансы его перевозки;
• Габариты груза;
• Данные перевозчика;Данные получателя.

Составление накладной подразумевает заключение договора между отправителем и железнодорожной компанией-перевозчиком. Транспортная ж/д накладная должна быть составлена на все грузы, независимо от их размера и дальности перевозки. Данный порядок определяется локально-нормативными актами железнодорожного транспорта.

Оригинал транспортной железнодорожной накладной: унифицированная форма

Для составления накладной предусмотрены унифицированные формы, их использование обязательно для всех клиентов, которые пользуются услугами железной дороги для перевозки грузов. То есть отправитель не может составить накладную по своему образцу.

Накладная состоит из четырех частей:

• оригинальный экземпляр накладной, который вручается грузополучателю;
• дорожная ведомость, документ, который составляется не менее чем в 2 экземплярах и сопровождает груз на всех станциях;
• корешок дорожной ведомости, документ, который после доставки груза остается у компании-перевозчика;
• квитанция о приеме груза, то есть документ, который подтверждает, что перевозчик принял груз. Она остается у отправителя.

Форма накладной, которую оформляют при отправке, зависит от вида груза и способа его отправки (отдельный пакет, целый вагон и т.д.).

Основные формы это ГУ-27 и ГУ-29-О.

Оригинал транспортной железнодорожной накладной ГУ-27 и ГУ-29-О утвержден Правилами заполнения перевозочных документов на перевозку грузов железнодорожным транспортом, которые утверждены Приказом МПС РФ № 39 от 18.06.2003 года.

Транспортная железнодорожная накладная: образец заполнения

При заполнении накладной необходимо придерживаться следующих правил:

• отправитель заполняет свою часть от руки, печатными или письменными буквами, шариковой ручкой. Текст должен быть читаем и не содержать ошибок (фактических и орфографических);
• при недостатке места для заполнения всех нужных данных они вносятся сразу на несколько листов, а на первой странице ставится отметка об этом.
• все листы накладной должны быть между собой надежно скреплены. Порядок заполнения накладной отправителем:
• полная информация об отправителе, полное наименование (ФИО), адрес, ставится личная подпись;
• указывается станция отправления груза;
• полная и достоверная информация о получателе: наименование организации (ФИО) получателя, его адрес и другие контактные данные;
• станция, куда должен прибыть груз;
• названия пограничных станций (при их наличии);
• данные вагона перевозки: номер, принадлежность, грузоподъемность, количество осей, тип вагона;
• подробное описание груза: наименование, упаковка, количество мест, опломбирование, данные о погрузке и массе, данные об оплате всех необходимых платежей и сопровождающие документы.

Все остальные графы заполняют перевозчиком в процессе транспортировки и передачи груза получателю.

Обратите внимание! За недостоверные сведения о грузе на отправителя накладывается штраф, равный пятикратному размеру реальной стоимости перевозки груза.

Транспортная железнодорожная накладная является обязательным документом при отправке груза с помощью железной дороги. Форма данного документа утверждена законодательно и обязательна для всех участников договора о перевозке.

Перевозки груза посредством железных дорог – это экономия денег и удобный сервис. Габариты объектов могут быть очень большие, а сохранность их полностью обеспечена. Каждый груз, как и при любом другом виде транспортировки, сопровождается документами, содержащими информацию как о самом грузе, так и об условиях его перевозки.

Все сопроводительные документы должны соответствовать единому стандарту, принятому федеральными надзорными органами ж/д транспорта. По ст.32 устава транспортировки ж/д в РФ, перемещение груза происходит на основании договора, где тот, кто отправляет груз, оплачивает расходы. А вот подтверждением существования этого договора является железнодорожная накладная.

Согласно законодательству, документ, подтверждающий отношения по оказанию услуг, оформляется в форме договора. При транспортировке груза с помощью ж/д такой документ заключается между представителем железной дороги и грузоотправителем. Он является основанием для составления железнодорожной накладной, которая будет следовать вместе с грузом до получателя. Фактически именно накладная является важнейшим документом, отражающим договорные отношения между двумя сторонами.

Обратите внимание! Железнодорожная накладная – это именной документ, потому что при составлении в нем указывается данные конкретного лица, который должен получить груз.

Бланки сопроводительных документов, в т.ч. и накладной, выдают представители РЖД. Грузоотправитель и грузополучатель заполняют эти документы при отправке и при получении соответственно. Согласно приказу №42Ц МПС РФ от 9 декабря 1999 года на каждую отправку груза должна быть предоставлена правильно заполненная накладная и прочие документы по отправке груза. Этот приказ как раз и подтверждает, что сама накладная и выданная на нее квитанция подтверждают наличие договора.

Этот сопроводительный документ всегда содержит следующую информацию:

• Наименование груза;
• Места отправки и конечного назначения;
• Дату и время принятия объекта;
• Ожидаемую дату доставки грузополучателю;
• Время в пути и другие пункты.

После того, как экземпляр накладной и квитанция на нее будут переданы грузоотправителю, договор будет считаться заключенным. Вместе с тем, когда груз будет доставлен, получателю будет передан его экземпляр накладной с проставленной печатью.

Накладная защищает стороны от возможных происшествий и дает право требовать:

• Верную тарифную систему;
• Достоверные расчеты;
• Сохранность объекта;
• Защиту от повреждений и целостности груза.

Обратите внимание! Схема перевозки груза ж/д линиями регулируется «Транспортным уставом железных дорог в РФ» согласно ФЗ №2 от 08.01.1998 г.

В случае нарушения каких-либо пунктов. грузоотправитель на основании железнодорожной накладной вправе обозначить претензии и обратится в суд для отстаивания своих требований, т.к. нарушены фактически условия договора. А в бухгалтерии накладная является основанием для списывания и оприходования средств.

Документ состоит из 6 листов плюс несколько копий и дополнительный лист под названием «Дорожная ведомость». Каждый листок имеет свое назначение – на одном из этапов транспортировки подписывается кем-то или выдается кому-то.

Кто заполняет и образец

После того, как представители РЖД выдадут листы с бланками накладных, их нужно будет заполнить в соответствии с основными требованиями:

• Выданный бланк накладной всегда заполняет грузоотправитель ;
• Разрешается заполнять документ в печатном или письменном виде (только шариковыми ручками);
• Вносимые данные должны полностью соответствовать реальным данным;
• Исправления и помарки не допускаются, если произошли какие-то изменения до отправки груза, то накладная должна заполняться заново на чистом бланке;
• Произошедшие изменения в пути вносятся в бланк сотрудниками ж/д, заверяются подписью и печатью станции;
• Дорожная ведомость должна быть размножена в количестве участвующих организаций в перевозке;
• Если граф для занесения информации не достаточно, то печатаются дополнительные листы, а на главной странице ставится отметка «Смотреть на доп. листе»;
• Все листы накладной надежно скрепляются между собой, чтобы до конца следования груза ни один из них не пропал.

Груз, отправляемый отдельным вагоном и более мелкими размерами, оформляется накладной по форме ГУ-27 или ГУ-29. Полный комплект сопроводительных бланков соответствует форме ГУ-29-О и включает:

• Накладную;
• Квитанцию о приеме груза;
• Дорожную ведомость;
• Корешок дорожной ведомости.

По существующим правилам графы железнодорожной накладной заполняются грузоотправителем согласно образцу:

1. «Отправитель». Здесь указываются информация об отправителе: адрес, наименование организации или ФИО, подпись;
2. «Станция отправления». Прописывается название ж/д вокзала и/или наименование станции;
3. «Заявления отправителя». Указывается маршрут, вид транспортировки (по особенностям объекта грузоперевозок), кол-во листов документа и пр;
4. «Получатель». Прописываются данные получателя: адрес, наименование организации или ФИО, контактные данные (телефон), присвоенный идентификатор грузу;
5. «Станция назначения». Наименование станции, где нужно получить груз;
6. «Пограничные места переходов». Указываются названия пограничных станций;
7. «Вагон». Указывается номер вагона;
8. «Вагон предоставил». Ставится «О» — вагон принадлежит отправителю или получателю, «П» — вагон перевозчика;
9. «Грузоподъемность». Прописывается в тоннах;
10. «Оси». Вносится кол-во осей;
11. «Масса тары». Списывается информация с вагона;
12. «Тип цистерны». Калибр цистерны списывается с вагона (под номером);

Пункты под № 13 и №14 не заполняются грузоотправителем. А далее подробно описывается объект перевозки. И заполняются графы:

• «Наименование груза»;
• «Род упаковки»;
• «Кол-во мест»;
• «Масса»;
• «Пломбы»;
• «Погружено»;
• «Способ определения массы»;
• «Перевозчики»;
• «Уплата провозных платежей»;
• «Документы, приложенные отправителем»;
• «Информация, не предназначенная для перевозчика».

Оставшиеся пункты отправитель не заполняет.

После заполнения документа, сотрудником ж/д проверяется правильность внесенных данных и, если все верно, то проставляется виза. Этот номер является разрешением для дальнейшего принятия груз/

Пятикратный штраф за искажение сведений о массе груза в жд накладной

По ст.33 ТУЖД за достоверность данных, внесенных в накладную, ответственность несет грузоотправитель. Информация должна быть реальной, полной и точной. Перевозчик проверяет любые данные, касательные груза, по своему усмотрению.

Если в результате проверки была выявлена ложная информация о свойствах груза и прочих сведений, то это расценивается как угроза безопасности движения и работы ж/д транспорта или отправка запрещенных к перевозке объектов. За подобные нарушения на отправителя налагается штраф в соответствии со ст.98 ТУЖД. Размер удержания равняется пятикратной стоимости перевозки подобных грузов на любые расстояния.

Чтобы зафиксировать факт нарушения, составляется акт сверки.

К преимуществам перевозки грузов железнодорожным транспортом являются сохранность и возможность транспортировки грузов больших размеров. Транспортировка грузов, осуществляемая с помощью транспорта по железной дороге, сопровождается необходимой документацией, вследствие чего все чаще пользователи ищут в поисковых системах ответа на запрос «транспортная железнодорожная накладная бланк и образец».

Какие основные сведения содержит оригинал накладной

В таблице 1 представлена основная информация, которую заполняет отправитель груза в оригинале перевозочного документа на основании Правил , утв. Приказом МПС 18.06.2003 N 39.

Таблица 1. Информация, заполняемая в транспортной железнодорожной накладной отправителем груза

На оборотной стороне документа располагается информация.

Как оформить железнодорожную накладную?

Организация пользуется услугами перевозки железнодорожным транспортом. Какие документы транспортная организация обязана предоставить - читайте в статье

Вопрос: ООО приобретает товар, доставка которого осуществляется железнодорожным транспортом. Грузополучателем является сторонняя организация, с которой заключен договор ответственного хранения.У кого должен оставаться лист 1 транспортной железнодорожной накладной? Если у грузополучателя, то каким документом организация покупатель подтвердит факт доставки товара до места хранения?

Ответ: Официальных разъяснений по данному вопросу нет.

Основной перевозочный документ, подтверждающий перевозку, – транспортная железнодорожная накладная. Транспортная железнодорожная накладная состоит из четырех листов. Лист 1 – это оригинал накладной. Он выдается перевозчиком грузополучателю. Лист 2 – дорожная ведомость. Лист 3 – корешок дорожной ведомости. Он должен остаться у перевозчика. И последний лист 4 – квитанция о приеме груза. Она остается у грузоотправителя (Письмо от 21 августа 2009 г. № ШС-22-3/660@).

Исходя из этого можно сделать вывод, что транспортная железнодорожная накладная покупателю не передается. Она останется у грузополучателя - организации, с которой заключен договор ответственного хранения.

Чтобы обезопасить себя включите в договор условие о предоставлении копии транспортной железнодорожной накладной покупателю.

Первичным документом, на основании которого товар принимается к учету у покупателя, может служить товарная накладная по форме № ТОРГ-12 . При этом если товар доставляется ж/д транспортом, то наряду с товарной накладной необходима транспортная железнодорожная накладная. Этот документ служит подтверждением перевозки товаров.

Но если покупатель не является заказчиком перевозки, то действующий порядок не предусматривает обязательного наличия у него транспортной железнодорожной накладной. В этом случае наличие товарной накладной по форме № ТОРГ-12 является достаточным условием признания расходов на товар (по аналогии с доставкой автомобильным транспортом).

Обоснование

Из статьи журнала «Семинар для бухгалтера», №6, июнь 2009
Отправляем груз по железной дороге и не переживаем о документах

САМИМ. На что обратить внимание, заключая договор на перевозку с ОАО «РЖД»

Рассмотрим первый вариант, когда вы самостоятельно отправляете свой груз. Прежде всего вы должны заключить договор перевозки с ОАО «Российские железные дороги». Для этого подаете заявку на перевозку грузов по форме ГУ - 12. Форма заявки приведена в приказе МПС России от 16 июня 2003 г. № 21 «Об утверждении правил приема заявок на перевозку грузов железнодорожным транспортом». Сделать это нужно не менее чем за 10 суток до начала перевозок грузов. Если у вас идет груз на экспорт, то не менее чем за 15 дней до начала перевозки. Так гласит статья 11 Федерального закона от 10 января 2003 г. № 18 - ФЗ «Устав железнодорожного транспорта Российской Федерации».

В заявке вы указываете полное наименование, почтовый адрес грузоотправителя, то есть вашей фирмы, железнодорожные станции отправления и назначения. А также приводите точную информацию о грузе: наименование, вес, количество вагонов, грузоподъемность и количество контейнеров.

Заявка заполняется в трех экземплярах. Каждый из них подписывается руководителем и заверяется печатью фирмы.

В течение двух дней перевозчик должен ее согласовать и вернуть вам один экземпляр заявки с соответствующей отметкой. Если заявка согласована не будет, то вам вернут два экземпляра заявки с приложенным мотивированным отказом (Пункт 11 Правил, утвержденных приказом МПС России от 16 июня 2003 г № 21).

После того как заявка принята, оформляется договор перевозки грузов. Если ваша компания планирует систематически перевозить грузы железнодорожным транспортом, лучше заключить долгосрочный договор. Тогда в заявках на перевозку вы сразу указываете номер договора.

В договоре определяются предполагаемые объемы перевозок грузов, сроки, условия доставок, порядок расчетов, ответственность сторон, а также прочие условия организации перевозок.

В рамках договора перевозки могут быть предусмотрены вспомогательные услуги и работы, связанные с перевозкой грузов: погрузочно - разгрузочные работы, подача и уборка вагонов, хранение грузов и контейнеров и др. Соответственно плата за них войдет в общую стоимость транспортных услуг по доставке груза помимо железнодорожного тарифа за перевозку.

Хочу заметить, что в некоторых случаях требуется заключить отдельный договор о подаче и уборке вагонов, причем не с железной дорогой, а с владельцем железнодорожного подъездного пути. Чтобы вам было проще разобраться, о какой ситуации идет речь, – несколько слов о структуре железнодорожных путей. Различают железнодорожные пути общего пользования и железнодорожные подъездные пути, то есть пути не общего пользования.

Железнодорожные подъездные пути примыкают к железнодорожным путям общего пользования и предназначены для обслуживания определенных грузоотправителей и грузополучателей.

Они могут принадлежать не ОАО «РЖД», а другому владельцу: физическому или юридическому лицу. Если компания, которая является грузоотправителем или грузополучателем, имеет на «чужом» подъездном пути склады и погрузочно - разгрузочные площадки, то она оформляет договор о подаче и уборке вагонов с его владельцем. При условии, что подъездной путь обслуживается локомотивом своего владельца.

В этом случае железная дорога в расчетах не участвует. Компания получает документы, подтверждающие затраты на подачу - уборку вагонов от владельца подъездного пути. Это акты выполненных работ, счета - фактуры.

– А если подъездной путь обслуживается железнойдорогой, какие документы мы должны получить?

– Ведомость подачи - уборки вагонов.

Основной перевозочный документ, подтверждающий перевозку, – транспортная железнодорожная накладная. Она оформляется грузоотправителем и сопровождает груз на всем пути его следования. На это указывает пункт 25 Устава железнодорожного транспорта РФ. Когда груз приходит на станцию назначения, накладная передается грузополучателю.

Транспортная железнодорожная накладная состоит из четырех листов. Лист 1 – это оригинал накладной. Он выдается перевозчиком грузополучателю. Лист 2 – дорожная ведомость. Лист 3 – корешок дорожной ведомости. Он должен остаться у перевозчика. И последний лист 4 – квитанция о приеме груза. Она остается у грузоотправителя.

Замечу, что накладная составляется на каждую отправку груза.

Формы транспортных железнодорожных накладных приведены в Правилах заполнения перевозочных документов на перевозку грузов железнодорожным транспортом, утвержденных приказом МПС России от 18 июня 2003 г. № 39, а также в Правилах перевозок железнодорожным транспортом грузов в универсальных контейнерах, утвержденных приказом МПС России от 18 июня 2003 г. № 30.

Таким образом, подав заявку на перевозку, вы должны заполнить железнодорожную накладную и сдать ее перевозчику вместе с грузом. У вас на руках остается квитанция о приеме груза. О том, что квитанция вами получена, вы расписываетесь в соответствующей графе корешка дорожной ведомости.

При приеме груза перевозчик должен проставить на всех листах накладной календарный штемпель.

Если для погрузки, крепления и перевозки груза необходимы специальное оборудование, материалы, приспособления, в железнодорожной накладной вы делаете соответствующую отметку.

Хочу обратить ваше внимание, что отметки, которые проставляются на накладных, имеют значение при разрешении споров. Например, в случае нарушения срока доставки груза или задержки его выдачи. Поскольку к претензии перевозчику должны быть приложены помимо других документов и транспортные накладные* (Статья 120 Устава железнодорожного транспорта РФ).

Расчеты с железной дорогой, как правило, проводятся в безналичном порядке через технологические центры по обработке перевозочных документов (ТехПД) железных дорог.

При этом платежи за перевозку грузов и дополнительные сборы могут перечисляться в порядке плановых платежей или предварительной оплаты* (Пункт1 Положения о порядке проведения операций по доходным счетам МПС, утвержденного ЦБ РФ № 82, МПС России № ЦФ - 244 от 25 марта 1994 г).

Можно заплатить за перевозку также наличными деньгами через железнодорожную кассу.

Как правило, платежи вносятся грузоотправителем до момента приема груза для перевозки. Исключение составляют ситуации, когда перевозку оплачивает получатель груза. Тогда по письменному заявлению грузоотправителя перевозчик может разрешить оплату перевозки на станции назначения. В этом случае в договоре перевозки предусматриваются гарантии внесения провозной платы.

Окончательные расчеты за перевозку проводит получатель по прибытии груза на железнодорожную станцию назначения до момента его выдачи.

Учтите, что задержка платежей чревата дополнительными тратами. Вам придется уплатить проценты за пользование чужими средствами согласно статье 395 Гражданского кодекса РФ. А кроме того, не выданные грузополучателю вагоны и контейнеры будут на ответственном простое и за их использование тоже придется платить. На это указывает статья 30 Устава железнодорожного транспорта РФ.

Теперь, что касается ответственности перевозчика. За потерю или недостачу груза железная дорога возмещает ущерб в размере его стоимости. За утрату груза, сданного для перевозки с объявлением ценности – в размере объявленной стоимости. За повреждение груза – в размере стоимости поврежденной части.

Стоимость груза определяется исходя из его цены, указанной в счете продавца или предусмотренной договором. Если по документам стоимость груза определить нельзя, тогда берется цена на аналогичные товары при сравнимых обстоятельствах.

Перевозчик также должен вернуть плату за перевозку груза и иные платежи пропорционально количеству утраченного или поврежденного груза, если данная плата не входит в стоимость такого груза* (Статья 96 Устава железнодорожного транспорта РФ).

Если перевозчик в установленное время не подал под погрузку вагоны, контейнеры или они оказались непригодные для перевозки, он платит штрафы, предусмотренные правилами статьи 100 Устава железнодорожного транспорта РФ.

Уточню, что задержка вагонов под погрузку менее чем на пятнадцать минут в расчет не принимается. Задержка вагонов от пятнадцати минут до одного часа принимается за полный час.

– А если груз пришел на станцию назначения с опозданием по вине перевозчика, он должен платить штраф?

– В этом случае железная дорога платит не штраф, а пени в размере 9 процентов платы за перевозку груза. Это следует из статьи 97 Устава железнодорожного транспорта РФ.

Кроме всего прочего, если в процессе доставки груза были повреждены или утрачены вагоны, контейнеры, которые не принадлежат перевозчику, он должен возместить убытки их владельцам.

Комментарий редакции

Как определить срок доставки груза

Срок доставки груза нужно считать с 00.00 часов дня, следующего за днем документального оформления приема груза для перевозки. Дату приема груза перевозчики проставляют в оригинале накладной и дорожной ведомости в графе «Календарные штемпеля», в корешке дорожной ведомости и квитанции о приеме груза в графе «Календарный штемпель перевозчика на станции отправления». Дата окончания срока доставки груза указывается перевозчиком во всех листах накладной. Неполные сутки при подсчете сроков доставки грузов считаются за полные. Расчетное время – московское. Перевозчик обязан уведомить грузополучателя о прибывших в его адрес грузахне позднее 12 часов дня, следующего за днем прибытия грузов. Порядок и способ уведомления устанавливаются по соглашению сторон.

В каком порядке оприходовать товары

Можно ли оприходовать товар без товарно-транспортной накладной по форме № 1-Т. Поставщик доставляет товар покупателю автомобильным транспортом. Покупателю представлена только товарная накладная по форме № ТОРГ-12

Можно, но только при условии, что покупатель не является заказчиком перевозки.

Первичным документом, на основании которого товар принимается к учету, может служить товарная накладная по форме № ТОРГ-12 (указания , утвержденные постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132). При этом если товар доставляется покупателю автомобильным транспортом, то наряду с товарной накладной необходима товарно-транспортная накладная, например, по форме № 1-Т (или транспортная накладная по форме , утвержденной постановлением Правительства РФ от 15 апреля 2011 г. № 272). Это связано с тем, что товарно-транспортная накладная является документом, предназначенным для расчетов за перевозки товаров автомобильным транспортом (раздел 2 указаний, утвержденных , п. 2 ст. 785 ГК РФ , ).

Этот документ служит подтверждением не только перевозки товаров, но и их отгрузки. Поэтому покупатель на его основании может отразить в бухучете поступление товаров (п. 2.1.3 Методических рекомендаций, утвержденных письмом Комитета РФ по торговле от 10 июля 1996 г. № 1-794/32-5 , указания , утвержденные постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78 , п. , Методических указаний, утвержденных