В каждую активно работающую компанию регулярно приходят письма с различными предложениями. Это может быть предложение о сотрудничестве (коммерческое), об участии в каком-либо мероприятии (конференции, семинаре, праздновании) и т.д. Также в обращении между организациями распространены письма-запросы, претензии, напоминания и т.д. Таким образом, входящая корреспонденция предприятия может исчисляться десятками, а то и сотнями различных посланий, которые требуют ответа.
Как оформить отказ
Рассмотрение того или иного письма никоим образом не гарантирует того, что получивший его представитель организации в обязательном порядке ответит согласием на предложение, запрос или претензию, содержащуюся в нем. Напротив, во многих случаях работники компаний пишут отказы.
Но чтобы правильно отказать, нужны определенные навыки. Важно не обидеть отправителя письма негативным содержанием – это диктуют не только правила элементарной деловой вежливости, но и возможность того, что в дальнейшем он может стать заказчиков, клиентом или партнером.
Общие сведения о деловом письме
Вся официальная корреспонденция подчиняется определенным правилам составления. Прежде всего, необходимо помнить о том, что, несмотря на то, что содержание письма может быть абсолютно произвольным, его структура и состав должны соответствовать нормам, принятым в оформлении деловых бумаг, т.е. условно поделены на три части: начало (обращение и заголовок письма), основной раздел и заключение (подпись и дата).
Стиль письма должен быть сдержанным, лаконичным, без излишне «нагруженных» предложений, сложной специфической терминологии. Отказ следует делать максимально корректным, в нем недопустимы грубость, ненормативная лексика и прочие крайние проявления. При формировании письма нужно обязательно учитывать нормы русского языка в плане культуры речи, лексики, грамматики, орфографии и стилистики.
Отказ может быть немотивированным, но все же лучше, если в письме будет указана его причина.
В случае, если ответ подробный и обстоятельный, то следует поделить его на абзацы или пункты – так восприятие текста существенно облегчается.
При отказе не надо рубить сплеча и «сжигать мосты» желательно оставить пути к отступлению, то есть поблагодарить за оказанное внимание и выразить надежду на возможность дальнейшего сотрудничества. Для этого можно указать условия, которые получатель может выполнить для установления деловых отношений. Если есть возможность посоветовать предприятие, которое также согласилось бы на сотрудничество или иные предложения, высказанные в первоначальном послании, то пренебрегать ею не следует – это оставит хороший след в памяти адресата.
На имя кого писать
Отказ нужно писать строго на имя того человека, который подписался под изначальным письмом. В противном случае, отказ может не дойти до адресата или затеряться в потоке входящей корреспонденции. Однако, если под письмом-предложением подписи конкретного человека не было, то можно использовать нейтральную форму обращения (например, в виде простого приветствия «Добрый день»).
Бесплатная юридическая консультация:
Оформление письма-отказа
Письмо можно написать от руки (такой формат будет говорить об особом, теплом отношении к адресату) или напечатать на компьютере.
При этом допустимо использование простого листа бумаги или же бланка с фирменными реквизитами и логотипом компании.
Письмо-отказ формируется в единственном оригинальном экземпляре, обязательно датируется и нумеруется (в соответствии с документооборотом предприятия). При этом информацию о нем следует включить в журнал исходящей корреспонденции, отметив его дату, номер и кратко - содержание. В дальнейшем этот журнал может стать свидетельством создания и отправки послания.
Кто должен подписать
В идеале под письмом должен стоять автограф директора организации, но возможно это далеко не всегда (и практически совсем исключено на предприятиях с большой численностью работников и множеством структурных подразделений). Поэтому, подписать письмо об отказе может любой сотрудник компании, уполномоченный на создание подобного рода документации и наделенный правом подписи корреспонденции. Это может быть секретарь, юрист, начальник или специалист какого-либо отдела.
Как отправить письмо
Письмо можно отправить разными способами, при этом лучше всего выбрать тот, посредством которого дошло изначальное послание. Наиболее приемлема отправка через почту России, но в этом случае следует взять заказное с уведомлением о вручении, также можно применить передачу через представителя или курьера (такой метод гарантирует более быструю доставку). Допустимо и использование факса, электронных средств связи и даже социальных сетей или мессенджеров (но только при условии, что отправитель первоначального письма сам пользуется таким путем коммуникации).
Бесплатная юридическая консультация:
Письмо-отказ от сотрудничества
Если вам потребовалось сформировать письмо-отказ от сотрудничества, посмотрите его образец и комментарии к нему.
- В начале письма напишите, для кого оно предназначено: укажите название организации, должность и ФИО ее представителя, на имя которого составляете ответ. Используйте вежливую форму обращения, поблагодарите за проявленного внимание к вашей компании и после этого переходите к сути послания.
- Обязательно сошлитесь на то письмо, в ответ на которое вы пишете отказ, укажите обстоятельства, которыми вызвана отрицательная реакция. Если вашим оппонентом к его предложению были приложены какие-то дополнительные бумаги, обозначьте то, что вы с ними ознакомились.
- При возможности, выскажите в письме выражение надежды на то, что сотрудничество все же состоится, не преминув внести условия, которые для этого должны быть выполнены.
- В заключение подпишите письмо и датируйте.
Письмо-отказ от участия в мероприятии
При составлении письма-отказа от участия в мероприятии, воспользуйтесь вышеприведенными рекомендациями в отношении письма-отказа от сотрудничества. В письме все стандартно, но обязательно: информация об отправителе и адресате, затем - обращение, сам отказ с упоминанием поступившего предложения об участии в мероприятии и обязательно указание обстоятельств, послуживших поводом к отрицательному ответу, затем - подпись и дата.
Письмо-отказ от предложения о работе
Не только от предприятия может поступить письмо-отказ. В некоторых случаях его может выразить лицо, не имеющее к компании никакого отношения: например, соискатель на какую-либо должность. Если вы являетесь именно таким человеком, формируйте отказ также сообразно с правилами и нормами деловой документации. Используйте вежливое обращение, укажите наименование предложенной вам вакансии, а также причину, по которой вы от нее отказываетесь (не забывайте о том, что потенциальный работодатель может пересмотреть условия предлагаемой вам работы). В конце обязательно подпишитесь и поставьте дату.
Письмо отказ от предложения (образцы)
Уважаемый Альберт Семенович,
Мы внимательно изучили концепцию предложенного Вами рекламного ролика. Ваша идея отличается профессионализмом и креативностью, однако она недостаточно точно отображает наше видение проекта. На данный момент мы приняли решение заключить договор с другим рекламным агентством.
Бесплатная юридическая консультация:
Благодарим за предложение.
Уважаемый Альберт Васильевич,
Спасибо, что нашли время и приняли участие в анонсированном нами конкурсе. Идея и способы реализации Вашего проекта полностью устраивают руководство нашей компании, однако заявленная Вами цена является непосильной для нашего бюджета. Сейчас мы заключили договор с другой компанией, но, если в будущем году наше материальное положение улучшится, мы обязательно обратимся к Вам.
Уважаемый Альберт Семенович,
Мы приняли свой вердикт в отношении Вашего участия в тендере на закупку медицинского оборудования. Ваше предложение заинтересовало руководство нашей компании, но, к сожалению, мы не можем выполнить некоторые поставленные Вами условия.
Бесплатная юридическая консультация:
Сейчас нами заключен контракт с другой компанией, но мы обязательно проинформируем Вас о новых тендерах.
Уважаемый Альберт Семенович,
Cпасибо, что нашли время и подробно описали условия своего предложения. Руководство нашей компании признало его весьма интересным и рентабельным, однако на данный момент мы не нуждаемся в новых контрактах.
Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:
(Санкт-Петербург)
Бесплатная юридическая консультация:
9 секретов как написать письмо-отказ
Письма-отказы - это неотъемлемая часть деловой переписки, хотя и не самая приятная. Тем не менее, так или иначе, но в деловой переписке мы постоянно встречаемся с ситуациями, когда необходимо сказать «нет». Причины отказа бывают различные: они могут быть как объективными, так и субъективными.
Сложности с подготовкой писем-отказов возникают когда:
- нужно отказывать «интересному» адресату по ряду объективных причин;
- неприятно отвечать отказом;
- важно сохранить расположение и лояльность адресата.
Как же написать письмо-отказ вежливо и корректно, чтобы не мучали угрызения совести, а адресат не вычеркнул вас из своей памяти навсегда?
Во-первых, займите позицию, отказывая кому-то, что «нет» - это лишь часть конструктивного диалога деловых людей. Каждый участник этого диалога преследует свои цели и интересы, которые, по ряду причин, могут не всегда совпадать. Таким образом, отказ - это обычная практика делового мира, с которой нужно научиться работать грамотно.
Бесплатная юридическая консультация:
Во-вторых, отказывайте грамотно. Грамотный отказ - это корректный отказ. Покажите, что Вы уважаете и с пониманием относитесь к позиции адресата, но, как говорится, своя рубаха ближе к телу.
В этой статье вы узнаете 9 секретов, как написать корректный отказ.
Итак, манера письма-отказа - уклончивая, чтобы не обидеть адресата. Сначала Вы аргументируете отказ, чтобы читающий понял ход Ваших мыслей, а в конце сообщаете о принятом решении.
Но давайте по порядку. Чтобы отказ для адресата звучал максимально корректно следует придерживаться такой схемы написания отказа:
1. Начните письмо с персонального обращения к адресату.
«Здравствуйте, уважаемый Иван Степанович!»
Бесплатная юридическая консультация:
«Уважаемая Мария Сергеевна!»
2. Поблагодарите адресата за отклик на Ваше предложение:
«Мы признательны за возможность, которую Вы изыскали, предоставив нам деловое предложение!»
«Спасибо, что откликнулись на наше предложение»
«Благодарим за присланное в наш адрес резюме»
Бесплатная юридическая консультация:
3. Задайте контекст. Это должен быть нейтральный комментарий, в котором следует проинформировать о теме письма. В этой части не должно быть и намека на окончательный ответ.
«Сообщаем Вам о решении экспертной комиссии по поводу Вашей заявки на предоставление гранта для организации центра удаленного Интернет-обучения…»
Благодарность и контекст письма можно объединить в один блок:
«Благодарим Вас за присланную заявку на предоставление гранта для организации центра удаленного Интернет-обучения и сообщаем о решении экспертной комиссии…»
4. Покажите адресату, что Вы прочли то, на что отказываете. В письме-отказе должны звучать узнаваемые адресатом факты и слова. Нет ничего обиднее, чем типовой отказ всем участникам рассылки. Многие прекращают откликаться на предложения, когда чувствуют, что их проект (резюме, предложение) даже не открывали. Даже если это рассылка, следите за словами, а то рискуете потерять потенциальных партнеров.
Бесплатная юридическая консультация:
«Мы внимательно изучили информацию о Вашем профессиональном опыте и знаниях».
«Мы внимательно изучили Ваш проект по…».
«Комиссия внимательно изучила представленные Вами данные и результаты опросов».
5. Выразите понимание и сочувствие.
«Мы понимаем, как важно для Вас участие в данном проекте».
«Мы разделяем Вашу заинтересованность результатами…»
Бесплатная юридическая консультация:
«Члены комиссии разделяют Вашу озабоченность тем, что…»
6. Сделайте комплимент адресату, отметьте достоинства предложения, что Вам понравилось - это позволит адресату сохранить лицо.
«Организация дистанционного обучения позволила бы заметно улучшить ситуацию».
«Увлеченность и быстрая обучаемость – очень ценные качества для сотрудника».
«Ваш опыт и знания заслуживают внимания».
Бесплатная юридическая консультация:
7. А теперь самое время сказать «…, но…». Аргументируйте свой отказ, ссылаясь на объективные обстоятельства. Изложите причины в позитивной или нейтральной форме. Объяснение не должно выглядеть как извинение. Постарайтесь подобрать наиболее убедительные для получателя аргументы.
«Однако в настоящее время из-за отсутствия технической инфраструктуры доступ к Интернет в регионах имеют менее 1% жителей. В планы государственных структур входит статья для выделения средств на развитие инфраструктуры только в следующем году».
«Однако в данный момент нам требуется квалифицированный и опытный специалист по ремонту автомобилей данной марки. Расширение штата дирекция компании планирует только в следующем году».
8. Отказывайте красиво: «… ты для меня слишком хорош».
«В отсутствии технической возможности выхода в Интернет выделение гранта для организации дистанционного обучения представляется несколько преждевременным - запуск проекта без необходимой технической базы мог бы только дискредитировать хорошую идею»
Бесплатная юридическая консультация:
«Открытие вакансии помощника нам видится на данный момент нецелесообразным из-за отсутствия квалифицированного мастера, который мог бы передавать знания коллегам».
Письмо-отказ должно содержать четкую формулировку отказа + четкое объяснение причин, по которым принято решение отказать:
«К сожалению, в данный момент позитивное решение принято нами в пользу другого кандидата, чей профессиональный опыт более соответствует объему и сложности решаемых в данной должности задач».
9. Предложите альтернативу адресату. Отнеситесь к нему с пониманием. Оставьте адресату надежду на будущее сотрудничество, ведь он потенциально может представлять для Вас интерес в будущем.
«Мы сожалеем, что на данном этапе не смогли содействовать реализации Ваших планов в регионах. Возможно, в следующем году ситуация с обеспечением Интернет будет более благоприятна, и тогда эти планы будут реализованы, - предлагаем Вам направить их на рассмотрение в ….
Бесплатная юридическая консультация:
«Мы готовы рассматривать Вашу кандидатуру при открытии новых вакансий».
«В случае если обстоятельства в ближайшее время изменятся, мы охотно вернемся к рассмотрению Вашей заявки».
Многие специалисты кадровой службы не отвечают на высланные резюме, ссылаясь на нехватку времени. Тем не менее, это не очень вежливо, ведь люди, отправившие резюме, ждут результатов, надеются и хотят знать о судьбе вакансии, которая им приглянулась. Как вариант, используют универсальное письмо-отказ.
Предлагаем рассмотреть универсальное письмо-отказ на резюме:
«Мы тщательно ознакомились с Вашим резюме, но вынуждены отказать. Ваша кандидатура не отвечает некоторым требованиям, которые предъявляются к претендентам на данную вакансию. Благодарим Вас за внимание к нашей компании и желаем удачи».
Бесплатная юридическая консультация:
Предлагаем это же универсальное письмо трансформировать, используя 9 секретов:
«Добрый день, Сергей!
Благодарим за присланное резюме и сообщаем результаты конкурса на вакантную должность Х в ХХХ компании. Кадровая служба компании тщательно изучила Ваше резюме. Мы понимаем, как важно для Вас выиграть конкурс и получить эту вакансию. Действительно, Ваши опыт и знания заслуживают внимания. К сожалению, в данный момент позитивное решение принято в пользу другого кандидата, чей профессиональный опыт более соответствует объему и сложности решаемых в данной должности задач. Мы готовы рассматривать Вашу кандидатуру при открытии новых вакансий.
Письма-отказы, написанные с использованием предложенных девяти секретов, помогут автору (компании-отправителю) создать имидж грамотного, корректного, цивилизованного делового собеседника.
Бесплатная юридическая консультация:
Возможность добавления публикаций имеют только авторизованные зарегистрированные пользователи.
© HR-Portal: Сообщество HR-Менеджеров
Письмо-отказ
К сожалению, иногда наступают моменты, когда нам приходится писать деловые письма с негативным оттенком. К таким письмам можно отнести и жалобы, и претензии, и героя этой статьи: письмо-отказ. Стремление сохранить лицо и соблюсти деловой имидж диктуют нам определённые правила написания подобных писем: в них важно не обидеть адресата и остаться с ним если не в дружеских, то хотя бы лояльных отношениях. Сегодня рассмотрим структуру писем-отказов и приведем примеры формулировок для текста.
Структура делового письма-отказа такая же, как и в любом другом деловом письме. Рекомендую вам прочитать и эту статью, потому что большинство реквизитов письма-отказа оформляется совершенно стандартно, и говорить о них здесь мы не будем, уделив основное внимание тексту.Отказ пишется на бланке организации, подписывается генеральным директором или уполномоченным должностным лицом, после чего регистрируется. Далее рассмотрим особенности оформления некоторых реквизитов и смысловых частей письма.
Бесплатная юридическая консультация:
Письмо-отказ: как написать заголовок?
Или, как иногда говорят, тема письма. Здесь есть небольшая тонкость из области этикета: если покажете явный негатив и отрицание, «плюсов» в глазах вашего партнёра это вам не добавит. Тема вашего ответного письма не должна сообщать ваше решение отказать в чем бы то ни было. Лучше написать нейтрально: «Сотрудничество», «О гарантии», «О подписании договора» и.т.д.
Поскольку письмо-отказ практически всегда является ответным, то можно сохранить ту тему, которая была заявлена в письме-запросе.
Текст
Текст письма начинается с обращения к адресату по имени и отчеству. Если известна только фамилия, то обращаемся по фамилии, но никаких инициалов уже не пишем, и не забываем, что в России общепринятое обращение на такой случай – «господин» или «госпожа».
Уважаемый Олег Олегович!
Уважаемый г-н Макаренко!
Бесплатная юридическая консультация:
Уважаемая г-жа Митрофанова!
Если сомневаемся даже в фамилии адресата, пишем просто «Уважаемые господа!»
В отличие от письма-предложения или жалобы, письмо-отказ пишется тольков ответ на чужое письмо или официальный запрос. Когда вы составляете текст такого письма, стоит учитывать, что оно обязательно должно содержать ссылку на запрос, которая ставится в начале текста или (что еще лучше и абсолютно правильно) выносится в специальный реквизит – в специальные отметки, расположенные под полями для номера письма и даты:
На _____________ от __________ - здесь и пишутся данные запроса.
Если на бланках вашей компании таких специальных полей не предусмотрено, с ссылки на письмо-запрос начнется первый абзац отказа:
Бесплатная юридическая консультация:
В ответ на ваше письмо от 01.07.2015 №434 сообщаем, что…
Прежде чем отказать, необходимо выразить сожаление по этому поводу. Можно заготовить несколько «шаблонных» фраз. Например:
К сожалению, мы вынуждены отказаться от вашего предложения в связи с…
Если в приложении к запросу были какие-либо документы, стоит показать в письме, что вы ознакомились с ними. Этопокажет что вы не отмахнулись от предложения, а внимательно его рассмотрели. В таком случае в письмо включаются фразы:
Мы внимательно ознакомились с вашим предложением…
Мы подробно изучили представленные вами документы…
В случае написания отказа от коммерческого предложения, обязательно стоит поблагодарить за направленное предложение и за то, что вашу компанию рассматривали как возможного партнера. Это распространяется на всех. Даже если у вас крупная корпорация, имеющая множество филиалов по РФ и СНГ, а предложение пришло от начинающего ООО, не стоит забывать про деловой этикет. К тому же, кто знает, может быть, в будущем вам будет выгодно работать именно с этой компанией. То же самое касается и тех, кто присылает вам свои резюме: отказывать нужно корректно и с благодарностью за проявленное внимание.
Благодарим вас за предоставленные материалы и проявленный интерес к нашей компании. Внимательно рассмотрев возможные варианты сотрудничества мы, к сожалению, вынуждены отказаться.
К сожалению, в данный момент, мы вынуждены отказать вам в связи с проведением ежегодных профилактических работ.
К сожалению, в нашем автопарке не имеется транспортных средств необходимой грузоподъёмности, в связи с чем, мы вынуждены отказать вам в перевозке.
Сожалеем, но в данный момент мы не можем предоставить вам необходимое оборудование в связи с тем, что оно находится в г. Курске и будет перевезено в Москву только в конце этого месяца.
Зачастую вы ничем не можете помочь вашему партнёру или клиенту, и тогда письмо можно стандартно закончить на указании причины отказа. Но вдруг вы действительно можете дать дельный совет, который поможет решить ситуацию? Если вы уверены, что вашему партнеру может пригодиться присланное коммерческое предложение, или знаете, какая из знакомых организаций действительно может пойти навстречу и оказать помощь, напишите об этом. Если у вас есть даже небольшой шанс разрешить ситуацию в положительном ключе, то это будет только в плюс к репутации вашей компании.
Следуя этим нехитрым правилам, вы сможете составить по-настоящему грамотное деловое письмо-отказ.
- MS Office (17)
- Вебинары (4)
- Виды деловых писем (9)
- Внутренние документы (13)
- Вопрос-ответ (2)
- Движение документов (12)
- Новости партнеров (2)
- Нормативные документы (13)
- Общаемся на работе (20)
- Отдел кадров (60)
- Отправка документов (10)
- Психология (6)
- Реквизиты документов (19)
- Совет карьеристу (1)
- Создаем документы (46)
- Учет документов (12)
- Хранение документов (39)
- Этикет (2)
- Евгения Кожанова к записи Номенклатура дел
Получать расписание вебинаров и информацию о скидках на e-mail
Copyright © ИП Кожанова Евгения Николаевна. Все права защищены.
Проект «Отличный секретарь - Работаем с документами правильно!» не является юридической консультацией.
Юридическая консультация
помощь юристов
Деловое письмо отказ - отказ |
Практика написания деловых писем не всегда подразумевает написание писем позитивного содержания. Бывают и письма-претензии, и жалобы, и письма-отказы. О них мы и поговорим в этой статье. Говорить « нет» и так непросто, да еще и деловой этикет требует делать это так, чтобы сохранить и отношения, и имидж партнера, максимально лояльного к собеседнику. В этой статье мы подробно рассмотрим структуру писем-отказов; здесь же вы найдете образцы речевых клише для написания этих писем.
Как и любое деловое письмо, письмо-отказ пишется на фирменном бланке организации и подлежит обязательной регистрации. Структура письма-отказа также не отличается от обычного письма.
Сначала пишется адресат. Это тот руководитель, который подписал письмо-запрос (то есть необязательно генеральный директор, возможно, что и другое лицо - нужно смотреть то письмо, на которое дается ответ).
Тема письма. В практике делового общения не принято выносить в заголовки негатив и отрицания. Так и здесь: в тему письма ставится та просьба, с которой к вам обратились. О том, что в просьбе отказано, тема не сообщает.
О проведении работ
О заключении договора
Обращение. Здесь ничего нового: по имени и отчеству к подписанту письма-запроса, сопроводив их словом « Уважаемый».
Особенность текста письма-отказа в том, что оно всегда пишется в ответ, ведь нельзя отказать, не выслушав просьбы. Поэтому письмо-отказ должно содержать ссылку на запрос. Еще один обязательный элемент такого письма - сожаление по поводу отказа.
Примеры фраз-клише для выражения сожаления:
к сожалению, вынуждены отказать вам в…
с сожалением должен сообщить об отказе
На ваш исх. От 09. 01. 13 № 5 (вх. от 10. 01. 13 № 23) сообщаем вам, что…
На вашу просьбу о выделении оборудования на безвозмездной основе, изложенную в письме от 09. 01. 13 № 17 (вх. от 10. 01. 13 № 123), сообщаем, что…
Если заявитель прислал нам на рассмотрение какие-то документы, важно показать, что мы их получили и прочитали. В этом случае письмо начинается так:
Мы внимательно ознакомились с предоставленными вами документами и пришли к выводу, что…
Комиссия рассмотрела вашу заявку и благодарит вас за своевременно присланные материалы, однако…
Мы ознакомились с представленными вами материалами и разделяем вашу озабоченность экологической ситуацией, сложившейся в регионе.
Мы полностью согласны с вашей точкой зрения относительно расходования средств и благодарим вас за предоставленные статистические материалы.
Если вы пишете отказ на коммерческое предложение, желательно указать на его преимущества и поблагодарить отправителя за то, что выбрал вас в качестве возможного партнера. (Даже если вы - крупный холдинг, а предложение пришло от начинающего ООО, правила делового этикета для всех одни.) То же относится к отказам, отправляемым в ответ на резюме. Это позволит сохранить отношения с потенциальным контрагентом или опытным работником, так сказать, «оставить дверь открытой», например:
Благодарим вас за присланную презентацию. Мы внимательно ознакомились с ней и считаем вас очень перспективным партнером, однако вынуждены отказать вам в сотрудничестве…
Затем следует изложить причину отказа. Причина должна быть объективной и, желательно, более или менее уважительной. Даже если ваш директор отругал отправителей письма на чем свет стоит и приказал вам послать их куда подальше, правила требуют корректного и обоснованного отказа.
вынуждены отказать вам в… ввиду отсутствия технической возможности
к сожалению, материально-техническая база не позволяет нам…, из-за чего вынуждены отказать вам в…
с сожалением сообщаем вам, что все месте в … заняты, из-за чего вынуждены отказать вам в…
однако вакансия … уже занята, в связи с чем вынуждены отказать вам в трудоустройстве.
Наконец, в заключении желательно предложить адресату альтернативу решения вопроса. Конечно, если вы вообще ничем не можете ему помочь, изобретать велосипед не следует. Но вдруг вы знаете, кому может действительно пригодиться его предложение, кто может помочь или (если человек просто попал к вам не по адресу) куда нужно было стучаться изначально, или же ваши партнеры по бизнесу с ног сбились в поисках именно такого сотрудника… Если есть возможность решить ситуацию положительно, и ситуация того заслуживает, то нужно это сделать.
Предлагаем вам обратиться с этим вопросом в…
С подобным вопросом вам лучше обратиться в…
Image by David-Castillo-Dominici / www. freedigitalphotos. net Похожие статьи
Метки: документирование, исходящие, пишем письма, стиль деловых документов
Когда одна организация направляет предложение о сотрудничестве, которая предусматривает подписание договора, другой компании, то, как очевидно, наиболее частым случаем будет отказ в таком сотрудничестве, случаи согласия более редки. В ситуации подобного отказа стандартный вариант - это отсутствие ответных действий со стороны адресата оферты.
Однако возможна ситуация, когда это лицо либо заинтересовалось предложением, хотя и не смогло его принять, либо же полагает, что в дальнейшем взаимодействие вполне возможно. Тогда получателю оферты имеет смысл выслать ее отправителю письмо-отказ, в котором получатель вежливо отказывается от сотрудничества в настоящий момент, но выражает надежду на его возможность впоследствии
Понятие и средство выражения
Отказ от заключения договора - это документ, который направляется одной организацией в адрес другой, когда первая компания приняла соответствующее решение.
Основанием для него становится предложение , направленное этой другой компанией в адрес первой. Таким образом, составление такого послания - обычная вежливость, поскольку его можно оставить без ответа.
В то же время такое письмо даст возможность улучшить отношения между потенциальными контрагентами, поэтому его составление будет безусловно рациональным шагом , если существует перспектива сотрудничества в будущем.
Предусмотренная форма
Форма отказа от заключения контракта по смыслу должна быть письменной . Устное сообщение оференту о том, что его предложение отвергнуто, по определению не составляет письма.
Образец письма
Письмо-отказ от сотрудничества может быть выполнено различным образом . Ниже приведены несколько образцов такого документа.
Первое письмо-отказ:
Второе письмо-отказ:
Уважаемый Егор Николаевич,
Мы рассмотрели Ваше предложение, относящееся к участию в тендере на закупку нашим учреждением Ваших медицинских приборов. Его условия показались нам интересными.
Однако, к сожалению, мы вынуждены от него отказаться, поскольку ваши предложения по ценам в отношении нескольких существенных наименований, входящих в данный тендер, не совпадают с нашими возможностями.
В дальнейшем мы проинформируем вас относительно дат проведения и условий наших следующих тендеров
С уважением,
Олег Сидельников
Вежливое содержание
Составляя письмо-отказ, его автору необходимо позаботиться о корректности формулировок. Ведь в дальнейшем не исключена возможность, что сотрудничество с данной организацией все же окажется выгодным . Также нарушение правил хорошего тона может сказаться на деловой репутации компании, отказавшей другой недолжным образом.
С целью сделать письмо как можно более вежливым следует соблюсти ряд рекомендаций .
Прежде всего, следует быть адресовать документ персональным образом. К примеру, начав его с фразы «Здравствуйте, уважаемый Петр Николаевич» или «Уважаемая Ольга Андреевна».
В этом случае будет очевидно, что составитель ознакомился с содержанием предложения .
Также требуется поблагодарить несостоявшегося партнера. К примеру, написав «спасибо за ваше внимание и представленное нам предложение». Эта формула может помещаться как в начале письма, так и в его конце перед подписью.
К примеру, указывается, что предложенная схема оказалась любопытной либо же опыт адресата заслуживает уважения.
Когда же письмо доходит непосредственно до отказа, нужно выразить его четко и прямо (но необидным образом!) изложить его причины. Пишется, что к сожалению в настоящий момент наша компания не имеет возможностей для сотрудничества вследствие нехватки средств на издержки либо же текущую ориентацию на иное направление.
Наконец, имеет смысл намекнуть на то, что в дальнейшем при более благоприятных условиях переход к сотрудничеству вполне возможен. Впрочем, такую фразу можно писать лишь в тех случаях, когда и на самом деле не исключено, что в будущем компании станут контрагентами. Если же это невозможно, то не стоит давать адресату несбыточную надежду.
Подписание документа
Официальный отказ в заключении договора подписывается высшим индивидуальным исполнительным органом компании. В качестве такового чаще всего выступает ее генеральный директор.
Также этот документ может быть иметь подпись и иного сотрудника организации, однако в этом случае ему рекомендуется иметь доверенность на соответствующее действие.
Существует мнение, что наличие во внутренних нормативных актах (инструкциях) разрешения другим сотрудникам подписывать такие письма либо же наличие соответствующей нормы в из должностной инструкции дает им полномочия на подобные действия. Однако есть мнение, что в отсутствие доверенности такое действие с их стороны может быть оспорено.
Действия при дополнительном соглашении
Отказ от подписания допсоглашения к договору осуществляется по общим правилам. Письмо на данный предмет пишется аналогичным образом, как и описанный выше. Особенность в том, что требуется изложить мотивы , по которым составитель не собирается подписывать дополнительное соглашение.
Оформление при невозможности поставки
Письмо о невозможности поставки товара составляется организацией, если у нее существовала обязанность поставить товар в определенный срок, однако в дальнейшем появилось основание отказаться от этого действия . В стандартной ситуации причиной для такого шага становится непоступление оплаты продукции от покупателя, хотя это могут быть и иные нарушения.
Также возможна ситуация, когда у самого поставщика внезапно изменилась ситуация и надлежащая продукция на складе отсутствует либо некоторое время либо же ее больше не будет.
Начинается документ с обращения к адресату, то есть лицу, представляющему организацию-получателя поставки. К нему обращаются по имени и отчеству, добавляя слово «уважаемый». Если же в предприятии-контрагенте отсутствуют сотрудники, с которыми данная компания наладила связи, адресация идет с помощью выражения «Уважаемые господа».
Далее указывается основной факт (невозможность осуществить поставку товара). Непосредственно сразу после его упоминания необходимо его мотивировать. К примеру, если речь о самом частом случае, когда контрагент не внес вовремя надлежащую оплату, указывают на этот факт.
При этом приводят пункты действующего договора поставки, которые относятся как к обязанности заказчика своевременно вносить надлежащие средства, так и к праву поставщика задержать товар , если он не увидел денег вовремя. При этом нужно обратить внимание адресата на тот факт, что при дальнейшей задержке оплаты составитель сохраняет за собой право обратиться в суд.
Напротив, если невозможность поставки стала следствием отсутствия товара на складе, следует просто извиниться. В то же время указывать на этот факт не надо, поскольку весьма вероятно, что заказчика он не заинтересует. Предпочтительно известить получателя послания, когда поставка станет возможной.
Также допускается привести в документе данного типа информацию относительно новых продуктов, которые предлагает отправитель, В частности это имеет смысл в том случае, если поставка невозможна вследствие отсутствия согласованного товара на складе, а недавно появившиеся изделия способны его заменить.
Подробнее о направлении отказа смотрите ниже на видео.
К сожалению, иногда наступают моменты, когда нам приходится писать деловые письма с негативным оттенком. К таким письмам можно отнести и жалобы, и претензии, и героя этой статьи: письмо-отказ. Стремление сохранить лицо и соблюсти деловой имидж диктуют нам определённые правила написания подобных писем: в них важно не обидеть адресата и остаться с ним если не в дружеских, то хотя бы лояльных отношениях. Сегодня рассмотрим структуру писем-отказов и приведем примеры формулировок для текста.
Структура делового письма-отказа такая же, как и в любом другом . Рекомендую вам прочитать и эту статью, потому что большинство реквизитов письма-отказа оформляется совершенно стандартно, и говорить о них здесь мы не будем, уделив основное внимание тексту.Отказ пишется на бланке организации, подписывается генеральным директором или уполномоченным должностным лицом, после чего регистрируется. Далее рассмотрим особенности оформления некоторых реквизитов и смысловых частей письма.
Письмо-отказ: как написать заголовок?
Или, как иногда говорят, тема письма. Здесь есть небольшая тонкость из области этикета: если покажете явный негатив и отрицание, «плюсов» в глазах вашего партнёра это вам не добавит. Тема вашего ответного письма не должна сообщать ваше решение отказать в чем бы то ни было. Лучше написать нейтрально: «Сотрудничество», «О гарантии», «О подписании договора» и.т.д.
Поскольку письмо-отказ практически всегда является ответным, то можно сохранить ту тему, которая была заявлена в письме-запросе.
Текст
Текст письма начинается с обращения к адресату по имени и отчеству. Если известна только фамилия, то обращаемся по фамилии, но никаких инициалов уже не пишем, и не забываем, что в России общепринятое обращение на такой случай – «господин» или «госпожа».
Например:
Уважаемый Олег Олегович!
Уважаемый г-н Макаренко!
Уважаемая г-жа Митрофанова!
Если сомневаемся даже в фамилии адресата, пишем просто «Уважаемые господа!»
В отличие от письма-предложения или жалобы, письмо-отказ пишется тольков ответ на чужое письмо или официальный запрос. Когда вы составляете текст такого письма, стоит учитывать, что оно обязательно должно содержать ссылку на запрос, которая ставится в начале текста или (что еще лучше и абсолютно правильно) выносится в специальный реквизит – в специальные отметки, расположенные под полями для номера письма и даты:
______________ № ___________
На _____________ от __________ — здесь и пишутся данные запроса.
Если на бланках вашей компании таких специальных полей не предусмотрено, с ссылки на письмо-запрос начнется первый абзац отказа:
В ответ на ваше письмо от 01.07.2015 №434 сообщаем, что…
Прежде чем отказать, необходимо выразить сожаление по этому поводу. Можно заготовить несколько «шаблонных» фраз. Например:
К сожалению, мы вынуждены отказаться от вашего предложения в связи с…
Если в приложении к запросу были какие-либо документы, стоит показать в письме, что вы ознакомились с ними. Этопокажет что вы не отмахнулись от предложения, а внимательно его рассмотрели. В таком случае в письмо включаются фразы:
Мы внимательно ознакомились с вашим предложением…
Мы подробно изучили представленные вами документы…
В случае написания отказа от коммерческого предложения, обязательно стоит поблагодарить за направленное предложение и за то, что вашу компанию рассматривали как возможного партнера. Это распространяется на всех. Даже если у вас крупная корпорация, имеющая множество филиалов по РФ и СНГ, а предложение пришло от начинающего ООО, не стоит забывать про деловой этикет. К тому же, кто знает, может быть, в будущем вам будет выгодно работать именно с этой компанией. То же самое касается и тех, кто присылает вам свои резюме: отказывать нужно корректно и с благодарностью за проявленное внимание.
Благодарим вас за предоставленные материалы и проявленный интерес к нашей компании. Внимательно рассмотрев возможные варианты сотрудничества мы, к сожалению, вынуждены отказаться.
К сожалению, в данный момент, мы вынуждены отказать вам в связи с проведением ежегодных профилактических работ.
К сожалению, в нашем автопарке не имеется транспортных средств необходимой грузоподъёмности, в связи с чем, мы вынуждены отказать вам в перевозке.
Сожалеем, но в данный момент мы не можем предоставить вам необходимое оборудование в связи с тем, что оно находится в г. Курске и будет перевезено в Москву только в конце этого месяца.
Зачастую вы ничем не можете помочь вашему партнёру или клиенту, и тогда письмо можно стандартно закончить на указании причины отказа. Но вдруг вы действительно можете дать дельный совет, который поможет решить ситуацию? Если вы уверены, что вашему партнеру может пригодиться присланное коммерческое предложение, или знаете, какая из знакомых организаций действительно может пойти навстречу и оказать помощь, напишите об этом. Если у вас есть даже небольшой шанс разрешить ситуацию в положительном ключе, то это будет только в плюс к репутации вашей компании.
Следуя этим нехитрым правилам, вы сможете составить по-настоящему грамотное деловое письмо-отказ.
Письма-отказы - это неотъемлемая часть деловой переписки, хотя и не самая приятная. Тем не менее, так или иначе, но в деловой переписке мы постоянно встречаемся с ситуациями, когда необходимо сказать «нет». Причины отказа бывают различные: они могут быть как объективными, так и субъективными.
Сложности с подготовкой писем-отказов возникают когда:
- нужно отказывать «интересному» адресату по ряду объективных причин;
- неприятно отвечать отказом;
- важно сохранить расположение и лояльность адресата.
Как же написать письмо-отказ вежливо и корректно, чтобы не мучали угрызения совести, а адресат не вычеркнул вас из своей памяти навсегда?
Во-первых, займите позицию, отказывая кому-то, что «нет» - это лишь часть конструктивного диалога деловых людей. Каждый участник этого диалога преследует свои цели и интересы, которые, по ряду причин, могут не всегда совпадать. Таким образом, отказ - это обычная практика делового мира, с которой нужно научиться работать грамотно.
Во-вторых, отказывайте грамотно. Грамотный отказ - это корректный отказ. Покажите, что Вы уважаете и с пониманием относитесь к позиции адресата, но, как говорится, своя рубаха ближе к телу.
В этой статье вы узнаете 9 секретов, как написать корректный отказ.
Итак, манера письма-отказа - уклончивая, чтобы не обидеть адресата. Сначала Вы аргументируете отказ, чтобы читающий понял ход Ваших мыслей, а в конце сообщаете о принятом решении.
Но давайте по порядку. Чтобы отказ для адресата звучал максимально корректно следует придерживаться такой схемы написания отказа:
1. Начните письмо с персонального обращения к адресату.
«Здравствуйте, уважаемый Иван Степанович!»
«Уважаемая Мария Сергеевна!»
2. Поблагодарите адресата за отклик на Ваше предложение:
«Мы признательны за возможность, которую Вы изыскали, предоставив нам деловое предложение!»
«Спасибо, что откликнулись на наше предложение»
«Благодарим за присланное в наш адрес резюме»
3. Задайте контекст. Это должен быть нейтральный комментарий, в котором следует проинформировать о теме письма. В этой части не должно быть и намека на окончательный ответ.
«Сообщаем Вам о решении экспертной комиссии по поводу Вашей заявки на предоставление гранта для организации центра удаленного Интернет-обучения…»
Благодарность и контекст письма можно объединить в один блок:
«Благодарим Вас за присланную заявку на предоставление гранта для организации центра удаленного Интернет-обучения и сообщаем о решении экспертной комиссии…»
4. Покажите адресату, что Вы прочли то, на что отказываете. В письме-отказе должны звучать узнаваемые адресатом факты и слова. Нет ничего обиднее, чем типовой отказ всем участникам рассылки. Многие прекращают откликаться на предложения, когда чувствуют, что их проект (резюме, предложение) даже не открывали. Даже если это рассылка, следите за словами, а то рискуете потерять потенциальных партнеров.
«Мы внимательно изучили информацию о Вашем профессиональном опыте и знаниях».
«Мы внимательно изучили Ваш проект по…».
«Комиссия внимательно изучила представленные Вами данные и результаты опросов».
5. Выразите понимание и сочувствие.
«Мы понимаем, как важно для Вас участие в данном проекте».
«Мы разделяем Вашу заинтересованность результатами…»
«Члены комиссии разделяют Вашу озабоченность тем, что…»
6. Сделайте комплимент адресату, отметьте достоинства предложения, что Вам понравилось - это позволит адресату сохранить лицо.
«Организация дистанционного обучения позволила бы заметно улучшить ситуацию».
«Увлеченность и быстрая обучаемость – очень ценные качества для сотрудника».
«Ваш опыт и знания заслуживают внимания».
7. А теперь самое время сказать «…, но…». Аргументируйте свой отказ, ссылаясь на объективные обстоятельства. Изложите причины в позитивной или нейтральной форме. Объяснение не должно выглядеть как извинение. Постарайтесь подобрать наиболее убедительные для получателя аргументы.
«Однако в настоящее время из-за отсутствия технической инфраструктуры доступ к Интернет в регионах имеют менее 1% жителей. В планы государственных структур входит статья для выделения средств на развитие инфраструктуры только в следующем году».
«Однако в данный момент нам требуется квалифицированный и опытный специалист по ремонту автомобилей данной марки. Расширение штата дирекция компании планирует только в следующем году».
8. Отказывайте красиво : «… ты для меня слишком хорош».
«В отсутствии технической возможности выхода в Интернет выделение гранта для организации дистанционного обучения представляется несколько преждевременным - запуск проекта без необходимой технической базы мог бы только дискредитировать хорошую идею »
«Открытие вакансии помощника нам видится на данный момент нецелесообразным из-за отсутствия квалифицированного мастера, который мог бы передавать знания коллегам».
Письмо-отказ должно содержать четкую формулировку отказа + четкое объяснение причин, по которым принято решение отказать:
«К сожалению, в данный момент позитивное решение принято нами в пользу другого кандидата, чей профессиональный опыт более соответствует объему и сложности решаемых в данной должности задач».
9. Предложите альтернативу адресату. Отнеситесь к нему с пониманием. Оставьте адресату надежду на будущее сотрудничество, ведь он потенциально может представлять для Вас интерес в будущем.
«Мы сожалеем, что на данном этапе не смогли содействовать реализации Ваших планов в регионах. Возможно, в следующем году ситуация с обеспечением Интернет будет более благоприятна, и тогда эти планы будут реализованы, - предлагаем Вам направить их на рассмотрение в … .
«Мы готовы рассматривать Вашу кандидатуру при открытии новых вакансий».
«В случае если обстоятельства в ближайшее время изменятся, мы охотно вернемся к рассмотрению Вашей заявки».
Многие специалисты кадровой службы не отвечают на высланные резюме, ссылаясь на нехватку времени. Тем не менее, это не очень вежливо, ведь люди, отправившие резюме, ждут результатов, надеются и хотят знать о судьбе вакансии, которая им приглянулась. Как вариант, используют универсальное письмо-отказ.
Предлагаем рассмотреть универсальное письмо-отказ на резюме:
«Мы тщательно ознакомились с Вашим резюме, но вынуждены отказать. Ваша кандидатура не отвечает некоторым требованиям, которые предъявляются к претендентам на данную вакансию. Благодарим Вас за внимание к нашей компании и желаем удачи».
Предлагаем это же универсальное письмо трансформировать, используя 9 секретов:
«Добрый день, Сергей!
Благодарим за присланное резюме и сообщаем результаты конкурса на вакантную должность Х в ХХХ компании. Кадровая служба компании тщательно изучила Ваше резюме. Мы понимаем, как важно для Вас выиграть конкурс и получить эту вакансию. Действительно, Ваши опыт и знания заслуживают внимания. К сожалению, в данный момент позитивное решение принято в пользу другого кандидата, чей профессиональный опыт более соответствует объему и сложности решаемых в данной должности задач. Мы готовы рассматривать Вашу кандидатуру при открытии новых вакансий.
С уважением,…»
Письма-отказы, написанные с использованием предложенных девяти секретов, помогут автору (компании-отправителю) создать имидж грамотного, корректного, цивилизованного делового собеседника.
- Карьера, Работа, Учеба
Не всегда приятно отвечать отказом, тем не менее, во многих ситуациях это необходимо делать. Например, это может быть отказ в продолжении сотрудничества, отказ от предложенной вакансии, от какой-либо услуги или предложения. Отказывать нужно вежливо, корректно, так, чтобы не обидеть партнера, ведь, возможно, вам еще придется сотрудничать в будущем. Сегодня мы дадим несколько советов о том, как правильно написать отказ. Вы увидите, что писать такое письмо совсем несложно, просто нужно следовать некоторым рекомендациям.
Случай отказа - это абсолютно нормальная ситуация в бизнесе или в иных сферах жизни. Нужно уметь работать с подобной ситуацией. Главное при составлении письма-отказа - это проявить деликатность, корректность. Обычно отказ бывает выражен в нескольких формах: игнорирование, обвинение или корректный отказ. Мы будем учиться составлять третий вариант отказа.
- Составьте черновик письма, продумайте все, что вы хотите сказать по смыслу. После этого можно будет заняться оформлением.
- В левом верхнем углу запишите адресата - компанию или частное лицо. Сведения о вас должны быть расположены в правом верхнем углу.
- Письмо-отказ должно быть адресовано персонально. Вы можете написать нейтральное обращение, например: "Уважаемый Петр Иванович!" или "Здравствуйте, уважаемый г-н Петренко!". Не допускаются фамильярные обращения, типа "дорогой" и т. д.
- В письме должна обязательно содержаться благодарность за предложение, отклик и т. д. Например: "Благодарим Вас за предложение" или "Спасибо, что прислали Ваше резюме".
- Кратко изложите предложение адресата, от которого вы отказываетесь. Ссылка на предложение даст понять, что вы тщательно ознакомились с информацией, что она важна для вас.
- Старайтесь, чтобы в письме содержались какие-либо положительные оценки вашего оппонента. Например: "Нас заинтересовало ваше предложение...", "Вы предложили отличное решение, но.." и так далее в зависимости от ситуации.
- Далее перечислите причины отказа. Делать это нужно твердо, логично, но не категорично и резко. "К сожалению, в данный момент мы не можем принять ваше предложение, потому что.."; "Несмотря на все достоинства вашего проекта, мы вынуждены отказать, так как...".
- Чтобы грамотно написать отказ, нужно написать о будущих перспективах сотрудничества или альтернативных вариантах: " Мы надеемся, что в будущем сможем сотрудничать с вами" и т. д.
- Обязательно проверьте ошибки с помощью специальной программы проверки орфографии, приложите необходимые документы, если это нужно.
- Иногда при составлении письма-отказа может понадобиться помощь квалифицированного юриста. Например, если вы хотите отказаться от услуг нанятого вами риэлтора или вернуть товар ненадлежащего качества и т. д.
На нашем портале вы найдете еще несколько интересных статей, которые касаются темы отказов и правильного оформления писем.
