Organizacja obsługi dokumentacji. Organizacja usługi wsparcia dokumentacji dla kadry zarządzającej Co to jest usługa dow?

Głównym celem obsługi przedszkola, niezależnie od nazwy, jest organizacja, zarządzanie, koordynacja, kontrola i realizacja prac związanych z obsługą dokumentacji. Osiągnięcie tego celu polega na rozwiązaniu następujących zadań:

ciągłe doskonalenie form i metod pracy z dokumentami;

zapewnienie jednolitego trybu dokumentowania i organizacji pracy z dokumentami;

budowa systemów wyszukiwania informacji, kontrola wykonania i przygotowanie dokumentów do przekazania do archiwum zgodnie z obowiązującymi standardami;

ograniczenie przepływu dokumentów;

ujednolicenie obiegu dokumentów;

opracowywanie i wdrażanie dokumentów normatywnych i metodologicznych w celu usprawnienia wsparcia dokumentacyjnego zarządzania w organizacjach i ich działach strukturalnych;

wdrażanie najnowszych technologii informatycznych w pracy z dokumentami.

Funkcje nowoczesnej placówki wychowania przedszkolnego w Republice Białorusi są określone przez cele i zadania jej działalności, które regulują obowiązujące w niej przepisy. Analizując przybliżone regulacje dotyczące Przedszkolnej Służby Wychowawczej, można stwierdzić, że typowe funkcje obejmują różne rodzaje pracy, które można podzielić na technologiczne, organizacyjne, kontrolne i metodyczne.

Funkcje technologiczne obejmują:

przyjmowanie, księgowanie i rejestracja dokumentów przychodzących i wychodzących;

organizowanie w imieniu kierownictwa przygotowania projektów dokumentów, zapewnienie ich wykonania i wydania;

organizacja maszynowej produkcji dokumentów;

kopiowanie, powielanie i szybkie powielanie dokumentów;

opracowywanie i projektowanie formularzy dokumentów;

przygotowanie dokumentów do wysyłki.

Do funkcji organizacyjnych obsługi przedszkolnej placówki oświatowej należy:

przygotowywanie dokumentów przychodzących do raportu dla kierownictwa;

organizowanie terminowego przeglądu dokumentów przez kierownictwo organizacji;

regulacja postępu realizacji dokumentów, przekazywania i wykonywania dokumentów w wyznaczonym terminie;

organizacja przechowywania dokumentów w oddziałach strukturalnych;

organizowanie pracy archiwum organizacji zgodnie z dokumentami regulacyjnymi i metodologicznymi Komisji Zarządzania Archiwami i Aktami, organizowanie wykorzystania dokumentów archiwalnych w bieżącej działalności organizacji;

organizowanie zaawansowanych szkoleń i szkoleń dla pracowników organizacji odpowiedzialnej za pracę z dokumentami;

organizacja stanowisk pracy pracowników obsługi przedszkola, warunki pracy pracowników obsługi przedszkola;

organizacja prac związanych z rozpatrywaniem i realizacją odwołań obywateli;

opracowywanie wraz z jednostkami organizacyjnymi działań usprawniających formy i metody pracy z dokumentami oraz zwiększających dyscyplinę wykonania;

utworzenie i udoskonalenie zautomatyzowanego systemu obsługi dokumentów związanych z działalnością organizacji;

zapewnienie ochrony informacji poufnych przed nieuprawnionym dostępem oraz uregulowanie dostępu do informacji i dokumentacji.

Funkcje sterujące obejmują:

kontrola nad prawidłowością realizacji dokumentów przekazywanych do podpisu kierownictwu (tj. dokumentów wychodzących i wewnętrznych);

prowadzenie kontroli nad przebiegiem i wykonaniem dokumentów, podsumowywanie i analizowanie informacji o postępie i wynikach kontroli wykonania dokumentów, systematyczne informowanie przełożonego o stanie dyscypliny wykonawczej;

sprawowanie kontroli nad prawidłową rejestracją i tworzeniem w działach strukturalnych organizacji spraw podlegających przekazaniu do archiwum;

organizacja kontroli pracy z dokumentami w działach strukturalnych;

zapewnienie przechowywania akt i szybkiego wykorzystania informacji dokumentacyjnych;

monitorowanie przestrzegania zasad działania zautomatyzowanego systemu informatycznego, procedury generowania tablic informacyjnych. Do funkcji metodycznych pełnionych przez obsługę przedszkolnej placówki oświatowej zalicza się:

opracowanie nomenklatury spraw organizacji, instrukcji pracy biurowej, arkuszy czasu pracy formularzy dokumentów i innych lokalnych dokumentów regulacyjnych ustalających system pracy biurowej organizacji;

przeprowadzanie badania wartości naukowej i praktycznej dokumentów;

prowadzenie spotkań i doradztwo w sprawach wchodzących w zakres kompetencji służby zarządzania biurem;

studiowanie obiecujących doświadczeń krajowych i zagranicznych w zakresie organizacji wsparcia dokumentacyjnego dla kadry zarządzającej.

Ten zestaw funkcji jest typowy, gdyż jest uregulowany w Regulaminie Modelowym Usługi Wychowania Przedszkolnego. Funkcje te musi pełnić każda służba, niezależnie od jej struktury i skali działalności – od sekretarki po zarządzanie przedsiębiorstwem.

Ponadto, zgodnie z Regulaminem modelowym, usługa przedszkolnej placówki edukacyjnej musi współdziałać z innymi strukturalnymi działami organizacji. Tę interakcję można przedstawić za pomocą poniższej tabeli.

Tabela 1 - Interakcja usługi edukacji przedszkolnej z działami strukturalnymi organizacji

Podział strukturalny	Interakcja
Wszystkie podziały strukturalne	Zagadnienia wsparcia dokumentacyjnego dla zarządzania i zgodności z wymaganiami norm
Obsługa prawna	Kwestie prawne związane z przygotowaniem dokumentów
Usługi kadrowe, pracownicze i płacowe oraz powiązane organizacje badawcze	Zagadnienia doboru i obsadzania personelu w obsłudze pracy biurowej oraz podnoszenia jego kwalifikacji w kontekście powszechnego stosowania nowoczesnych urządzeń biurowych, rozwijania wdrażania działań związanych z naukową organizacją pracy, doskonalenia stylu i metod pracy z dokumentami, komputeryzacja pracy biurowej
Usługi logistyczne i serwisowe	Udostępnianie sprzętu organizacyjnego i komputerowego, druków dokumentów, materiałów biurowych; usługi konsumenckie dla pracowników usług
Centrum Komputerowe	Opracowywanie i wdrażanie najnowszych technologii informatycznych w pracy biurowej
Jednostki strukturalne odpowiedzialne za zarządzanie dokumentacją poufną

Przybliżony regulamin usługi DOW określa następujące uprawnienia usługi:

podejmować działania i monitorować redukcję zbędnych informacji w organizacji i podległym systemie;

kontrola i żądanie od kierowników działów strukturalnych przestrzegania ustalonych zasad pracy z dokumentami w organizacji;

żądanie od oddziałów strukturalnych i organizacji informacji niezbędnych do funkcjonowania placówki wychowania przedszkolnego;

przeprowadza kontrolę organizacji wsparcia dokumentacyjnego kierownictwa w działach strukturalnych i przekazuje wyniki kontroli kierownikom działów strukturalnych w celu podjęcia odpowiednich działań;

zwrócić wykonawcom dokumenty przygotowane z naruszeniem ustalonych wymagań w celu sprawdzenia;

podpisywać i zatwierdzać dokumenty w zakresie swoich kompetencji itp.

Jeśli chodzi o obowiązki obsługi przedszkolnej placówki oświatowej, musi ona:

zapewnić ustalony porządek w pracy z dokumentami organizacji;

postępuj zgodnie z instrukcjami i instrukcjami kierownictwa;

przestrzegać niezbędnych warunków pracy pracowników biurowych.

Na podstawie powyższego można stwierdzić, że służba wychowania przedszkolnego podejmuje się całego zakresu prac związanych z obsługą informacyjno-dokumentacyjną działalności zarządczej.

Musi rozwiązywać konkretne problemy, pełnić określone funkcje, mieć ściśle ustalony zakres praw i obowiązków, a także współdziałać z innymi pionami strukturalnymi organizacji, aby efektywniej realizować przypisane jej zadania i funkcje.

Dziś praca służby wychowania przedszkolnego z dokumentami w wielu organizacjach nadal odbywa się w standardowej formie „papierowej”. Automatyzacja wymiany dokumentów w takich organizacjach odbywa się na poziomie wymiany plików w środowisku sieciowym Windows oraz poczty elektronicznej. Ta metoda ma następujące wady:

duże koszty czasowe zatwierdzania i przesyłania dokumentów;

niemożność zorganizowania skutecznego wyszukiwania dokumentów;

nieefektywna organizacja śledzenia i kontroli zmian dokonanych w dokumencie;

powielanie operacji przetwarzania (w przypadku wprowadzenia zmian konieczne jest ponowne wydrukowanie dokumentu);

nieefektywna organizacja kontroli dostępu do dokumentów;

nieefektywna organizacja kontroli nad procesem przetwarzania dokumentów i realizacji zleceń, a w niektórych przypadkach – brak kontroli itp.

Jako rozwiązanie istniejących problemów związanych z zarządzaniem dokumentami oraz w celu znacznego zwiększenia efektywności procesów biznesowych i systemów zarządzania, uważam za konieczne wdrożenie zautomatyzowanych systemów dokumentacji zarządczej (ADMS). System ten wyeliminuje:

nieporozumienia pomiędzy pionami strukturalnymi a indywidualnymi wykonawcami wspólnie wykonującymi pracę, powstające na skutek słabej wzajemnej świadomości stanu procesów biznesowych;

skargi specjalistów wszystkich szczebli dotyczące przeciążenia informacyjnego;

brak całościowego obrazu tego, co dzieje się w organizacji lub w poszczególnych jednostkach strukturalnych;

niepożądane wycieki informacji wynikające z niezorganizowanego przechowywania dużych ilości dokumentacji;

wiele nieudokumentowanych epizodów zarządczych oraz brak jasnych schematów i mechanizmów monitorowania realizacji podjętych decyzji.

Tym samym wdrożenie ASDOU umożliwi optymalizację procesów pracy biurowej i zarządzania dokumentacją, a także zintegrowanie odrębnych zasobów informacyjnych w jeden system; przyczyni się do stworzenia kultury korporacyjnej, której głównymi zasadami są otwartość, niezawodność, szybkość, wydajność i jakość.

W artykule Sukach A.N. „Zarządzanie dokumentacją: trendy w edukacji przedszkolnej i archiwizacji” znaczna część poświęcona jest nowemu trendowi w pracy biurowej – przekazaniu części funkcji zarządzania dokumentacją firmową niezależnym specjalistom. Jak stwierdzono w artykule, zjawisko to, zwane outsourcingiem placówek oświaty przedszkolnej i spraw archiwalnych, zyskuje obecnie na popularności w Rosji i na Białorusi. Outsourcing (od angielskiego outsourcing) jest dość powszechny na świecie, a obecnie korzyści z jego stosowania stały się oczywiste dla krajowych przedsiębiorstw.

Moim zdaniem jest to bardzo obiecujący pomysł. Outsourcing w placówkach wychowania przedszkolnego i sprawach archiwalnych może okazać się przydatny np. wtedy, gdy organizacja nie jest w stanie samodzielnie zapewnić archiwalnego przechowywania dokumentów, gdyż nie dysponuje wolną przestrzenią do pracy i niezbędnym wykwalifikowanym personelem.

Może zlecić usługę archiwalnego przechowywania dokumentów w specjalistycznym magazynie. Pomoc organizacji zewnętrznej może być również przydatna przy sporządzaniu listy spraw lub organizowaniu pracy biurowej organizacji jako całości.

Tym samym organizując usługę wsparcia dokumentacji dla zarządu, konieczne jest wykorzystanie najnowszych trendów w placówkach wychowania przedszkolnego i archiwizacji: automatyzacja pracy biura, outsourcing itp. Należy zautomatyzować wszystkie możliwe procesy obsługi placówki wychowania przedszkolnego. Moim zdaniem poprawi to produktywność i jakość pracy pracowników całego przedsiębiorstwa, organizacji, firmy. Kompleksowa automatyzacja funkcji obsługi przedszkolnej placówki oświatowej będzie wymagała stworzenia jednolitej przestrzeni informacyjnej organizacji, w której pracownicy i kierownictwo będą mogli realizować swoje działania, kierując się jednolitymi zasadami prezentacji i przetwarzania informacji w dokumentach i niedokumentalnej formie.

14.1. Cel funkcjonalny, cel, cele, struktura organizacyjna i personel służby wsparcia dokumentacji zarządczej

Zgodnie z Państwową Budżetową Instytucją Oświatową wsparcie dokumentacyjne dla zarządzania przedsiębiorstwem (organizacją, instytucją) realizowane jest przez specjalną służbę - służbę wsparcia dokumentacji dla kadry kierowniczej (zwaną dalej usługą DOU). Zatem celem funkcjonalnym obsługi placówki wychowania przedszkolnego jest realizacja działań związanych ze wsparciem dokumentacyjnym zarządzania przedsiębiorstwem zgodnie z celem przedsiębiorstwa i priorytetami jego rozwoju organizacyjnego.

Służba wychowania przedszkolnego prowadzi swoją działalność jako samodzielna jednostka strukturalna. Jednakże w zależności od charakterystyki organizacji i specyfiki działalności przedsiębiorstwa, decyzją kierownika przedsiębiorstwa, funkcje usługi wychowania przedszkolnego mogą zostać przypisane innej jednostce strukturalnej (wydziałowi, grupie itp., patrz poniżej) ) lub specjalnie upoważnionego urzędnika (specjalista ds. dokumentów, zastępca kierownika, sekretarz itp.).

Celem działalności Przedszkolnej Placówki Oświatowej jest to organizacja skutecznego wsparcia dokumentacyjnego w zakresie zarządzania działalnością przedsiębiorstwa. W związku z tym głównymi zadaniami obsługi przedszkolnej placówki oświatowej są:

W organizacji, wdrażaniu, działaniu i doskonaleniu zintegrowanego systemu wspomagania dokumentacji zarządzania przedsiębiorstwem;

W optymalizacji form i metod pracy z dokumentami w oparciu o ujednoliconą politykę informacyjną i nowoczesne technologie przetwarzania udokumentowanych informacji;

W odpowiednich wytycznych organizacyjnych i metodologicznych dotyczących zgodności z ustaloną procedurą pracy z dokumentami działów strukturalnych i urzędników przedsiębiorstwa;

Skuteczna kontrola zgodności z ustaloną procedurą pracy z dokumentami działów strukturalnych i urzędników przedsiębiorstwa.

O terminowej, kompletnej i wysokiej jakości realizacji swoich działań przez obsługę przedszkolnej placówki oświatowej w dużej mierze będzie decydowała zgodność jej struktury organizacyjnej i składu liczbowego z treścią i zakresem powierzonych jej zadań w zakresie dokumentowego wsparcia zarządzania przedsiębiorstwem. W związku z tym wskazane jest przede wszystkim wyjaśnienie, jaka jest dokładnie struktura organizacyjna i skład liczbowy służby wychowania przedszkolnego.

Struktura organizacyjna usługi DOW- jest to zbiór jednostek składowych (wydziałów, grup itp.), w granicach swoich kompetencji, realizujących wspólnie uzgodnione działania mające na celu zapewnienie dokumentacyjnego wsparcia zarządzania przedsiębiorstwem. Zatem strukturę organizacyjną placówki wychowania przedszkolnego charakteryzuje, po pierwsze, liczba wchodzących w jej skład jednostek, a po drugie, specyfika ich interakcji w procesie codziennych czynności.

Z kolei skład liczbowy obsługi przedszkolnej placówki oświatowej to całkowita liczba pracowników. Zależy to bezpośrednio od liczby jednostek objętych usługą. Innymi słowy, liczba pracowników obsługi przedszkolnej placówki oświatowej to nic innego jak łączna liczba pracowników jej jednostek składowych.

Ustalenie optymalnej struktury organizacyjnej obsługi przedszkola realizowana jest w oparciu o treść zadań przypisanych tej jednostce do dokumentacyjnego wspomagania zarządzania przedsiębiorstwem w oparciu o informacje o standardowych strukturach organizacyjnych prezentowanych w Państwowej Budżetowej Instytucji Oświatowej. Jak wynika z załącznika GSDOU, typowa struktura organizacyjna obsługi placówki wychowania przedszkolnego ustalana jest w zależności od przynależności przedsiębiorstwa (organizacji, instytucji) do określonej grupy funkcjonalnej oraz w oparciu o konkretną zawartość dokumentacji wsparcia zarządzania odpowiednie przedsiębiorstwa (organizacje, instytucje).

Zatem w ministerstwach i departamentach Federacji Rosyjskiej oraz w podmiotach wchodzących w skład federacji funkcje służby wychowania przedszkolnego są przypisane do administrowania sprawami. Zarządzanie przedsiębiorstwem zazwyczaj obejmuje:

Sekretariat [pokój przyjęć, sekretariat ministra (kierownika wydziału), sekretariaty wiceministrów, sekretariat zarządu, biuro protokolarne];

Inspektorat podlegający ministrowi (szef wydziału);

Biuro (biuro korespondencji rządowej, biuro księgowo-rejestrowe, biuro ekspedycji, biuro maszynowe, biuro kopiujące, biuro telegraficzne itp.);

Dział rozpatrywania odwołań pisemnych;

Dział doskonalenia pracy z dokumentami;

W przedsiębiorstwach państwowych (stowarzyszeniach), w organizacjach badawczych, projektowych, inżynieryjnych i centrach komputerowych, w szkołach wyższych i innych podobnych instytucjach funkcje obsługi przedszkolnej placówki oświatowej są przypisane do działu (biura) placówki wychowania przedszkolnego. Skład działu wychowania przedszkolnego (biura) z reguły obejmuje:

Sekretariat;

Wyprawa;

Dział księgowości i rejestracji dokumentów (papierologia);

Biuro Pisania;

Dział monitorowania wykonania dokumentów;

Dział doskonalenia pracy z dokumentami;

Wydział rozpatrywania odwołań pisemnych;

Wreszcie w strukturach niepaństwowych (stowarzyszenia, koncerny, spółki akcyjne, w tym spółki joint venture, spółdzielnie itp.), a także w samorządach i organizacjach publicznych funkcje obsługi wychowania przedszkolnego przypisane są wydziałowi ogólnemu. Dział ogólny zwykle obejmuje:

Sekretariat;

Biuro;

Grupa kontroli dokumentów;

grupa protokołów;

Grupa usprawniająca pracę z dokumentami;

Grupa do pracy z pisemnymi odwołaniami;

Biuro Pisania;

Biuro kopiowania i drukowania;

W małym przedsiębiorstwie (organizacji, instytucji) zatrudniającym do 100 pracowników. Wskazane jest przydzielenie zadań związanych z obsługą dokumentacji kierownictwu specjalnie upoważnionemu urzędnikowi. Przybliżoną strukturę organizacyjną świadczenia wychowania przedszkolnego w spółce akcyjnej przedstawiono na ryc. 14.1.

Ryż. 14.1. Przybliżona struktura organizacyjna obsługi przedszkola w spółce akcyjnej

W przypadku przedsiębiorstw (organizacji, instytucji) zatrudniających powyżej 100 pracowników przybliżona struktura organizacyjna obsługi placówki wychowania przedszkolnego przedstawiona na ryc. 14.2.

Ryż. 14.2. Przybliżona struktura organizacyjna obsługi przedszkola

przedsiębiorstwa zatrudniające powyżej 100 pracowników.

Ustalenie optymalnej liczby personelu Obsługa przedszkolnej placówki oświatowej realizowana jest w oparciu o liczbę zadań przypisanych do tej jednostki na podstawie informacji o standardach czasowych ustalonych dla wykonywania niektórych rodzajów pracy w zakresie wsparcia dokumentacyjnego dla kierownictwa oraz z uwzględnieniem wymagań kwalifikacyjnych dla pracowników któremu powierzono wykonywanie odpowiednich rodzajów prac. Zatem zgodnie z „Standardami czasowymi prac nad wsparciem dokumentacji dla struktur zarządczych federalnych organów wykonawczych” ustalono standardy czasowe dla następujących prac:

O wsparciu dokumentacyjnym pionów strukturalnych federalnych władz wykonawczych;

Sporządzenie i prowadzenie listy spraw dla tych wydziałów;

O dokumentowaniu działalności organów kolegialnych;

Automatyzacja archiwizacji dokumentów;

Niektóre rodzaje prac związanych z obsługą dokumentacji (w tym wykonywanie, przetwarzanie, rejestracja, księgowanie, przechowywanie i wyszukiwanie dokumentów);

Prace referencyjne i analityczne nad dokumentami.

Jeśli chodzi o wymagania kwalifikacyjne dla pracowników obsługi przedszkolnej placówki oświatowej, zawarte są one w „Katalogu kwalifikacji stanowisk pracowniczych”. W katalogu przedstawiono wymagania kwalifikacyjne stawiane pracownikom służby wychowania przedszkolnego spośród kierowników pionów strukturalnych tej służby, a także jej specjalistów i wykonawców technicznych.

Aby określić przybliżony skład liczbowy usług przedszkolnej placówki oświatowej, należy najpierw sporządzić wykaz rodzajów pracy wykonywanych w ciągu roku kalendarzowego przez każdy z jej działów strukturalnych. Następnie należy obliczyć wielkość wykonanej pracy (dla każdego rodzaju i ogólnie, a także według kategorii w zależności od kwalifikacji pracowników). Na podstawie całkowitego wolumenu pracy wykonanej przy wsparciu dokumentacyjnym kadry kierowniczej, w oparciu o roczny wymiar czasu pracy jednego pracownika oraz uwzględniając czas nie przewidziany w standardach (który ma charakter jednorazowy), możliwe jest określenie liczby pracowników obsługi przedszkola (ogółem oraz w podziale na kategorie pracowników, w zależności od ich kwalifikacji).

W celu głębszego i jaśniejszego zrozumienia procedury ustalania optymalnego składu liczbowego usługi przedszkolnej placówki oświatowej skorzystamy z informacji przedstawionych w załączniku nr 2 do „Standardów czasowych wsparcia dokumentacji struktur zarządczych federalnych organów wykonawczych”. Zgodnie z tym dokumentem standardową liczbę pracowników oblicza się za pomocą wzoru

Ch n = T obr / F p,

gdzie CH n - standardowa liczba pracowników, osób; T. o - całkowity czas poświęcony na obsługę dokumentacji, h; F p - planowany roczny czas pracy na pracownika, godz.

Z kolei wartość T ok określone przez formułę

Tob = T n + T nn,

gdzie T n - czas poświęcony na prace związane z obsługą dokumentacji, obliczony na podstawie standardów, h; Tnn – koszty czasu nie przewidziane normami (określane metodą oceny eksperckiej), h.

Aby obliczyć przybliżoną liczbę specjalistów kategorii I i II grupy przetwarzania dokumentów w dziale zarządzania biurem usługi wychowania przedszkolnego, skorzystamy z warunkowych danych referencyjnych przedstawionych w tabeli. 14.1.

Tabela 14.1

Warunkowe dane referencyjne do obliczenia przybliżonej liczby pracowników w obsłudze przedszkolnej placówki oświatowej

Rodzaj pracy przy obsłudze dokumentacji		Wartość standardowa, godz	Liczba transakcji rocznie
Obsługa przychodzących dokumentów	Specjalista. II kat.
Przetwarzanie przychodzących faksów	Specjalista. II kat.
Przetwarzanie przychodzących telegramów	Specjalista. II kat.
Przetwarzanie przychodzących wiadomości telefonicznych	Specjalista. II kat.
Obsługa dokumentów wychodzących	Specjalista. II kat.
Przetwarzanie faksów wychodzących	Specjalista. II kat.
Przetwarzanie wychodzących wiadomości telefonicznych	Specjalista. II kat.
Rachunkowość dokumentów	Specjalista. Ja kot.
Usługi referencyjne i informacyjne	Specjalista. Ja kot.
Wydawanie certyfikatów na żądanie	Specjalista. Ja kot.

Na podstawie danych referencyjnych roczny wymiar pracy wyniósł: dla specjalistów kategorii II – 14 925 godzin, dla specjalistów kategorii I – 13 975 godzin (łącznie 28 900 godzin). Załóżmy również, że wymiar pracy niestandardowej dla specjalistów kategorii II wynosił (warunkowo) 100 godzin. Następnie na podstawie wartości planowanego rocznego funduszu czasu pracy (na pracownika) wynoszącego 2000 godzin ustalimy przybliżoną liczbę pracowników (specjalistów kategorii I i II) w grupie przetwarzania dokumentów działu zarządzania biurem przedszkola usługa edukacyjna:

T ob = T n + T nn = 13 975 + 0 = 13 975 (h);

Ch n = T rev / F p = 13 975: 2000 = 7 (osoby).

T ob = T n + T nn = 14 925 + 100 = 15 025 (h);

Ch n = T o6 / F p = 15 025: 2000 = 7,5 (osoby).

Zatem, aby w nadchodzącym roku kalendarzowym odpowiednio obsadzić grupę przetwarzającą dokumenty działu zarządzania biurem obsługi przedszkolnej placówki oświatowej, potrzebnych będzie siedmiu specjalistów pierwszej kategorii i ośmiu specjalistów drugiej kategorii, w tym jeden (0,5) - w niepełnym lub niepełnym wymiarze godzin (na przykład z czasem pracy wynoszącym cztery godziny).

Liczbę pracowników oblicza się analogicznie dla wszystkich pozostałych działów strukturalnych obsługi placówki wychowania przedszkolnego. Na podstawie obliczeń generowane są zbiorcze dane dotyczące wielkości obsługi placówki wychowania przedszkolnego. Informacja o przybliżonej liczbie pracowników służby wychowania przedszkolnego w przedsiębiorstwie zatrudniającym powyżej 100 pracowników. przedstawiono w tabeli. 14.2.

Tabela 14.2

Informacja o przybliżonej liczbie pracowników służby wychowania przedszkolnego w przedsiębiorstwie zatrudniającym powyżej 100 pracowników.

Podział strukturalny				Razem, ludzie
Podział strukturalny	Zespół zarządzający	Specjaliści	Wykonawcy techniczni	Razem, ludzie
Grupa do rozpatrywania odwołań pisemnych
Grupa kontrolna wykonania
Grupa wypraw
Grupa Przetwarzania Dokumentów
Grupa zapewniająca zdarzenia protokołu.
Grupa wsparcia organizacyjnego i metodycznego
Grupa pamięci operacyjnej
Grupa przechowywania archiwum
Grupa przygotowania projektu
Grupa replikacyjna

* W tym kierownik działu wychowania przedszkolnego – 1 osoba.

** Kierownik wydziału administracyjnego może jednocześnie pełnić obowiązki zastępcy kierownika obsługi placówki wychowania przedszkolnego.

Aby określić optymalny skład liczbowy usługi przedszkolnej placówki oświatowej, oprócz wymienionych dokumentów, można również skorzystać z:

Branżowe standardy liczby pracowników, opracowane w oparciu o standardowe międzysektorowe standardy liczby pracowników zatrudnionych w strukturach ekonomiczno-administracyjnych przedsiębiorstw (organizacji, instytucji);

Zintegrowane standardy czasu pracy w placówkach wychowania przedszkolnego.

Główne funkcje podziałów strukturalnych obsługi przedszkolnej placówki oświatowej

Dział administracyjny Serwis, jak sama nazwa wskazuje, pełni przede wszystkim funkcję bieżącego zarządzania (administrowania) działalnością serwisu. Ponadto komórki wydziału – Zespół ds. rozpatrywania pisemnych odwołań oraz Zespół kontroli wykonania – pełnią funkcję kontrolną. Jednocześnie grupa opiniująca wnioski pisemne monitoruje prawidłową organizację rozpatrywania pisemnych wniosków, skarg, oświadczeń i propozycji otrzymywanych przez przedsiębiorstwo, a grupa kontroli wykonania dokumentów monitoruje prawidłowość realizacji dokumentów przedsiębiorstwa powstałych w procesie prowadzenia zewnętrzna i wewnętrzna korespondencja służbowa.

Dział wsparcia zrzesza grupy obsługi zdarzeń protokolarnych oraz grupy wsparcia organizacyjnego i metodycznego oraz pełni funkcję wspierającą. Dział zapewnia wsparcie organizacyjne i informacyjne wydarzeń protokolarnych z udziałem urzędników przedsiębiorstwa (w tym negocjacje, spotkania, spotkania, konferencje itp.), a także wsparcie organizacyjne i metodologiczne działalności działów strukturalnych przedsiębiorstwa ( biorąc pod uwagę specyfikę dokumentowania swojej działalności).

Dział Zarządzania Biurem jak sama nazwa wskazuje, w toku swojej działalności pełni funkcję biurowo-pracowniczą, czyli całokształt spraw związanych z obiegiem dokumentów przedsiębiorstwa. Grupa spedycyjno-kurierska dostarcza dokumenty przychodzące z miejsc wyjazdu (np. z poczty) do przedsiębiorstwa oraz dostarcza dokumenty wychodzące do miejsc docelowych (oprócz urzędów pocztowych mogą to być także bezpośredni odbiorcy dokumentów). Z kolei grupa zajmująca się obsługą dokumentów przyjmuje, rejestruje, ewidencjonuje, wydaje i przygotowuje je do wysłania poza przedsiębiorstwo (to drugie dotyczy dokumentów wychodzących, w tym także tych, które mają zostać zwrócone nadawcy).

Dział magazynowy obejmuje grupy operacyjnego i archiwalnego przechowywania dokumentów oraz pełni funkcję magazynowania. Jednocześnie w pierwszej grupie odbywa się przechowywanie operacyjne (do momentu przekazania dokumentów do trwałego przechowywania do archiwum przedsiębiorstwa), a w drugiej, która zasadniczo reprezentuje archiwum przedsiębiorstwa, trwałe przechowywanie (do chwili przekazania dokumentów do archiwum państwowego).

Główna funkcja dział technicznego wykonania dokumentów jest przygotowanie projektów oraz, jeśli to konieczne, dodatkowych kopii podpisanych (zatwierdzonych) dokumentów. W dziale znajdują się dwie grupy - przygotowanie projektów dokumentów oraz replikacja dokumentów.

14.2. Utworzenie obsługi przedszkolnej placówki oświatowej

Badanie regulaminów i dokumentów organizacyjno-administracyjnych w zakresie zagadnień wspomagania dokumentacyjnego kadry kierowniczej;

Przygotowanie notatki uzasadniającej potrzebę utworzenia placówki wychowania przedszkolnego;

Opracowanie projektu struktury organizacyjnej obsługi placówki wychowania przedszkolnego;

Opracowanie projektu liczebności personelu obsługi placówki wychowania przedszkolnego;

Opracowanie projektu tabeli kadrowej obsługi przedszkola;

Opracowanie projektu rozporządzenia w sprawie obsługi przedszkola;

Opracowanie projektu instrukcji wspomagania dokumentacji zarządzania;

Opracowywanie projektów instrukcji dla poszczególnych rodzajów (obszarów) działalności;

Opracowanie projektów opisów stanowisk pracy dla pracowników wychowania przedszkolnego z kadry zarządzającej;

Opracowanie standardów wykonywania prac związanych ze wsparciem dokumentacyjnym kadry zarządzającej;

Opracowanie schematu interakcji usługi wychowania przedszkolnego z innymi działami strukturalnymi przedsiębiorstwa, a także z innymi przedsiębiorstwami (organizacjami, instytucjami);

Opracowanie projektu zarządzenia w sprawie utworzenia obsługi przedszkolnej placówki oświatowej (w sprawie wprowadzenia zmian w składzie personelu przedsiębiorstwa) oraz powołania zespołu zarządzającego obsługą przedszkolnej placówki oświatowej: kierownika służby i, jeśli jest przewidziana bo w tabeli personelu służby jego zastępca (zastępcy).

Z reguły w przypadku braku usługi przedszkolnej placówki oświatowej w przedsiębiorstwie (a także innych jednostek strukturalnych lub urzędników pełniących funkcje obsługi przedszkolnej placówki oświatowej) jej utworzenie powierzone jest kierownikowi organu kadrowego przedsiębiorstwa (personelu serwis, dział personalny itp.). Przygotowanie i wdrożenie niezbędnych decyzji i działań zarządczych organizuje szef organu personalnego, delegując niezbędne uprawnienia (na przykład w celu przygotowania projektów dokumentów, rekrutacji personelu itp.) swoim podwładnym oraz we współpracy z innymi działami strukturalnymi oraz urzędnicy przedsiębiorstwa (na przykład z obsługą prawną lub radcą prawnym, kierownikiem działu pracy, działem księgowości itp.).

W zależności od specyfiki sytuacji zarządczej i przyznanych uprawnień kierownik organu personalnego działa na podstawie odpowiedniego zarządzenia kierownika przedsiębiorstwa lub z własnej inicjatywy (to drugie dotyczy wyłącznie sporządzenia notatki z odpowiednie uzasadnienie; wszystkie dalsze działania z reguły określa uchwała kierownika przedsiębiorstwa w sprawie notatki - uzasadnienie).

Studium przepisów i dokumentów organizacyjno-administracyjnych w zakresie zagadnień wsparcia dokumentacyjnego dla kadry zarządzającej jest obowiązkowy na etapie przygotowawczym tworzenia usługi przedszkolnej placówki oświatowej, nadając prawnie prawomocny charakter wszystkim późniejszym pracom. W tym względzie zauważamy, że do głównych regulacyjnych aktów prawnych oraz dokumentów organizacyjnych i administracyjnych regulujących obsługę dokumentacji dla zarządzania należą:

Państwowy system wspomagania dokumentacji dla kadry zarządzającej;

Normy państwowe (w szczególności GOST R 6.30-2003, GOST 51141-98);

Standardowe instrukcje dotyczące dokumentacji wsparcia zarządzania (w szczególności „Standardowe instrukcje dotyczące pracy biurowej w federalnych organach wykonawczych”, zatwierdzone uchwałą Archiwum Federalnego z dnia 27 listopada 2000 r. Nr 68);

Instrukcje, zasady, wyjaśnienia, zalecenia i inne dokumenty organizacyjno-administracyjne dotyczące niektórych zagadnień i obszarów wychowania przedszkolnego, wydane w ramach ich kompetencji przez organy władz federalnych, terytorialnych, sektorowych, departamentalnych i lokalnych, których decyzje są wiążące dla przedsiębiorstwa;

Klasyfikatory dokumentacji zarządczej (w szczególności OKUD OK 011-93);

Standardowe wykazy dokumentów generowane w ramach działalności zarządczej przedsiębiorstw (organizacji, instytucji), ze wskazaniem okresów ich przechowywania (w szczególności wykaz zatwierdzony przez Państwowy Komitet Statystyczny Federacji Rosyjskiej w dniu 6 października 2000 r.);

Standardowe formy dokumentacji (w szczególności formularze dokumentacji do rachunkowości pracy i płac, zatwierdzone dekretem Państwowego Komitetu Statystycznego Federacji Rosyjskiej z dnia 5 stycznia 2004 r. nr 1).

Dokumenty i materiały organizacyjne, metodologiczne, normatywne i metodologiczne (w szczególności „Zalecenia metodologiczne dotyczące ujednolicenia tekstów dokumentów zarządczych” DR-191-98, przygotowane przez Ogólnounijny Instytut Badań Naukowych Zarządzania Dokumentami i Archiwizacji);

Dokumenty dotyczące organizacji pracy pracowników (w szczególności „Przepisy i standardy sanitarno-epidemiologiczne” SanPin 2.2.2./2.4.1340-03);

Dokumenty ustalające wymagania kwalifikacyjne dla pracowników (w szczególności „Katalog kwalifikacji stanowisk pracowniczych”, zatwierdzony uchwałą Ministerstwa Pracy i Rozwoju Społecznego Federacji Rosyjskiej z dnia 21 sierpnia 1998 r. nr 37).

Badanie tych dokumentów należy przeprowadzić w kontekście odpowiednich przepisów aktów lokalnych przedsiębiorstwa, w tym:

1) statut przedsiębiorstwa (regulamin o przedsiębiorstwie);

2) wewnętrzne przepisy pracy przedsiębiorstwa;

3) przepisy dotyczące personelu przedsiębiorstwa;

4) tabela personelu przedsiębiorstwa.

Kolejnym etapem prac jest przygotowanie notatki uzasadniającej potrzebę utworzenia placówki wychowania przedszkolnego i przekazanie jej kierownikowi przedsiębiorstwa do rozpatrzenia. Przypomnijmy, że przez notatkę należy rozumieć krótkie pismo urzędowe wykorzystywane w procesie wymiany udokumentowanych informacji w korespondencji wewnętrznej przedsiębiorstwa. Celem funkcjonalnym dokumentu jest:

W obiektywnym informowaniu kierownika przedsiębiorstwa o stanie sprawy objętej notatką;

Przedstawiając uzasadnienia powołania placówki wychowania przedszkolnego, a także propozycje trybu jej tworzenia zgodnie z wymogami regulacyjnych aktów prawnych oraz dokumentów organizacyjno-administracyjnych w zakresie zagadnień wsparcia dokumentacyjnego dla kierownictwa i biorąc pod uwagę odpowiednie przepisy aktów lokalnych przedsiębiorstwa.

Przykładowy tekst pisma uzasadniającego potrzebę utworzenia placówki wychowania przedszkolnego przedstawiono w Załączniku nr 11.

Przygotowanie projektu tabeli personeluusługi DOW, czyli dokument określający skład ilościowy i jakościowy pracowników przedsiębiorstwa (ogółem i w podziałach strukturalnych) na rok kalendarzowy. Celem funkcjonalnym dokumentu jest:

Przy ustaleniu maksymalnej liczby pracowników (w przedsiębiorstwie i oddziałach strukturalnych) na rok kalendarzowy;

Dokumentując określone informacje w określonej formie.

Opracowanie projektu rozporządzenia w sprawie obsługi przedszkola, przewidziane przez Państwową Budżetową Instytucję Oświatową, należy przeprowadzić na podstawie przybliżonego stanowiska, biorąc pod uwagę charakterystykę organizacji i specyfikę działalności przedsiębiorstwa. Regulamin Obsługi Przedszkolnej Placówki Wychowawczej jest dokumentem ustalającym systemowo powiązane zasady dotyczące zagadnień wchodzących w zakres kompetencji danej jednostki strukturalnej. Celem funkcjonalnym dokumentu jest ogólna regulacja organizacyjno-prawna codziennej działalności placówki wychowania przedszkolnego. Wersję tekstu przybliżonego regulaminu obsługi placówki wychowania przedszkolnego przedstawiono w Załączniku 12.

Opracowanie projektu instrukcji wspomagania dokumentacji zarządzania zwykle przeprowadzane na podstawie „Standardowych instrukcji pracy biurowej w federalnych organach wykonawczych”, z uwzględnieniem odpowiednich przepisów innych dokumentów prawnych, organizacyjnych i administracyjnych dotyczących zagadnień wychowania przedszkolnego, wydawanych w ich kompetencjach przez władze federalne, terytorialne, sektorowe, organy resortowe i samorządowe, decyzje, które są obligatoryjne do wykonania przez przedsiębiorstwo. Przy opracowywaniu dokumentu brana jest pod uwagę charakterystyka organizacji i specyfika działalności przedsiębiorstwa.

Instrukcja wychowania przedszkolnego- jest to dokument regulujący procedurę wykonywania czynności związanych ze wsparciem dokumentacji zarządzania, a także procedurę stosowania (wykonywania) w procesie tej działalności przez jednostki strukturalne i urzędników przedsiębiorstwa odpowiednie przepisy legislacyjne i regulacyjne dzieje. Jego celem funkcjonalnym jest:

W ustaleniu jednolitego trybu postępowania z dokumentami przedsiębiorstwa w toku codziennych czynności;

W sprawie ustalenia jednolitej procedury dokumentowania działalności zarządczej przedsiębiorstwa.

Oddział 1. Postanowienia ogólne.

Rozdział 2. Ogólne wymagania dotyczące przygotowania i złożenia projektów dokumentów.

Rozdział 3. Funkcje przygotowania treści niektórych typów dokumentów.

Sekcja 4. Funkcje przygotowania dokumentu.

Oddział 5. Organizacja obiegu dokumentów w przedsiębiorstwie.

Rozdział 6. System wyszukiwania dokumentów.

Oddział 7. Kontrola wykonania dokumentów.

Oddział 8. Organizacja operacyjnego przechowywania dokumentów.

Oddział 9. Przygotowanie dokumentów do przekazania do archiwum.

Rozdział 10. Postanowienia końcowe.

Rozwój projekt instrukcji dla poszczególnych rodzajów (obszarów) działalności służby wychowania przedszkolnego odbywa się w oparciu o dokumenty prawne, organizacyjne i administracyjne regulujące odpowiednie rodzaje (kierunki) działalności i wydawane w ramach ich kompetencji przez organy administracji federalnej, terytorialnej, sektorowej, departamentalnej i samorządowej, których decyzje są wiążące dla przedsiębiorstwa. Podobnie jak w przypadku instrukcji dla przedszkolnych placówek oświatowych, przy opracowywaniu instrukcji dotyczących rodzaju (kierunku) działalności placówki wychowania przedszkolnego uwzględnia się charakterystykę organizacji i specyfikę działalności przedsiębiorstwa.

Instrukcja o rodzaju (kierunku) działalności placówki wychowania przedszkolnego jest dokumentem regulującym tryb prowadzenia takiej działalności przez jednostki strukturalne i urzędników obsługi placówki wychowania przedszkolnego. Celem funkcjonalnym instrukcji jest ustalenie skoordynowanego trybu działania jednostek strukturalnych i urzędników służby wychowania przedszkolnego w procesie realizacji określonego rodzaju (kierunku) działalności.

Opracowanie projektów opisów stanowisk pracy dla pracowników obsługi przedszkola spośród menedżerów dokonywana jest na podstawie „Księgi Kwalifikacji Stanowisk Pracowniczych”. Opis pracy- jest to dokument regulujący działalność konkretnego pracownika (kategorii pracowników) i ustalający tryb stosowania przez niego (nich) w procesie wspomnianych działań odpowiednich przepisów aktów ustawodawczych, wykonawczych i prawnych.

Celem funkcjonalnym opisu stanowiska pracy jest:

W racjonalnym rozgraniczeniu kompetencji służbowych i służbowych pracowników;

Ustalając w przybliżeniu równomierne obciążenie pracą pracowników;

W podziale pracy w zależności od złożoności ich wykonania i kwalifikacji pracowników, którym są przypisane.

Na etapie tworzenia obsługi przedszkolnej placówki oświatowej przygotowywane są projekty opisów stanowisk dla pracowników spośród kierowników służby - kierownika obsługi przedszkolnej placówki oświatowej oraz, jeżeli jest to przewidziane w projekcie tabeli personelu, jego zastępców . Określone opisy stanowisk są sprawdzane i zatwierdzane przez kierownika przedsiębiorstwa (lub jego zastępcę do kierownictwa).

Po zakończeniu tworzenia służby wychowania przedszkolnego jej kierownik organizuje opracowywanie projektów opisów stanowisk pracy dla pozostałych pracowników (kierowników jednostek strukturalnych, specjalistów i wykonawców technicznych). Projekty tych instrukcji są opiniowane i zatwierdzane przez kierownika placówki wychowania przedszkolnego. Przykładowe teksty opisów stanowisk pracy pracowników obsługi przedszkola znajdują się w Załączniku 13.

Opracowanie standardów czasowych wykonywania prac związanych z obsługą dokumentacji dla kadry zarządzającej odbywa się w oparciu o istniejące standardy i normy, a także rzeczywisty nakład czasu pracy na wykonywanie odpowiednich rodzajów pracy. Pod norma czas należy przez to rozumieć dokument określający niezbędny czas poświęcony na wykonanie określonej ilości pracy przez odpowiednio wykwalifikowanego pracownika.

Funkcjonalnym celem standardów czasu wykonywania prac związanych ze wsparciem dokumentacyjnym kierownictwa jest:

Przy ustalaniu planowanej pracochłonności pracy nad wsparciem dokumentacyjnym dla kierownictwa;

Przy ustalaniu wymaganej liczby pracowników obsługi przedszkolnej placówki oświatowej.

Rzeczywisty wydatek czasu pracy ustala się metodą tzw. standaryzacji technicznej na podstawie wyników pomiarów w dniu roboczym trwającym standardowo (osiem godzin). Norma czasu na wykonanie jednostki znormalizowanego rodzaju pracy według przedszkolnej placówki oświatowej obliczana jest według obowiązującego standardu czasu (ustalonego na podstawie aktualnych norm czasu na wykonywanie odpowiednich rodzajów pracy lub na podstawie wyników pomiarów) według formuły

Нвр = Н'К,

gdzie N czas jest wartością normy czasu, h; N - wartość standardowa czasu pracy, h; Współczynnik K, który uwzględnia czas spędzony na organizacyjno-technicznym utrzymaniu stanowiska pracy, na odpoczynek i potrzeby osobiste pracownika (zgodnie z „Międzybranżowymi zintegrowanymi standardami czasu pracy nad dokumentacją wsparcia zarządzania”, zatwierdzony uchwałą Ministerstwa Pracy Federacji Rosyjskiej z dnia 25 listopada 1994 r. nr 72, współczynnik K wynosi 1,1).

Standardy czasowe dotyczące rodzajów prac związanych ze wsparciem dokumentacji dla kierownictwa opracowywane są pod przewodnictwem kierownika służby wychowania przedszkolnego, po czym są przeglądane i zatwierdzane przez kierownika przedsiębiorstwa. Rewizję standardów czasowych przeprowadza się w przypadku zmiany technologii pracy w przedszkolnych placówkach oświatowych, a także w takim przypadku Z tego czy innego obiektywnego powodu od trzech lub więcej miesięcy występuje stałe przekroczenie (przekroczenie) wcześniej ustalonych norm czasu dla odpowiednich rodzajów pracy.

Opracowanie schematu interakcji obsługi przedszkolnej placówki oświatowejz innymi działami strukturalnymi przedsiębiorstwa, a także z innymi przedsiębiorstwami (organizacjami, instytucjami) przeprowadza się w oparciu o strukturę organizacyjną przedsiębiorstwa, schemat obiegu dokumentów przedsiębiorstwa oraz wykaz przedsiębiorstw, organizacji i instytucji, z którymi przedsiębiorstwo wymienia udokumentowane informacje w toku swojej działalności. Opracowanie projektu dokumentu organizuje kierownik placówki wychowania przedszkolnego, a rozpatrzenie i zatwierdzenie projektu z reguły dokonuje zastępca kierownika przedsiębiorstwa ds. zarządzania.

Pod schemat interakcji oznacza dokument, na którym za pomocą konwencjonalnych obrazów graficznych rejestrowane są powiązania organizacyjne i informacyjne służby wychowania przedszkolnego z oddziałami strukturalnymi i urzędnikami przedsiębiorstwa, a także z innymi przedsiębiorstwami, organizacjami i instytucjami wymieniającymi udokumentowane informacje z tym przedsiębiorstwem . Jak wynika z Państwowej Budżetowej Instytucji Oświatowej, placówka wychowania przedszkolnego, realizując swoje działania w przedsiębiorstwie, współdziała:

Ze wszystkimi działami strukturalnymi przedsiębiorstwa - w kwestiach zarządzania organizacyjnego i metodologicznego, wsparcia dokumentacji dla kadry kierowniczej, a także w procesie prowadzenia korespondencji wewnętrznej w sprawach codziennej działalności;

Z obsługą prawną przedsiębiorstwa – w kwestiach prawnych związanych z przygotowaniem dokumentów;

Z obsługą kadrową - w kwestiach doboru, szkolenia i rotacji personelu obsługi przedszkolnej placówki oświatowej;

Ze służbą pracy i płac – w sprawie opracowania i wdrożenia działań związanych z optymalizacją organizacji pracy i motywowaniem kadr obsługi placówki wychowania przedszkolnego;

Ze służbą wsparcia administracyjnego, gospodarczego i logistycznego - w kwestiach zapewnienia wsparcia administracyjnego, ekonomicznego i logistycznego działalności obsługi placówki wychowania przedszkolnego;

Z centrum komputerowym - w zakresie opracowywania i wdrażania nowych technologii informatycznych z wykorzystaniem elektronicznej technologii komputerowej, operacyjnego przetwarzania udokumentowanych informacji;

Z rachunkowością - w kwestiach zapewnienia bezpieczeństwa, rozliczania ścisłych formularzy dokumentów sprawozdawczych.

Przykładowy projekt schematu interakcji obsługi przedszkolnej placówki oświatowej przedstawiono na ryc. 14.3.

ZATWIERDZIŁEM

Zastępca Dyrektor Zarządzający

Podpis I. O. Nazwisko

Schemat interakcji między usługą przedszkolnej placówki oświatowej Service-extra LLCz działami strukturalnymi i urzędnikami przedsiębiorstwa

Kierownik przedszkola Podpis I.O. Nazwisko

Ryż. 14.3. Przykład schematu interakcji między usługą przedszkolnej placówki oświatowej

Poza przedsiębiorstwem usługa DOW zazwyczaj współdziała:

W służbie przedszkolnej placówki oświatowej wyższego organu zarządzającego, w stosunku do której przedsiębiorstwo to zajmuje podrzędne (podrzędne) stanowisko - w kwestiach organizacji wsparcia dokumentacyjnego dla kierownictwa zgodnie z przepisami ustawowymi, wykonawczymi oraz dokumentami organizacyjno-administracyjnymi;

Z organizacjami i instytucjami badawczymi – w kwestiach doskonalenia stylu i metod pracy z dokumentami;

Z przedsiębiorstwami, organizacjami i instytucjami wymieniającymi udokumentowane informacje z tym przedsiębiorstwem – w procesie prowadzenia korespondencji zewnętrznej;

Organizacje, przedsiębiorstwa i instytucje świadczące usługi zapewniające wymianę udokumentowanych informacji (wszelkie rodzaje komunikacji stosowane przez przedsiębiorstwo);

Z indywidualnymi obywatelami (osobami fizycznymi) - po otrzymaniu pisemnych wniosków (wniosków, skarg, propozycji i oświadczeń) od tych osób.

Opracowanie projektów zarządzeń w sprawie utworzenia obsługi przedszkolnej placówki oświatowej(w sprawie zmian w tabeli personelu przedsiębiorstwa oraz w sprawie powołania kadry kierowniczej służby wychowania przedszkolnego) dokonywana jest na podstawie projektu zmian w tabeli personelu i złożenia (wniosków) o powołanie na stanowisko. Przypomnijmy, że rozkaz to udokumentowana decyzja kierownicza kierownika przedsiębiorstwa, regulująca działania jednostek strukturalnych i urzędników w dwóch lub więcej kwestiach codziennych zajęć.

Funkcjonalnym celem zarządzenia jest nadanie mocy prawnej decyzjom kierownika przedsiębiorstwa, podjętym przez niego w granicach jego kompetencji służbowych i biznesowych, w kwestiach organizacji działalności przedsiębiorstwa. Przykładowe teksty zarządzeń w sprawie zmian w składzie personelu oraz w sprawie powołania kierownika obsługi placówki wychowania przedszkolnego przedstawiono na ryc. 14,4 i 14,5.

Godło (logo)

SA „Lider”

ZAMÓWIENIE

Puszczyno, obwód moskiewski.

w sprawie utworzenia usługi zarządzania wsparciem dokumentacji

Zgodnie z Programem Rozwoju Organizacji Przedsiębiorstwa na rok 2004

ZAMAWIAM:

1. Utworzyć w przedsiębiorstwie od 1 stycznia 2006 r., w oparciu o grupę zarządzania dokumentacją, usługę wsparcia dokumentacji (usługa DOU). Zatwierdza harmonogram zatrudnienia w obsłudze placówki wychowania przedszkolnego na rok 2006 (załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia).

2. Ustalić następującą strukturę organizacyjną obsługi placówki wychowania przedszkolnego na rok 2006: grupa administracyjna; grupa zarządzająca biurem; grupa przygotowująca dokumentację techniczną; grupa przechowywania dokumentów; Grupa wsparcia.

Ustalenie stanu zatrudnienia w dziale wychowania przedszkolnego na rok 2006 na 27 osób.

3. Zatwierdzić Regulamin obsługi przedszkolnych placówek oświatowych (załącznik nr 2 do niniejszego zarządzenia).

4. Zatwierdzić schemat współdziałania organizacyjno-informacyjnego pomiędzy służbą wychowania przedszkolnego a urzędnikami i oddziałami strukturalnymi przedsiębiorstwa (załącznik nr 3 do niniejszego zarządzenia).

5. Uznać za nieważne zarządzenie dyrektora generalnego przedsiębiorstwa z dnia 8 listopada 2002 r. nr 211 w sprawie utworzenia zespołu kierowniczego biura.

6. Kontrolę nad wykonaniem niniejszego zarządzenia powierzono zastępcy dyrektora generalnego przedsiębiorstwa ds. zarządzania
O. E. Arefiew.

Zgoda:

Ryż. 14.4. Przykład nakazu zmiany tabeli personelu przedsiębiorstwa w związku z utworzeniem usługi edukacji przedszkolnej

Godło (logo)

SA „Lider”

Puszczyno, obwód moskiewski.

w sprawie mianowania P. A. Iwannikowa na kierownika służby edukacji przedszkolnej

W związku z utworzeniem serwisu wsparcia dokumentacyjnego
zarządzanie (obsługa placówek wychowania przedszkolnego)

ZAMAWIAM:

1. Mianuje Petra Afanasjewicza Iwannikowa na stanowisko szefa działu obsługi dokumentacji departamentu (służba DOU) od 1 stycznia 2006 r., zwalniając go z obowiązków szefa grupy ds. zarządzania dokumentacją.

Ustal oficjalną pensję P. A. Iwannikowa w wysokości
9500 rubli.

2. Szef służby personalnej do 5 stycznia 2006 r. zapewnia dokonanie niezbędnych zmian w aktach osobowych P. A. Iwannikowa i innej dokumentacji księgowej.

3. Zatwierdza zakres obowiązków kierownika przedszkola (załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia).

4. Kontrolę nad wykonaniem niniejszego zarządzenia powierzono zastępcy dyrektora generalnego przedsiębiorstwa ds. zarządzania
O. E. Arefiew.

Dyrektor Generalny Podpis P. A. Dobrynin

Zgoda:

Szef działu usług personalnych Podpis R. Yu Yankovskaya

Ryż. 14,5. Przykład postanowienia o powołaniu kierownika przedszkolnej placówki oświatowej

Pytania testowe i zadania

1. Jaki jest cel funkcjonalny obsługi placówki wychowania przedszkolnego?

2. Jakie są cele i zadania przedszkolnej placówki oświatowej?

3. W jaki sposób ustala się optymalną strukturę organizacyjną placówki wychowania przedszkolnego?

4. W jaki sposób ustala się optymalną liczbę pracowników placówki wychowania przedszkolnego?

5. W jaki sposób ustala się przybliżoną wielkość placówki wychowania przedszkolnego?

6. Jakie są główne funkcje jednostek strukturalnych służby wychowania przedszkolnego?

7.Jaka jest ogólna procedura tworzenia placówki wychowania przedszkolnego?

8. Jaka jest struktura instrukcji dokumentacji zarządczej?

Przed rozważeniem głównych funkcji usługi przedszkolnej placówki oświatowej należy podkreślić cel i główne zadania, które ma ona rozwiązać. Cel usługi DOW to terminowe dostarczanie udokumentowanych informacji pracownikom organizacji (konsumentom systemu informatycznego). Główne zadania obsługi przedszkolnej placówki oświatowej:

Zapewnienie jednolitej procedury dokumentowania i pracy z dokumentami w organizacji, zgodnie z obowiązującymi standardami;

Doskonalenie form i metod pracy z dokumentami, w tym ich automatyzacja.

Zestaw funkcji przedszkolnej placówki oświatowej rozwiązywanie tych problemów jest standardowe i regulowane przez „Przepisy ogólne Państwowej Budżetowej Instytucji Oświatowej”. Rozważmy funkcje, które ujawniają główne obszary pracy i ich pogrupowanie zgodnie z jednostkami strukturalnymi stworzonymi do ich wykonywania.

Nazwa dywizji	Wykonywane funkcje
SEKRETARIAT (zastępca kierownika, zastępca sekretarza, sekretarz techniczny)	wstępna weryfikacja i przygotowanie dokumentów kierowanych do menadżera; przygotowywanie i zatwierdzanie dokumentów w imieniu menadżera; obsługa organizacyjna i dokumentacyjna negocjacji i spotkań, dokumentacja kolegialnych organów zarządzających; nieudokumentowane usługi dla menedżerów: (rozmowy telefoniczne, przyjmowanie gości, organizacja pracy recepcji, obsługa organizacyjno-informacyjna i wsparcie techniczne, organizacja spotkań biznesowych i wyjazdów służbowych dla menedżerów itp.)
GRUPA PROTOKOŁOWA	opracowywanie planów pracy organów kolegialnych; organizowanie i prowadzenie posiedzeń organów; dokumentowanie ich działań; przygotowywanie projektów dokumentów regulacyjnych i administracyjnych, pism, zaświadczeń; rejestracja decyzji organów kolegialnych w formie dokumentów administracyjnych, wypisów z protokołów posiedzeń, analiz zaświadczeń i raportów podziałów strukturalnych; recepcja, rejestracja, organizacja przechowywania, dystrybucja niezbędnych dokumentów; prace informacyjne i referencyjne; kontrola wykonania decyzji organów kolegialnych.
DZIAŁ POPRAWY ROZWOJU (biuro, sektor, ośrodek).	- opracowywanie i wdrażanie działań usprawniających placówki wychowania przedszkolnego (od stworzenia formularzy, w tym zapewnienia bezpieczeństwa informacji, stworzenia Karty Pracy i Albumu formularzy dokumentów, po usprawnienie obiegu dokumentów i wyposażenia organizacyjno-technicznego placówek wychowania przedszkolnego); - rozwój wsparcia normatywnego i metodologicznego dla przedszkolnych placówek oświatowych; - opracowanie katalogów klasyfikacyjnych organizacji (klasyfikatory, nazewnictwo spraw, wykazy dokumentów z okresami przechowywania); - prowadzenie szkoleń zaawansowanych dla pracowników przedszkolnych placówek oświatowych i specjalistów kadry kierowniczej; - konsultowanie pracowników organizacji i monitorowanie ich działań w zakresie zagadnień edukacji przedszkolnej.
WYPRAWA	- przyjmowanie i wysyłanie dokumentów; - dostarczanie ich do jednostek strukturalnych; - ilościowe rozliczanie dokumentów przychodzących i wychodzących.
DZIAŁ KSIĘGOWOŚCI I REJESTRACJI DOKUMENTÓW	- rejestracja dokumentów przychodzących, wychodzących i wewnętrznych; - tworzenie i utrzymywanie informacji i prac referencyjnych; - kontrola nad prawidłowym przygotowaniem i wykonaniem dokumentów wychodzących i wewnętrznych; - przygotowanie dokumentów do przedłożenia kierownictwu do rozpatrzenia; - kompilacja plików i przygotowanie ich do przeniesienia do archiwum.
GRUPA KONTROLNA (biuro, wydział, inspekcja)	- organizowanie kontroli terminów wykonania dokumentów, poddawanie ich kontroli i wyjmowanie spod kontroli; - regulowanie realizacji i informowanie kierownictwa o postępie realizacji dokumentów; - organizacja kontroli końcowej (analiza dyscypliny wykonania i ważności terminów wykonania dokumentów).
RECEPCJA (grupa pism lub wydział odwołań obywateli)	- tworzenie i przechowywanie akt z apelacjami obywateli; - analiza i uogólnienie uzasadnień odwołania oraz wyników ich rozpatrzenia; organizacja przyjmowania obywateli przez kierownictwo organizacji (władzy).
CENTRUM PRODUKCJI DOKUMENTÓW (oddział, grupa)	- przedruk dokumentów z wersji roboczych; - czytanie i redagowanie tekstów; - rozliczanie wykonanej pracy.
KOPIOWANIE I PODCZAS BIURA	- kopiowanie dokumentów; - replikacja dokumentów; - przygotowanie produktów promocyjnych; - rozliczanie wykonanej pracy.
ARCHIWUM WYDZIAŁOWE	- przyjmowanie dokumentów z jednostek strukturalnych do przechowywania i udzielanie im pomocy metodycznej - monitorowanie przestrzegania zasad tworzenia i przechowywania akt w jednostkach strukturalnych - księgowość, systematyzacja i przechowywanie dokumentów, organizacja ich przepływu i wykorzystania - udział w opracowywaniu dokumenty normatywne i metodologiczne dotyczące spraw archiwalnych i DOW - przygotowanie i przekazanie spraw do magazynu państwowego.

Obecnie w związku z automatyzacją pracy z udokumentowanymi informacjami organizacje tworzą odpowiednią USŁUGĘ ZARZĄDZANIA INFORMACJAMI, której działalność nie jest jeszcze uregulowana dokumentami regulacyjnymi. Zazwyczaj działami serwisu są dział utrzymania systemów elektronicznych, dział informacyjno-analityczny itp.

Główne funkcje tej usługi:

˜ wprowadzenie technologii informatycznych opartych na wykorzystaniu technologii komputerowej

˜ stworzenie kompleksowego systemu informacyjnego organizacji

˜ czynności związane z obsługą systemów informatycznych

˜ projektowanie i obsługa systemu potrzeb informacyjnych odbiorców baz danych

˜ dobór wykwalifikowanego personelu serwisowego itp.

Widzimy zatem, że funkcje obsługi przedszkolnej placówki oświatowej są w ogóle typizowane i pogrupowane. Projektując usługę przedszkolnej placówki oświatowej, każda organizacja lub władze wykonawcze mogą opierać się na proponowanych opcjach strukturalnych i funkcjonalnych, biorąc pod uwagę cechy jej struktury i specyfikę jej działalności. W razie potrzeby możliwe jest połączenie kilku funkcji w jednym dziale, ale zestaw funkcji musi być w pełni reprezentowany w każdej organizacji, nawet jeśli wszystkie funkcje biurowe są wykonywane przez jedną osobę.

Wstęp

Od czasów starożytnych docierały do nas różnego rodzaju dokumenty, za pomocą których mamy okazję poznać historię naszego kraju, jego bohaterską przeszłość, specyfikę życia jego mieszkańców, formy prawne i normy etyczne relacji między ludzie.

Potrzeba tworzenia dokumentów pojawiła się wraz z pojawieniem się pisma. Co więcej, uważają, że to właśnie potrzeba tworzenia różnorodnych dokumentów (umów, kontraktów itp.) doprowadziła do pojawienia się pisma jako sposobu przedstawiania informacji nie tylko o znaczeniu osobistym, ale także narodowym. Już w V wieku. p.n.e. starożytny plebs rzymski domagał się wprowadzenia jasnych, „pisanych” praw. Tworzenie pisemnych praw i przepisów było także głównym żądaniem powstań średniowiecznych. Kiedy pojawiły się przepisy, od urzędnika wymagano absolutnej dokładności sformułowań i nienagannej znajomości formy prezentacji, w przeciwnym razie dokument utraciłby moc.

Wraz z rozwojem pisma dokumenty stały się środkiem komunikacji i przekazywania informacji.

Do końca XV wieku. instytucje rządowe jeszcze nie istniały, ich funkcje pełnili poszczególni urzędnicy lub organy prowadzące swoją działalność albo w bardzo ograniczonym składzie urzędników, albo w ogóle bez personelu. Sam system zarządzania nie potrzebował jednolitego systemu zarządzania biurem.

Jednak dokumenty pisane, które przetrwały do naszych czasów, świadczą o tym już w X wieku. panowała kultura pisania dokumentów. Są to traktaty z Bizancjum z lat 911 i 945.

Wraz ze wzrostem liczby tworzonych dokumentów kumulowały się tradycje w zakresie dokumentacji, co doprowadziło do powstania kadry profesjonalnych specjalistów w zakresie tworzenia i przetwarzania dokumentów.

Terminy i definicje

Zarządzanie organizacją nieuchronnie wymaga tworzenia wielu rodzajów dokumentów zarządczych, bez których nie da się rozwiązać problemów związanych z planowaniem, finansowaniem, kredytowaniem, rachunkowością i raportowaniem, zarządzaniem operacyjnym i obsadzeniem kadr działalności organizacji.

Praca biurowa jest gałęzią działalności polegającą na zapewnianiu dokumentacji i organizacji pracy z dokumentami urzędowymi.

Termin „praca biurowa” pojawił się w Rosji, według słowników języka rosyjskiego, w drugiej połowie XVIII wieku. i oznaczało proces rozwiązywania (wytwarzania) sprawy: „wytwarzanie sprawy” – rozwiązywanie problemu. W trakcie podejmowania decyzji zaistniała potrzeba utrwalenia wyniku, np. osiągniętego porozumienia. Od czasów starożytnych tworzono w tym celu dokumenty, ponieważ słowo mówione jest krótkotrwałe, może zostać zapomniane, zniekształcone podczas przekazu lub źle zrozumiane. Już w XVI wieku. używa się tego słowa sprawa jako zbiór dokumentów związanych z jakąś sprawą lub zagadnieniem. Po raz pierwszy w tej koncepcji słowo „biznes” zostało zapisane w dokumentach w 1584 r. Obecnie znaczenia obu tych terminów – „praca biurowa” i „biznes” – są zapisane w GOST R 51141-98.

Nowoczesna praca biurowa obejmuje:

Zapewnienie terminowego i prawidłowego tworzenia dokumentów (dokumentacji);

Organizacja pracy z dokumentami (przyjmowanie, przekazywanie, przetwarzanie, księgowanie, rejestracja, kontrola, przechowywanie, systematyzacja, przygotowanie dokumentów do archiwizacji, niszczenie).

Równolegle z terminem „praca biurowa” w ostatnich dziesięcioleciach zaczęto używać tego terminu wsparcie dokumentacyjne dla kadry zarządzającej(DOW). Jego pojawienie się wiąże się z wprowadzeniem systemów komputerowych do zarządzania oraz ich wsparciem organizacyjnym, programowym i informacyjnym, aby przybliżyć je do terminologii stosowanej w programach komputerowych i literaturze. Obecnie terminy „papierologia” i „zarządzanie dokumentacją” są synonimami i odnoszą się do tej samej czynności. Obydwa terminy można spotkać np. w nazwach dokumentów regulujących organizację procesów dokumentacyjnych: „Państwowy system wspomagania dokumentacji dla kadry kierowniczej” oraz „Standardowe instrukcje pracy biurowej w ministerstwach i departamentach Federacji Rosyjskiej”.

Rola i znaczenie obsługi przedszkola w placówce

W paragrafie 5.1 działu piątego Systemu Zarządzania Dokumentacją Państwową, zatwierdzonego przez Zarząd Archiwum Głównego ZSRR w dniu 27 kwietnia 1988 r., zapisano następujący zapis: „Obsługa dokumentacji zarządzania w organizacji prowadzona jest przez specjalną służbę, działającą jako niezależna jednostka strukturalna, podległa bezpośrednio kierownikowi organizacji.”

To miejsce służby przedszkolnej placówki oświatowej w strukturze organizacji można wytłumaczyć następującymi przyczynami:

1. Reprezentując niezależną jednostkę strukturalną i bezpośrednio podlegając kierownictwu organizacji, służba edukacji przedszkolnej będzie miała większe kompetencje. A to z kolei pozwoli Ci efektywniej organizować pracę z dokumentami.

2. Specjaliści i kierownik obsługi placówki wychowania przedszkolnego muszą współpracować bezpośrednio z kierownictwem organizacji: rozwiązywać problemy związane z przeglądaniem przychodzących dokumentów, monitorować wykonanie dokumentów, podsumowywać wyniki monitorowania wykonania dokumentów i zgłaszać je do zarządzanie organizacją, prowadzenie prac informacyjnych i referencyjnych nad dokumentami itp.

Mówiąc o obsłudze przedszkolnej placówki oświatowej, należy podkreślić jej główne zadania i funkcje.

Do głównego zadania Usługi DOW obejmują:

Zapewnienie jednolitego trybu dokumentowania i pracy z dokumentami,

Doskonalenie form i metod pracy z dokumentami z uwzględnieniem automatyzacji procesów dokumentacyjnych.

Zgodnie z przydzielonymi zadaniami, obsługa przedszkolnej placówki oświatowej wykonuje następujące czynności Cechy:

funkcje związane z dokumentowaniem czynności zarządczych:

Opracowywanie formularzy dokumentów i zapewnienie ich produkcji,

Zapewnienie produkcji dokumentów, stenografii, kopiowania i powielania dokumentów,

Monitorowanie jakości przygotowania i wykonania dokumentów oraz zgodności z ustaloną procedurą zatwierdzania i certyfikacji dokumentów;

· funkcje związane z organizacją pracy z dokumentami:

Ustanowienie jednolitej procedury przepływu dokumentów (obieg dokumentów organizacji),

Obsługa dokumentów przychodzących i wychodzących,

Rejestracja i księgowanie dokumentów przychodzących, wychodzących i wewnętrznych,

Rozwój i utrzymanie systemów wyszukiwania informacji, organizacja prac informacyjnych i referencyjnych nad dokumentami,

Wstępny przegląd dokumentów,

Kontrola nad realizacją dokumentów,

Usystematyzowanie dokumentów, sporządzenie spisu akt, zapewnienie przechowywania i wykorzystania dokumentów,

Przygotowywanie i przekazywanie spraw do archiwum organizacji, organizacja pracy jej archiwum,

Zapewnienie bezpieczeństwa informacji o dokumentach,

Organizacja pracy z apelacjami obywatelskimi;

· funkcje związane z doskonaleniem form i metod pracy z dokumentami:

Opracowywanie i weryfikacja dokumentów regulacyjnych i metodologicznych organizacji pracy biurowej,

Prowadzenie prac nad ujednoliceniem dokumentów, opracowywaniem i wdrażaniem kart czasu pracy i albumów formularzy dokumentów,

Wskazówki metodologiczne i kontrola przestrzegania ustalonych zasad pracy z dokumentami w działach strukturalnych,

Podnoszenie kwalifikacji pracowników organizacji oraz doradztwo z nimi w kwestiach dokumentacji i organizacji pracy z dokumentami,

Opracowanie i wdrożenie nowych form i metod pracy z dokumentami, usprawnienie obiegu dokumentów w organizacji, automatyzacja biura.

Struktura obsługi przedszkolnej placówki oświatowej w nowoczesnej organizacji zależy od wielkości przepływu dokumentów, a także od technologii pracy z dokumentami.

Usługę edukacji przedszkolnej o złożonej strukturze wewnętrznej, która obejmuje podległe jednostki (na przykład sekretariat, grupę protokołów, dział usprawnień biurowych, recepcję, archiwum, biuro kopiowania, grupę redakcyjną itp.), Można nazwać nie zarządzaniem biznesowym, ale kierownictwo lub dział zajmujący się pracą z dokumentami (lub dokumentacją).

W małych organizacjach usługa edukacji przedszkolnej jako niezależna jednostka strukturalna może nie istnieć. W tym przypadku praca z dokumentami jest wykonywana przez główny sekretarz lub inna specjalnie wyznaczona osoba.

Wniosek

Z historii możemy zauważyć, że wraz z rozwojem państwa rozwinęła się także praca biurowa. Wraz z rozwojem pracy biurowej zmieniały się wymagania, standardy i kadra pracowników zajmujących się organizacją pracy biurowej.

Wraz ze wzrostem liczby tworzonych dokumentów i wprowadzeniem technologii informatycznych pojawiły się nowe wymagania dotyczące przetwarzania dokumentów, co doprowadziło do powiększenia kadry w zakresie pracy biurowej i stworzenia przedszkolnej usługi edukacyjnej, która zorganizowała sprawniejsze pracować z dokumentami. Oczywiście usługa wychowania przedszkolnego jako niezależna jednostka strukturalna nie istnieje w każdej organizacji, jak zauważyliśmy, zależy to od wielkości przepływu dokumentów w organizacji.

Jeszcze raz przechodząc do historii, chcę zauważyć, że kiedy każdy pracownik, wykonując swoje obowiązki służbowe, wnosi swój wkład w tę dziedzinę działalności. Podobnie, przedszkolna placówka edukacyjna odgrywa ważną rolę w instytucji. W dużej firmie panuje duży wolumen przepływu dokumentów i każdy, wykonując swoją pracę, przynosi sukces swojej firmie.

Literatura

1. Kamieniewa E.M. Obsługa przedszkolnej placówki oświatowej: nazwa, struktura i określenie liczby // Praca biurowa i obieg dokumentów w przedsiębiorstwie. – 2006.- nr 7 s. 48-51.

2. Kamieniewa E.M. „Praca biurowa” i „Zarządzanie dokumentacją”: czy istnieje różnica w znaczeniu? // Praca biurowa i obieg dokumentów w przedsiębiorstwie. – 2006 r. – nr 9 s. 34.

3. Kudryaeva V.A. Organizacja pracy z dokumentami: podręcznik - M.: INFRA-M, 2003.- s. 3.

Państwowy System Wspomagania Dokumentacji Zarządzania (GSDOU) określa ogólne wymagania w zakresie wspomagania dokumentacji kadry zarządzającej. Jednakże dokument ten nie ma obecnie charakteru normatywnego, lecz ma raczej charakter doradczy i w niektórych częściach jest nieaktualny. Niemniej jednak niektóre przepisy wprowadzone przez Dumę Państwową w 1988 r. pozostają aktualne. Dotyczy to przede wszystkim pewnych ogólnych zasad dokumentowania czynności zarządczych.

Aby zarządzać organizacją i rozwiązywać jej problemy, istnieje niezależna jednostka strukturalna - służba edukacji przedszkolnej, która z reguły podlega bezpośrednio kierownikowi organizacji lub jednemu z jego zastępców.

Usługi edukacji przedszkolnej tworzone dziś w organizacjach mają różne nazwy: dział zarządzania sprawami, dział administracyjny, dział administracyjno-prawny, zarządzanie przedsiębiorstwem, zarządzanie administracją i personelem, zarządzanie biurem, zarządzanie dokumentacją i pozyskiwanie archiwów wydziałowych, zarządzanie biznesem i technologiami informatycznymi , dyrekcja administracyjna itp.

Umieszczenie w nazwie usługi wychowania przedszkolnego słów „wydział” i „zarząd” z podziałami wewnętrznymi w postaci działów, sektorów, grup podkreśla jej znaczenie jako struktury pełniącej w organizacji tę samą funkcję zarządczą, np. na przykład zarządzanie finansami.

Wybór opcji obsługi przedszkolnej placówki oświatowej, jej struktura i liczba zależą od poziomu zatrudnienia organizacji, składu działów strukturalnych, ilości pracy wykonywanej przez obsługę przedszkolnej placówki oświatowej, wielkości przepływu dokumentów, form praca z dokumentami (scentralizowany, zdecentralizowany, mieszany obieg dokumentów), koszty pracy przy wykonywaniu określonych rodzajów pracy, poziom automatyzacji procesów przetwarzania dokumentów (wdrożenie EDMS).

Celem artykułu jest zarysowanie niektórych współczesnych podejść do kształtowania usług placówki wychowania przedszkolnego.

Cele i zadania obsługi przedszkolnej placówki oświatowej

Celem obsługi przedszkola jest kierowanie, koordynacja i realizacja prac placówki wychowania przedszkolnego.

Usługa przedszkolnej placówki oświatowej ma na celu rozwiązanie następujących głównych zadań:

zapewnienie jednolitej procedury dokumentacyjnej, organizacja pracy z dokumentami.

Spełnienie tego zadania polega na organizowaniu, planowaniu i regulowaniu procesów zarządzania dokumentami i informacjami w nich zawartymi, zapewniając ujednoliconą technologię tworzenia, zatwierdzania, rejestrowania, przetwarzania, monitorowania wykonania, przechowywania i wykorzystywania dokumentów w całym cyklu ich życia. Osiąga się to poprzez opracowanie i zapewnienie praktycznego stosowania instrukcji dla przedszkolnych placówek wychowawczych, regulaminów obsługi przedszkolnej placówki wychowawczej, przepisów dotyczących archiwum i komisji eksperckiej organizacji, nomenklatury spraw, list i klasyfikatorów, innych normatywnych i metodologicznych dokumenty niezbędne do organizacji pracy z dokumentami w oparciu o jednolite wymagania;

tworzenie systemów wyszukiwania informacji.

Rozwiązanie tego problemu powinno zapewnić szybkie i wysokiej jakości wyszukiwanie wszystkich zarejestrowanych dokumentów z wykorzystaniem różnych zestawów szczegółów na każdym etapie ich przetwarzania i przejścia przez organizację. Konieczne jest zorganizowanie tworzenia bazy danych dokumentów, co osiąga się przede wszystkim poprzez automatyzację procedury pracy z dokumentami;

organizacja kontroli wykonania dokumentów.

Zadanie to obejmuje zespół prac mających na celu terminową i prawidłową realizację dokumentów (instrukcji) odpowiednich menedżerów, przeprowadzając niezbędne prace analityczne w zakresie dyscypliny wykonawczej.

Technologia wykonywania tej pracy jest określona w instrukcjach dla przedszkolnej placówki oświatowej i obejmuje ogólnie:

ustalanie terminów, zasady kontroli;
ustalanie zadań kontrolnych i przeprowadzanie procedur kontrolnych (wyznaczanie kontroli, ustalanie terminu, monitorowanie postępu realizacji, kontrola zapobiegawcza i następcza, wydłużanie okresu realizacji, wyjmowanie dokumentu spod kontroli, informowanie menadżera o dyscyplinie wykonania i przygotowywanie propozycji jego ulepszenia (Jeśli to konieczne);
przygotowanie dokumentów do przekazania do archiwum wydziałowego zgodnie z obowiązującymi dokumentami regulacyjnymi.

organizacja prac przy tworzeniu archiwum organizacji.

Zgodnie z instrukcją dla placówek wychowania przedszkolnego, zakończone prowadzenie ewidencji stałych i tymczasowych (powyżej 10 lat) okresów przechowywania, co do zasady, po roku od zakończenia roku kalendarzowego, w którym zostały otwarte, podlegają opisowi i rejestracji w określony sposób przez osoby odpowiedzialne za zarządzanie dokumentacją jednostek strukturalnych w celu przekazania ich do archiwum. Pracownicy przedszkolnej placówki oświatowej zapewniają niezbędną pomoc metodologiczną i praktyczną w zapewnieniu tego procesu.

przygotowywanie listy spraw organizacji i monitorowanie prawidłowego tworzenia spraw w działach.

Prace nad opracowaniem nomenklatury spraw prowadzone są w oparciu o badanie składu, treści i liczby dokumentów generowanych w procesie działalności organizacji oraz otrzymywanych od wydziałów strukturalnych propozycji włączenia spraw do ujednoliconej nomenklatury spraw organizacji . W takim przypadku należy kierować się podstawowymi przepisami Państwowej Budżetowej Instytucji Oświatowej, instrukcjami dla przedszkolnej placówki oświatowej organizacji, przepisami dotyczącymi podziałów strukturalnych, harmonogramami zatrudnienia, standardowymi wykazami dokumentów wskazującymi okresy ich przechowywania. Służba wychowania przedszkolnego ma także obowiązek monitorować prawidłowość tworzenia spraw poprzez przeprowadzanie okresowych kontroli wydziałów pod kątem stanu pracy z dokumentami i bezpieczeństwa dokumentów;

przeprowadzenie badania wartości dokumentów.

Zadanie to rozwiązuje się poprzez przegląd wygenerowanych akt strona po stronie, w celu ustalenia znaczenia naukowego, społeczno-kulturowego, historycznego i praktycznego dokumentów, wybierając je do dalszego przechowywania lub zniszczenia. Prace takie prowadzone są w jednostkach strukturalnych pod kierunkiem metodologicznym specjalistów z obsługi przedszkolnej placówki oświatowej oraz w archiwum organizacji zgodnie z dokumentami przekazanymi do archiwum;

doskonalenie form i metod pracy z dokumentami.

Zadanie to realizowane jest poprzez opracowanie i praktyczne wdrożenie szeregu dokumentów normatywnych i metodologicznych (np. albumu form ujednoliconych dokumentów). Album odzwierciedla charakterystykę każdego dokumentu, jego status korporacyjny i etapy dokumentacji. Normatywnie określa skład dokumentów stosowanych w organizacji i procedurę ich sporządzania oraz zapewnia jednolitą klasyfikację dokumentów zgodnie z funkcjami i zadaniami zarządzania. Przy jego stosowaniu brana jest pod uwagę także ilość rodzajów i form dokumentów. Wdrożenie zautomatyzowanych programów do pracy z dokumentami ma na celu rozwiązanie tego problemu;

ograniczenie formalności i liczby dokumentów.

Aby przygotować propozycje dla kierownictwa organizacji w celu ograniczenia przepływu dokumentów, organizowany jest zapis jej objętości.

Problem zmniejszenia objętości przepływu dokumentów można rozwiązać na dwa sposoby:

ograniczyć korespondencję wewnętrzną (na przykład wprowadzić rygorystyczny wymóg prowadzenia korespondencji wewnętrznej tylko wtedy, gdy nie da się rozwiązać problemu w sposób roboczy za pośrednictwem firmowej poczty elektronicznej, telefonu, dyskusji);
optymalizować obieg dokumentów i stosować racjonalne kierowanie dokumentów przy wykorzystaniu EDMS;

opracowywanie i wdrażanie dokumentów normatywnych i metodologicznych w celu ulepszenia instytucji edukacyjnych organizacji.

Realizacja tego zadania wiąże się z przygotowaniem podstawowych dokumentów do pracy obsługi przedszkolnej placówki oświatowej i organizacji jako całości (oznacza to przede wszystkim instrukcje dla przedszkolnej placówki oświatowej, odzwierciedlające wszystkie procesy pracy z dokumentami i informacje w nich zawarte oraz operacje technologiczne w logicznie skonstruowanej kolejności);

wprowadzenie nowoczesnych metod przetwarzania dokumentów, w tym zautomatyzowanych systemów edukacji przedszkolnej i elektronicznego obiegu dokumentów.

Rozwiązanie tego problemu jest bardzo ważne, ponieważ w nowoczesnych warunkach prawie każda organizacja wdraża EDMS lub modernizuje go lub zastępuje bardziej funkcjonalnym systemem. Bez elementów elektronicznego zarządzania dokumentacją nie da się skutecznie zbudować biznesu ani zapewnić efektywnego funkcjonowania jakiejkolwiek organizacji. Obecnie duże organizacje korzystają głównie z mieszanego obiegu dokumentów: elektronicznego obiegu dokumentów z elementami papierowymi;

zarządzanie organizacyjne i metodyczne pracą biurową w pionach strukturalnych i podległych organizacjach.

Służba wychowania przedszkolnego musi realizować to zadanie poprzez opracowywanie dokumentów normatywnych i metodologicznych, wyjaśnianie, jak z nich korzystać, udzielanie pomocy metodologicznej i praktycznej wydziałom i podległym organizacjom, organizowanie seminariów, spotkań i doskonalenie umiejętności osób odpowiedzialnych za pracę z dokumentami odpowiednie działy i struktury.

Struktura przedszkolnej placówki oświatowej i zmiany, jakie zaszły w ostatnich latach

Zgodnie z Państwową Budżetową Instytucją Oświatową typowa struktura obsługi przedszkolnej placówki oświatowej obejmuje: sekretariat, biuro, grupę kontrolną, grupę protokolarną, grupę usprawniającą pracę z dokumentami, dział pism (reklamacji), dział ekspedycja, biuro maszynowe, biuro kopiujące i archiwum.

GSDOU - Państwowy system wspomagania dokumentacji dla kadry zarządzającej. Podstawowe postanowienia. Ogólne wymagania dotyczące dokumentów i obsługi dokumentacji (zatwierdzone przez Zarząd Archiwum Głównego ZSRR z dnia 27.04.1988, Zarządzenie Archiwum Głównego ZSRR z dnia 23.05.1988 nr 33).

Nazwy powyższych struktur odzwierciedlają główne funkcje pełnione przez obsługę przedszkolnej placówki oświatowej. Jednakże na przestrzeni ostatnich 10–15 lat struktura usługi wychowania przedszkolnego uległa zmianom, przede wszystkim ze względu na następujące czynniki:

zmiany legislacyjne w zakresie informacji i dokumentacji;
aktualizację technologii przygotowywania, przetwarzania, przechowywania i wykorzystywania dokumentów;
pojawienie się nowych podejść do organizacji procesów zarządzania, spowodowane np. zmianą formy organizacyjno-prawnej organizacji lub wprowadzeniem systemu zarządzania jakością zgodnie z zatwierdzonymi normami.

W znacznie mniejszym stopniu zmieniły się cele i zadania obsługi przedszkolnej placówki oświatowej, główne zmiany dotyczą wdrożenia EDMS w organizacjach: optymalizacja przepływu dokumentów, racjonalne trasowanie (przepływ dokumentów), eliminacja przypadków niekwalifikowanego dokumentowania procesy biznesowe.

Należy wziąć pod uwagę, że wprowadzone 10–15 lat temu zautomatyzowane systemy miały na celu minimalizację kosztów przy wykonywaniu określonych operacji (pracy), np. rejestrowaniu dokumentów czy monitorowaniu wykonywania poleceń kierownictwa organizacji. Obecnie w całej organizacji wdrażane są technologie i systemy korporacyjne, które z reguły są zintegrowane z innymi zautomatyzowanymi systemami („Boss Personnel Officer”, „1C” itp.).

Biuro kopiująco-drukujące straciło swoje praktyczne znaczenie, ponieważ pracownicy wielu organizacji są wyposażeni w sprzęt do kopiowania w swoich miejscach pracy i samodzielnie replikują dokumenty. Biuro maszynowe również wyczerpało swoją przydatność, ponieważ po wyposażeniu pracowników organizacji w komputery każdy specjalista przygotowuje projekty dokumentów za pomocą komputerów. Ponadto dział listów (reklamacji) jest obecnie coraz rzadziej przydzielany do osobnej struktury, ale procedura pracy z pismami (skargami) jest określona w odpowiedniej sekcji instrukcji wychowania przedszkolnego i ta kategoria dokumentów z reguły jest rejestrowany osobno lub w ogólnym obiegu dokumentów, ale wyróżnia się szczególnie. Również grupa protokołów, która wcześniej rozwiązała problemy przygotowania, koordynacji i wydawania decyzji kolegialnych organów zarządzających organizacji, nie jest do końca istotna, ale niektóre z wykonywanych przez nią funkcji są częściowo przenoszone w zmodyfikowanej formie na korektorów ( w niektórych przypadkach może to być grupa do wystawiania dokumentów). O przygotowaniu projektów decyzji i organizacji pracy organów kolegialnych decyduje sekretarz wykonawczy odpowiedniego organu kolegialnego.

Podsumowując, należy podkreślić, że efektywność i jakość podejmowanych decyzji zarządczych, terminowość ich realizacji oraz zwiększenie efektywności organizacji jako całości zależą od stanu pracy z dokumentami, dlatego też rola służby wychowania przedszkolnego w strukturze organizacji jest trudne do przecenienia.

E.V. Tychinskaya, ekspert w dziedzinie zarządzania dokumentacją i archiwizacji